ペーパーレス化に取り組みたい
新型コロナウイルスの対策として、
在宅勤務・テレワークの
取り組みが急速に進んだ一方で、
ペーパーレス化できていない
（または、できない）業務が多く、
結局出社しないとどうにもならない、
という課題が浮き彫りになった
企業も多いようです。
ペーパーレス化の課題とは
資料保存場所や共有の仕組みがない
いざペーパーレス化しようと思っても、資料を保存しておく場所も、資料共有の仕組みも整備されていない。打ち合わせでは、紙に印刷した会議資料を持っていかないでどうするのか？
そもそもクラウドサービスを
利用させるのは不安。
紙のほうが安全では？
そもそも情報セキュリティの観点から、クラウドサービスを使わせるのは不安だと感じている。クラウドだとどこからでも社内のドキュメントにアクセスできるようになってしまうし、それがきっかけで社外にドキュメントを持ち出されたり、あるいはID/パスワードが漏れてしまって不正にサインインされたりしないか、など。対策を考えるくらいなら、紙のままでも良いような気がする。
従業員のITリテラシーやスキルの不足
ペーパーレスに取り組むには、従業員のITリテラシーやスキルが不安。資料の保存方法一つとっても、やり方を教えないと実践してくれなさそうな社員も多い。とはいえ、このような情勢では、集合研修や勉強会も難しい。
稟議や契約書など、
なんだかんだ紙とハンコが
必須なものが多い
社内で稟議を通して決裁をもらったり、契約書を締結したりするには、なんだかんだ言っても紙とハンコが必要不可欠。ワークフローや電子署名などのサービスも気になるが、まずどこから取り掛かれば良いのか見当がつかない。
Microsoft 365を使って、
ペーパーレス化を
スモールスタート
ペーパーレスにするには
さまざまな課題が立ちはだかりますが、
Microsoft 365の機能を使いながら、
ペーパーレス化をスモールスタートさせましょう。
TeamsやOneDrive for Businessで、
資料を共有しやすい環境を整備
個人用のクラウドストレージのOneDrive for Business（1ユーザーあたり1TB）や、チーム間のコラボレーションツールTeamsを使って、クラウドに資料を保存・共有しやすい環境を整備できます。 OneDrive for Businessはデスクトップのローカルフォルダと同期設定ができるため、ローカルフォルダにファイルを保存したりそのファイルを編集したりする感覚で、資料をクラウド上に保存・編集できます。他者との共有も、右クリックで共有URLを取得するだけでOK。また、最近web会議ツールとして話題のTeamsは、プロジェクトやチーム間でのファイルの共有や共同編集にも最適なツールです。一度Teams上でシェアされたファイルは、即座にそのチーム間で共有され、共同編集ができるようになります。
MPIPや多要素認証(MFA)などの
セキュリティを向上する豊富な機能で、
クラウドサービスに対する不安を払拭
機密情報などが含まれるファイルの暗号化、閲覧/編集の制限、コピー/画面ショット取得/メール転送の禁止など、ファイルの操作許可レベルの設定や、いつ・どこで・誰にそのドキュメントが利用されたのか追跡も可能なMicrosoft Purview Information Protection(MPIP)。サインインの際に複数の要素を求める多要素認証（MFA：Multi-Factor Authentication）。Microsoft 365は、さまざまなセキュリティ対策の機能もご用意しています。（※一部プランには含まれておらず、オプションでのご契約が必要なケースなどもございます。）
更に、SLA(Service Level Agreement)も99.9%保証していますし、サーバーも国内2箇所にあり、お互いが冗長化されているため、有事の際も安心してご利用いただけます。
ITリテラシーやスキルの育成には、
Teamsを使ったライブ配信で
社内勉強会
導入後の使い方や活用方法は、一度社内で勉強会や研修を行うのが良いでしょう。しかし、コロナ感染症対策としてなかなか密な状態での集合研修が難しい昨今、Teamsを使ったストリーミング配信が便利です。 Teamsの「タウンホール」機能(※一部プランではご利用いただけません)を使えば、最大10,000名にストリーミング配信ができます。通常のweb会議と異なり、録画しながら配信する仕組みとなっており、視聴者はライブで視聴することも、あとから録画を見直すこともできます。
Microsoft 365・Office 365と連携できて、
電子署名にも対応した
ワークフローシステムの検討を！
一気に完璧なペーパーレスを実現させることは、どうしても難しいと言わざるを得ません。特に契約書の電子化や電子署名の導入は、なかなか導入のハードルが高いものです。 まずは身の回りの身近な小さな業務からMicrosoft 365を利用しながら、段階的にペーパーレス化に取り組むことをおすすめします。更に稟議や押印周りまでペーパーレス化させるなら、シングルサインオンに対応しており、Microsoft 365・Office 365に含まれるサービスと連携でき、かつ電子署名にも対応したワークフローシステムの導入を検討してみましょう。 Microsoft 365・Office 365のみでワークフローを組むのは、SharePoint Designerを利用しても高いスキルが求められます。また、もともとオンプレミスのシステムやNotesなどで複雑なワークフローを構築しているケースでは、更にクラウドへの移行は難しいものとなります。そこで、例えばNintex Workflow や X-pointなど、Microsoft 365・Office 365と連携できるサードパーティ製のソリューションもおすすめです。
Microsoft 365
について詳しく知る
Microsoft 365とは、Windows OS・Office 365・Enterprise Mobility + Security の3つを
まとめてパッケージングした、クラウドベースの最新ビジネステクノロジーソリューションです。
Microsoft 365があれば、IT管理は簡素化しつつセキュリティレベルをしっかり高めながら、
従業員の働き方の多様化にフレキシブルに対応できる環境を提供します。
また、従業員はOSやOffice、グループウェアの最新テクノロジーを活用して、
よりクリエイティブに働けます。
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