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業務効率を改善させたい

景気拡大と言われている中で、
しかし我が国の生産年齢人口は減少の一途をたどっている今、
人手不足の問題が深刻化しています。
特に中小企業では、経営課題に
「求人難」を挙げている割合が増加の一途をたどっており、
人手不足感はバブル期並みの水準となっているようです。
(2018年中小企業白書より)
この労働力不足に対してどう対応すべきでしょうか？

業務効率改善のための課題とは

賃上げなどの労働条件改善による採用強化の他にも、
多様な人材の活用、従業員の多能工化・兼任化、
業務プロセスの改善や工夫が
上位の対応策として挙げられています。
こうした対策を取るにしてもそのベースには業務効率を改善する必要があり、
人手不足を補うにあたってこれは喫緊の課題と言えます。

PROBLEM 01

システムの刷新や入れ替えにあまり投資できない

業務効率改善はぜひとも実施したいが、システムの刷新や入れ替えが必要だと言われると難しい。そんなに大規模なシステム投資はできない。また、人員の流動もそれなりにあるので、ライセンスが無駄になったりするのもコスト面を考えると抵抗がある。

PROBLEM 02

メールが多すぎたり、生産性の低い会議が乱立している

日々のメールが多すぎて、メールをさばくだけで数時間使ってしまっている。また、何をするにも「とりあえず会議」という体質で、スケジュールが会議ばかりで埋まってしまう毎日だ。自分の作業をする時間が確保できず、結果残業が多くなってしまっている。会議内容も、目的が曖昧だったり、参加者こそ多いもののメールで報告すれば良いような内容だったりと、生産性の低い会議も乱立していて、会議中の内職も散見される。

PROBLEM 03

従業員の多能工化、と言っても…

人手不足による業務効率改善には、今いる従業員の多能工化(マルチスキル)が急務。従業員一人ひとりの業務量を平準化して特定の従業員への作業量負担や残業発生を抑制したり、不在時の相互フォロー体制や、従業員の能力のアンバランスの解消ができれば人手不足問題を大いに補える。しかしそのためには、各々の業務をその他の従業員としっかり情報共有できる基盤が必要だが、そういったツールはたくさんあり、どんなツールが効果的なのだろうか？

Microsoft 365は、
業務効率の改善にも
効果を発揮します

こうした業務効率改善にあたって発生する課題は、
Microsoft 365が解決します。

SOLUTION 01

月額のクラウドサービスのMicrosoft 365なら
初期投資を抑制し、ライセンスも最適化

Microsoft 365は月額のクラウドサービスです。(※年額もご用意しています) クラウドサービスは、サービスを「借りる」イメージで、今までシステムの導入時には必要だったオンプレミスのサーバーの購入・設置といった初期投資は必要ありません。また、月額での提供で、人員の流動が激しい企業でもすぐにライセンスの追加・減数ができるため、従業員がすぐに辞めてしまってライセンスが不要になってしまったまま寝かせることも、従業員が増えたときのために多めにライセンスを買ってライセンスを余らせておく必要性もありません。更に、1ユーザー5台までインストール・設定できるOfficeやWindows OSが付帯しておりますので、技術者など複数PCを駆使して業務を行うユーザーを抱える企業でも、ライセンス数の最適化に繋がります。

SOLUTION 02

Microsoft Teamsで
レスポンスの良いコミュニケーションを！
更にMy Analyticsを使えば、
生産性の低い仕事の改善提案も。

日々のメールの多さには、Microsoft Teamsのビジネスチャットを利用して、メールよりも格段にレスポンスの良いコミュニケーションで業務効率をスピードアップしましょう。Teamsにはチームごとのファイル共有機能があるので、基本的な情報共有はすべてTeams上で実施できます。情報共有のための会議はもう不要です。さらに、My Analytics（Microsoft 365 E5標準提供）というAIによる業務分析機能を使えば、生産性の低い仕事の改善提案を行ってくれるので、各人の業務効率改善の気付きに繋がります。例えば、「業務時間外の作業がこれだけある」といったサジェストの他にも、「会議中に何%内職をしていたのでこの会議に参加する意味はなかったのでは？」、「メールを送っても開封率がとても低いようなので、メールの送り方を変えてみては？」といった気付きを与えてくれます。

SOLUTION 03

SharePoint/OneDrive for Businessや
Microsoft Teamsで
情報共有やコミュニケーションをもっと円滑に

Microsoft 365に含まれる大容量ファイルストレージ＆共有機能のSharePoint やOneDrive for Business、またはそれらをベースとしたコミュニケーションのハブ機能であるTeamsを利用すれば、従業員同士の情報共有をもっと円滑に行えます。情報共有ツールはMicrosoft 365以外にもたくさん種類がありますが、Officeに強いMicrosoftが提供するこれらの機能は、Officeドキュメントとの相性（互換性）が完璧なので、ストレスなく情報共有を行えるのがポイントです。また、TeamsはMicrosoft 365に含まれるグループウェア機能のすべてのハブになるコミュニケーションツールですので、カレンダー、ファイルストレージ、ファイル共有、web会議、ビジネスチャット、プロジェクトタスク管理…といったグループウェア機能をシームレスに1画面で活用でき、従業員同士の情報共有基盤としてオススメです。

Microsoft 365
について詳しく知る

Microsoft 365とは、Windows OS・Office 365・Enterprise Mobility + Security の3つを
まとめてパッケージングした、クラウドベースの最新ビジネステクノロジーソリューションです。
Microsoft 365があれば、IT管理は簡素化しつつセキュリティレベルをしっかり高めながら、
従業員の働き方の多様化にフレキシブルに対応できる環境を提供します。
また、従業員はOSやOffice、グループウェアの最新テクノロジーを活用して、
よりクリエイティブに働けます。

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