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AIを活用することにより、業務効率化を進める流れが定着してきているいま、どのような業務にAIを導入して効率化できるのか気になっている方も多いのではないでしょうか。今回は、AIで業務効率化を実現する具体的な方法を、事例と共にご紹介します。

• 目次
• 1．AI活用が進む背景
• 2．AIで業務効率化を実現できる理由
• 3．業界・業務の種類別！ AIで業務効率化を実現する具体的な方法
• 4．AIを活用して業務効率化を実現した成功事例
• 5．AIによる業務効率化で注意すべき点
• 6．まとめ

1．AI活用が進む背景

まずは、企業でAI活用が活発化している背景について紹介します。

●DX化の推進

企業でAI活用が進む背景には複数の要因が絡み合っていますが、第一に、デジタルトランスフォーメーション（DX）の波が企業に新たな技術への適応を迫っている点が挙げられます。AIはその中心技術の一つとして、業務の効率化、コスト削減、新サービスの開発など、多方面でその力を発揮する可能性があるとして、多くの企業が実用化を検討しています。

●AIのデータ処理・分析能力

もう一つの大きな推進力は、大量のデータを効率良く処理し、分析するAIの能力です。
現代のビジネス環境では日々膨大なデータが生成されており、そのデータから価値ある情報を抽出し、迅速な意思決定を支援することが求められています。AIは、その複雑なデータを人間よりも迅速かつ正確に処理できるため、うまく活用することが出来れば企業にとって欠かせないツールとなるでしょう。

●人員不足や生産性の改善

経済的な観点からも、AIの導入はコスト削減に直結します。AIによる自動化は、人件費の削減はもちろん、作業ミスによる損失の減少、プロセスのスピードアップに寄与し、全体の生産性の向上が見込めます。

このように、AIは企業が直面する多くの課題に対する効果的な解決策の可能性を保持しており、その活用は今後も加速することが予想されます。企業が競争力を保ち、持続可能な成長を遂げるためには、AI技術への理解と積極的な導入が不可欠と言えます。

2．AIで業務効率化を実現できる理由

AIは「Artificial Intelligence」の略語で、日本語では「人工知能」と訳されます。人間が繰り返し学習した内容を応用することと同様のことを、テクノロジーで実現するものです。

●AIを活用することで業務効率化につながる理由

AIは、さまざまな用途でビジネス利用が進んでいますが、多くのシーンで人間が行う業務を効率化することに役立っています。

例えば、AIは定型的なフローが定められたルーチンワークやデータ入力などの繰り返し作業を自動化することが容易にできます。

膨大なデータの処理や分析から書類の作成、メール文の作成などの作業を自動化することで、業務の質を向上させながら作業時間を大幅に短縮することができます。さらに省人化につながることもでき、少子化で労働人口が少なくなっている中、期待されているサービスです。

特に大量のデータを処理する業務の場合、AIは人間よりも圧倒的な処理速度と精度を発揮することから、業務効率化につながります。

●RPAとの違い

業務の自動化という観点からは、RPAも一つの選択肢に上がります。RPAとは「Robotic Process Automation」の略称で、あらかじめ定めたルールに従い、繰り返しの作業などの定型作業を自動化します。すでにRPAツールの導入も進んでおり、業務効率化を実現しているケースも少なくありません。

AIもRPAも業務効率化につながる点は共通していますが、RPAはあくまでロボットであり、設定された通りのステップで動きます。AIのように自らデータから学び、判断することがない点で異なります。

AIはその点から、より高度な業務をこなすことができるといえます。

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3．業界・業務の種類別！ AIで業務効率化を実現する具体的な方法

具体的に、AIを使って業務効率化を実現する方法を業界や業務の種類別にご紹介します。

●問い合わせ対応

AIが搭載されたチャットボットは、顧客や社員からの問い合わせ対応に柔軟に応じることができます。
例えばWebサイト上からの問い合わせを自動受付にすることにより、オペレーターの業務負担を軽減し、業務効率化につながります。

●営業

営業の業務においては、例えば顧客情報を自動収集して分析することにAIを役立てられます。顧客のニーズを収集し、分析を行った結果をもとに売上予測を立てれば、質の良い営業戦略の立案、提案につながります。AIの活用により、提案の成功率が高くなり、業務効率化につなげることが可能です。

●一般業務

一般的な事務作業全般にもAIは役立ちます。会議の議事録作成の自動化、ポイントまとめ、要約などの記録だけではなく、AI技術を活用したOCRであるAI OCRなどで事務処理もはかどります。さらに最近では生成AIの精度が向上し、相手やシーンに応じたメール文作成、翻訳なども可能になりました。AI活用により業務スピードや精度が大幅に向上したり、手間を省いたりすることで業務効率化を実現します。

●マーケティング

マーケティング分野では、AIを営業同様に顧客分析に役立てられます。またAIを活用した広告運用も可能であり、例えば、昨今流行しているCopilot、Azure OpenAI Serviceなどの生成AIを用いれば効果的なキャッチコピーや集客文などを作成することもできます。マーケティングのターゲット精度が上がり、マーケティング文書の作成をよりスピーディーに行えるようになることなどで、広告運用の業務効率化が実現します。

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●製造業

製造業においては不良品の検品などに役立てられます。例えば食品製造業では、精度の高い画像認識機能を用いて、食品や材料の色や品質を検品することができます。これにより、人の目や手による検品作業の負担がなくなることで業務効率化を進めることができます。

