もっとスリムにできるはず!? 会議のマナー

もっとスリムにできるはず!? 会議のマナー

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ビジネスの現場に会議や打合せはつきもの。でも、だらだらと続く中味のない会議では参加者もストレスを溜めるばかり…。会議を征する者は仕事を征すと心得て、会議を効率よく、スリムにするためのマナーを身につけて、チームの生産性を高めていきましょう!

心の準備編

①会議の必要性をもう一度よく考えよう

□コンセンサス重視主義に陥らないようにしよう
□スピードとイノベーションを殺さないようにしよう

会議は参加者全員の時間を使うもの。主催者は招集前に「そもそもこの会議って必要なの?」と自問してみよう。また、全員が納得するプロセスを優先するあまり、スピードやイノベーションが犠牲になることも。単に歩調を合わせるだけの場にならないよう注意しよう。

事前準備編

①アジェンダを万全にしよう

□何のために開くのか、ゴールをどこに設定するのかを明確にして、議題を示そう
□議題は動詞形にして、目的意識を高めよう
(例:○「△△の問題点をあぶり出す」 ×「△△の合理化について」)

会議の充実度は、アジェンダの出来によっても大きく左右される。成果を最大にする議題の立て方や順番なども工夫したいもの。クラウドなどを活用し、事前にアジェンダや資料を共有しておくことも有効。

②上手に根回ししよう

□部署内の意見のまとめや資料の準備など、参加者への「宿題」を確認しよう
□反対意見ばかりで議論に水を差す参加者には、事前に十分説明して味方にしよう

スムーズに会議を進行するためには根回しも必要。議論を活発にしてくれそうな参加者には宿題を課し、相対する参加者には事前に説得を試みよう。

③目的に合わせて設備を準備しよう

□ホワイトボードや付箋、プロジェクターを使い、議論を活性化させよう
□無線LANから電卓まで、状況に合わせてデジタルとアナログを使い分けよう

プロジェクターが映らないなど、設備のトラブルが話の腰を折ることもある。抜かりのない準備を心がけよう。また、付箋のような身近なツールが、使い方次第で議論を活性化することも覚えておきたい。

会議本番編

①進行ルールとタイムスケジュールを確認しよう

□「発言は1回3分まで」「必ず1人1回は発言する」といったルールを事前に確認しよう
□トータル時間と議題ごとの配分、開始・終了時間をマネジメントしよう

遅れてくる、途中で抜ける、発言が少ない、参加者が上の空など、いざ会議が始まっても参加者の歩調が揃わないことは多い。最初に会議のルールを確認することで、参加者の意識を高めておこう。

②ファシリテーターを決めよう

□主宰者ではなく、中立的な第三者に任せよう
□発言に対して評価はせず、理解することに徹し、論点のズレや方向性は修正しよう

進行役だからといって、強引に自分の流れに持ってくるオラオラなやり方では議論も活性化しない。ファシリテーターは中立的な立場と心得て、複数意見をフラットに取りまとめることを心がけよう

③意見を整理しよう

□参加者が意見を出すときは、良い点・悪い点・改善点の3つのセットで発言しよう
□問題をランク付けして、会議の結果を明確にしよう

他の参加者の意見に否定やダメ出しばかりしていては会議のゴールも見えてこない。自分と他人の意見を多面的に捉え、すべての意見を相対的に整理することで、議論の着地点を見いだそう。

④会議をまとめて、事後評価へ繋げよう

□会議の終わりでは、次のステップを示して、前向きに締めよう
□議事録や宿題は迅速に共有し、次回の会議へ向けて布石を打とう

アジェンダ通りに会議が進まなくても、「議論の方向性が定まった」等、前向きな言葉で締めくくろう。次の会議へのモチベーションを上げることで、参加者が仕事へ取り組む姿勢も変わるはず。よって、議事録や宿題は熱が冷めないうちに共有しよう

参加者の選択、アジェンダの準備、議題の進行、会議後のフォローアップ……会議の結果を振り返り、改善を繰り返すことで、チームや組織の生産性は高まるはず。会議とは、その人の仕事の総合力が表れる場であると同時に、社内外の打ち合わせにも通用する基本的な仕事力を鍛える場でもあります。みなさんもこの機会に、会議の開き方、参加の姿勢を見直してみませんか?

ビジネスハック365