密着ルポ! Office for iPadでライターの仕事は進化する?

密着ルポ! Office for iPadでライターの仕事は進化する?

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Office for iPadの提供が始まって1カ月あまりが経過しました。既にビジネスシーンでiPad版のWord/Excel/PowerPointを活用しているユーザーも出始めているようですが、Office 365を契約するにあたって、本当に従来ノートPCで行っていた仕事をiPadでこなせるのかが気になるという方も少なくないのではないでしょうか。
そこで今回は、企画の打ち合わせや誌面の制作でOfficeを活用するライターの仕事風景に密着。iPadで仕事が効率化される様子を探りました。

外出時に持ち運ぶのはiPadだけ、カフェでの作業も快適

外出時に持ち運ぶのはiPadだけ、カフェでの作業も快適

12月発売号の企画打ち合わせで月刊誌の編集部へ。「ライター」というと、取材以外は仕事場にこもって原稿を書き続ける人というイメージがあるかもしれませんが、打ち合わせや日常的な情報収集などでむしろ外へ出る日のほうが多いのです。そのため、どこでも執筆や調査などの作業を行えるよう常にノートPCを持ち歩くのが普通でしたが、最近ではノートPCからタブレットに切り替えることも増えてきました。

最近のモバイルノートPCは薄型軽量とはいえ、1日中持ち運ぶとなると少しでもより軽いデバイスのほうがありがたいもの。iPadにしてからは腕や肩の疲労がかなり軽減されました。通信機能が内蔵されているのでどこでもクラウドに接続でき、起動・終了の待ち時間もないため、作業効率も向上。この日の打ち合わせにも持参するのはiPadとキーボードだけでした。

打ち合わせでは、次号の企画「特集《年末商戦の人気家電》」を伝えられました。AV機器やデジタルガジェットの売れ筋商品をリストアップするとともに、各家電量販店での値動きを調査し、なるべくお得な買い物の方法を紹介するというものです。「スケジュールや担当してもらう取材先のリストは後でメールします」と編集者から伝えられ、出版社を後に。

帰宅途中のカフェで作業

帰宅途中のカフェで作業をしていると、締め切りなどの諸条件が書かれた発注書がメール添付のWordファイルで送られてきたので早速確認。iPad標準のメールアプリでは一部のWordファイルが開けなかったり文字化けしたりといったトラブルが発生することもありましたが、Office for iPadのWordならそのような心配はなく、受け取った文書を編集して返信することも可能です。

取材先でExcelの表を確認、データもその場で入力

取材先でExcelの表を確認、データもその場で入力

自宅に戻り、インターネットで大まかな価格や人気商品の動向を調べながら、記事の構成を検討します。今回はなじみの編集部との仕事のため、文章の執筆だけでなく誌面のラフレイアウトも依頼されているので、PowerPointで簡単なレイアウト案を作成。以前使用したレイアウトのファイルを再編集する形で作成したので、短時間で見やすいラフレイアウトを作ることができました。編集者やデザイナーなど関係するスタッフ間で共有するDropboxフォルダにPowerPointファイルを保存し、その旨を編集者に連絡してこの日の仕事を終えました。

レイアウトがズレることもないので共同作業者との連携もスムーズ

レイアウトがズレることもないので共同作業者との連携もスムーズ

翌日の昼過ぎ、別件の取材を終えて移動中に、担当する取材先と商品の候補が記載されたExcelが編集者から届きました。その場でリストをチェックし、編集部に連絡。特に注目すべき商品として詳しく取り上げるカテゴリーをどれにするかなど編集者と細部について話し合い、商品リストを確定。早速、外出先の近くにある取材先家電店に立ち寄り、店頭での実勢価格を調査しました。商品リストはiPadのExcelで直接編集可能なので、メモ書きから転記する際に間違いが発生するのを防ぐことができます。また、今回はiPadを持ち歩きましたが、より小型なiPhoneで商品リストへの価格入力を行うことも可能です。

ピンチイン、ピンチアウトで見やすさ抜群、リストへの入力も自在に

ピンチイン、ピンチアウトで見やすさ抜群、リストへの入力も自在に

PCとiPadの両方から編集、すき間時間も有効に活用

予定が立て込んでいるため、自宅のPCで腰を据えて原稿を執筆する時間が取れない日が続いていましたが、Bluetoothキーボードを使用すればiPadでも何ら問題なく長文の入力が可能なので、外出先や原稿の執筆を行うことが可能です。Office for iPadではOneDriveやDropboxに保存したファイルを直接開けるので、iPadと自宅PCのどちらからでも、ファイルをどこに置いたかを意識することなく作業の続きをすぐに再開できます。移動中のすき間時間も活用しながら原稿を無事に完成させ、編集者との共有フォルダに保存しました。

PCとiPadの両方から編集、すき間時間も有効に活用

入稿の翌日、校正の赤文字を入れたファイルを確認するよう編集者から連絡が入ります。このときも外出先でしたが、iPadですぐに修正内容を確認。原稿のWordファイルに「量販店で店頭よりも通販サイトのほうが価格が安いが正しいか?」というコメントが付けられていました。この日の帰り道に再度店頭を訪れて店員に価格を確認すると、値引き交渉に応じてくれて、通販サイトと同じ価格で商品を販売してくれることがわかりました。これは読者にとっても重要な情報なので、原稿に追加することにします。締め切り間際でしたが、自宅に戻る前に修正原稿を再送し、スケジュールに間に合わせながら記事のクオリティも上げることができました。

マルチデバイスとクラウドの活用がポイント

今回のiPad for Officeの活用例を見てわかるように、iPadだけで一から文書を作り上げるというシーンは実際にはあまり発生せず、外出先では、既存の文書に対する追加入力や修正といった作業がメインとなるでしょう。その際に、PCとiPadの間でシームレスに作業を続けることができるようになったことで、場所や時間の制約から開放されて効率良く仕事をこなせる点がポイントとなっています。

従来は、スマートフォンやタブレットといったスマートデバイスで仕事をしようとすると、文書が正しいレイアウトで表示されない、閲覧のみで編集できない、コメントや編集履歴などPCで利用できた機能が使えないといった問題が発生し、結局ノートPCを持ち歩かなければいけないということも多かったわけですが、iPadにマイクロソフト純正のOfficeアプリが登場し、また使いやすいクラウドサービス統合されたことで、PCとiPadの境界がなくなりました。

みなさんもOffice foriPadとクラウドサービスを活用して、仕事のスタイルを一歩進化させてみてはいかがでしょうか。

ビジネスハック365