●農業

野菜収穫ロボットによる自動化や収穫時期・収穫量予測、病害の早期発見・予測など、AIの活用は多岐に渡り、農作業の自動化および省人化に貢献します。

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●保守・点検

保守・点検の分野では、設備や機械の老朽化や故障などを検知する業務にAIを用いることで、従来、人の目で行われていた場合に業務効率化につながります。例えば機械の動作について通常と異なる箇所はないかを常時監視し、異常を早期発見したり、劣化具合から故障の可能性の有無も検知したりします。

●採用業務

エントリーシートにおける自社にマッチした人材の快速判定や、応募者の採用面接にもAIを活用することができます。AIが自動的にエントリーシートの分析や面接そのものや判定を行うことで、採用業務の手間と時間を削減し、人的リソースの削減や業務効率化につながります。

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4．AIを活用して業務効率化を実現した成功事例

実際に、AIを活用して業務効率化を実現した成功事例を見ていきましょう。

●社内問い合わせ対応をAIチャットボットで効率化した事例

ある企業は、社内の問い合わせ対応が社員の大きな負担になっていました。そこで全社的にAIチャットボットを導入し、社員が抱える業務における不明点をいつでもすぐに、柔軟に解決できる環境を作りました。ある部署では人による対応が減った結果、電話やメールによる問い合わせ件数が最大で約5分の1まで減り、大幅な業務効率化を実現しました。

●銀行の書類作成をAI OCRで大幅に効率化した事例

ある銀行では、顧客に手書きで記入してもらった書類を、行員がPCに手入力してデータ化しており、大きな業務負荷がかかっていました。AI OCRを導入したことで、精度高く書類のデータ化が迅速に進むようになり、年間約5,000時間分の作業負担を軽減したことで業務効率化につなげました。

●食品工場の不良品検知にAI導入で作業負荷軽減を実現した事例

ある食品メーカーでは、食品工場の製造ラインにAIを導入し、原材料の不良品検知を行わせることにしました。AIにはあらかじめ良品データを学習させ、良品・不良品を見分けるルールを設定。工場の製造ラインに流れる食品を撮影した動画をもとに画像解析を行うことで、検知精度や速度両方の向上を実現しました。これまでの人による検品が不要になり、作業負荷を軽減できたことで業務効率化につなげています。

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5．AIによる業務効率化で注意すべき点

AIの活用によって業務効率化のイメージが湧いてきたしょうか。
ここで、AIの導入時に注意すべき点について見てみましょう。

●AI導入の目的を明確に設定する

まず、AI導入の目的を明確に設定することが必要です。どの業務プロセスを改善したいのか、どのような結果を期待しているのかを具体的に理解することが、適切なAIツール選定に直結します。また、現場の声を反映させることで、実際に使う従業員のニーズに合ったソリューションを選べるようになります。

●正確で整理された適切な量のデータを用意する

データの質と量がAIのパフォーマンスを大きく左右します。効率化を図るためには、正確で整理されたデータが必要不可欠です。データの整備や更新を怠ると、AIの精度が低下し、結果的に業務効率化につながらないこともあり得ます。

●AI導入後のフォローアップまで加味して計画する

最後に、AI導入後のフォローアップが重要です。AIシステムは導入して終わりではなく、継続的なメンテナンスや改善が必要です。また、従業員に対する適切なトレーニングを行い、導入したAIツールを最大限活用できるようサポートすることも忘れてはなりません。

AIを業務効率化のツールとして導入する際は、これらのポイントをしっかりと考慮し、計画的に進めることが成功への鍵と言えるでしょう。

6．まとめ

AIは、現在のビジネス環境において多様なシーンで業務効率化を実現するツールとして注目されています。特に、人手に頼ることで時間や精度に課題を感じる業務では、AIの導入が大きな効果をもたらす可能性があります。

たとえば、営業やマーケティング部門でのデータ分析、サポート部門での問い合わせ対応、そしてクリエイティブ領域におけるコンテンツ生成まで、AIが果たす役割は拡大しています。
生成AIはすでに実用レベルに達しており、今後はAIと共に働く時代が本格的に到来するとされています。

以下のホワイトペーパーでは、MicrosoftのAI機能の中でも特に注目の生成AIについて、業務でどのように活用できるかを詳しく解説しています。ぜひダウンロードしてご活用ください。

●自社に合わせたツールや会社を選ぶ

AI技術を活用するためのツール会社や選びは、その成功を左右する重要な判断となります。
自社のニーズに合致したAIツールや会社を選ぶことで、生産性の大幅な向上を実現できます。
AIツール提供会社を選ぶ際は、その技術力や対応内容はもちろん、サポート体制や導入後のフォローを詳細に検討することが肝心です。自社の具体的な課題を解決できるパートナー選びに注力し、業務効率化を実現しましょう。

●Microsoft のAzure OpenAI Service

AIを導入するなら、Microsoft Azureを利用することも可能です。Azureでは、「Azure OpenAI Service」を通じてAIが活用でき、業務効率化につなげることができます。

SB C&Sでは、AzureおよびAzure OpenAI Serviceの導入サポートを行っており、業務効率化を実現するお手伝いができますので、ぜひお気軽にお声掛けください。

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