Office 365 Businessで「できる」こと/「できない」こと

「できる」こと/「でき」ないことをを予め理解しておいた方が、あとで後悔しないかも?

うまく活用するために知っておくべき、「Business」プランのイロハ

Office 365 Businessは、Office 365の中でもとにかくシンプルでかんたんなOfficeの単体プランで、人気プランの一つです。(→プラン詳細はこちら
そんなOffice 365 Businessですが、最近では次のようなお問い合わせをよくいただきます。

「Office 365 BusinessのOutlookを使っているのですが、メールが送受信できません!!」
「Office 365 BusinessのSkype for Businessを使っているのですが、Web会議ができません!!」

確かに、Office 365 Businessのアプリケーションだけを使っている方からすると、裏のサーバー/クラウドサービスが含まれているかは分かりづらいですよね。
Office 365を導入した後から出来ないことが判明しては、うまく活用していこうにも社員のみなさんが戸惑ってしまうかも。
そこでこの記事では、Office 365 Businessで「できる」こと/「できない」ことについてご紹介していきます。

Office 365 Businessで「できる」こと

1:Officeアプリケーション(Word/Excel/PowerPoint/Access/OneNote)の利用

お馴染みのOfficeアプリケーションを、1ユーザーあたり(そのユーザーに紐付く)WindowsまたはMacのパソコン5台、スマートフォン5台、タブレット端末5台までインストールできます。
Office 365はクラウドサービスですが、このOfficeはオフラインの状態でも利用することが出来るほか、自宅利用権もついていますから、デバイスや場所、勤務形態を問わずOfficeを利用できるようになりますね。
※因みに、Office 365 Businessプランでも、Accessが使えるようになり、更に便利になりました!
(参考:「Office 365 Businessでも、Access提供決定!」

2:Office Online(Webブラウザーで使えるOffice)

Webブラウザで直接Word, Excel, PowerPointが閲覧・編集できます。
インストール版のOfficeと比べると、出来ることは限られています(例えばExcelの場合はマクロが使えないなど)が、少し編集したいと言う際には手軽に利用できて便利です。
リアルタイムに他のメンバーの編集状況が分かる、同時編集もできますよ。

3:1TBのクラウドストレージとファイル共有

個人用のクラウドストレージ「OneDrive for Business」が使えます。その容量は1ユーザーあたり1TB。たくさんのOfficeドキュメントを保存しておくことができすね。
更に、OneDrive for Businessを利用すれば、ファイルの保存は勿論、社内外のメンバーにファイルを共有するのも簡単に出来ます。
特に、社外のメンバーに対し有効期限付きの共有URLを発行できたり、操作権限の制限をかけられたり出来る機能は、セキュリティの観点から見ても安心ですね。

4:PCとクラウド間でファイルの同期

OneDrive for Business 同期アプリケーション(ローカル上)とOneDrive for Business(クラウド上)間でファイルを同期できます。
この機能を使えば、同期されたフォルダにドラッグ&ドロップでファイルを入れるだけでクラウド上に自動にアップロードされますし、フォルダ内にあるドキュメントは、ローカル上にあるドキュメントと同じように編集して保存するだけでクラウド上のデータと同期されます。オンプレミス時代の共有フォルダのような操作感覚なのがうれしいところです。
社内のパソコンでドキュメントを編集しOneDrive for Businessのフォルダに保存しておけば、外出先などでスマートフォンなど別の端末や、webブラウザ(Office Online)からも同じデータを操作できますから、業務がはかどりますね。

5:Outlook(メールクライアントソフト)の利用

※但し、メールサーバー機能(Exchange Online)は付いていないのでご注意ください。既存でお持ちのメールサーバー(POP、IMAP)環境へ接続してご利用くださいね。

Office 365 Businessで「できない」こと

1:Web会議

Office 365 Businessをインストールすると、Skype for Businessデスクトップアプリケーション(クライアント)も一緒にインストールされるようになっていますので、『web会議も出来るのかな?』と勘違いされることが多くあります。しかし、Office 365 Businessプランでは、Skype for Businessデスクトップアプリケーションは提供されますが、Web会議のサービス(Skype for Business Online)自体は含まれていないのでご注意ください。
もし、Skype for Businessを利用してweb会議がやりたいと言う場合は、web会議を利用される方のライセンスをグループウェア機能が含まれるパッケージプラン「Office 365 Business Premium」に変更していただくか、あるいは「Skype for Business Plan2」を別途ご購入くださいね。

2:Outlookだけではメールの送受信はできません

こちらもSkype for Businessと同様、Outlook(メールクライアントソフト)は提供されますが、メールサーバーのサービスである「Exchange Online」は含まれておりませんので、Office 365 Businessプランだけではメールが出来ません。
Outlook上の「メール」「予定表」機能をご利用したい場合は、グループウェア機能も含まれるパッケージプラン「Office 365 Business Premium」に変更していただくか、あるいは「Exchange Online Plan1」を別途ご購入ください。

まとめ

Office 365 Businessプランだけのご契約では、クライアントの提供はありますがその裏で動くサービスの提供がないため、「Web会議」と「メールの送受信・スケジュール管理」機能はご利用いただけません。
しかし、Office 365の良いところは、ご要件に合わせてプランを組み合わせて利用することが可能というところです。
web会議やメールの送受信が必要なユーザーがいる場合は、必要なユーザー分のライセンスをおとくなパッケージプラン「Office 365 Business Premium」に変更いただくか、それぞれ「Skype for Business Plan2」、「Exchange Online Plan1 (or Plan2)」の単品プランを利用ユーザー分別途ご購入いただくことで、解決できます。(※またはオンプレミスでのご用意)

ライセンスをうまく組み合わせられれば、コストの最適化にも繋がります。
ライセンスについて不明点があれば、Office 365相談センターにお気軽にお問い合わせくださいね。

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