みなさんこんにちは。
昨今 AI が大変注目されており、AI を搭載した製品も増加しております。
AI を業務にどのように活用していくか、どの AI を使えばいいのか、判断が難しくなっている状況と考えられます。
今回は Microsoft 365 Copilot がどのような業務に向いているか事例を交えて解説していきます。

Microsoft 365 Copilot についての概要は、以前に紹介したブログを参考にしていただけますと幸いです。
Copilot for Microsoft 365 入門 (Word, Excel編)

アンケート集計の効率化

イベントなどのアンケート結果で重要なデータのひとつとして、自由記入欄のご意見があります。
忌憚のない意見をいただける一方、回答数が増えると手作業での集計には多くの時間がかかってしまいます。

今回は、Excel の Copilot を使って Microsoft Forms のアンケート結果を集計してもらいます。 

Microsoft Forms 単体でもアンケートの集計結果を確認できますが、 
この画面だけでは頻出単語をピックアップしてくれる程度のため、あまり使い勝手がよくありません。

Microsoft Forms は Excel 形式でダウンロードすることができるため、
一度ローカルにファイルをダウンロードして作業を行います。

Excel を開き、リボンから Copilot を呼び出します。 

テキストボックスへ以下のプロンプトを入力して、
ポジティブ・ネガティブコメント、総括を出力してもらいます。

イベント後に集計したアンケート結果です。下記の条件で分析をお願いいたします。 #出力イメージに従って分析を実施 #類似するコメントは重複排除してください #コメント未記載はノーカウントで OK ■ポジティブコメント ■ネガティブコメント ■総括 #総括は「ですます調」じゃなく運営者目線で

プロンプトの書き方についてですが、目的や前提条件を提示することが重要なポイントのひとつです。
今回のプロンプトでは # を使って出力してほしい条件を列挙しています。
記号については特殊文字でなければ基本的に任意の記号を使用できますが、
AI だけでなく人間も読みやすい形にしておくとメンテナンスしやすくなります。

Copilot の回答を見てみましょう。

いかがでしょうか。
ポジティブ・ネガティブコメントと総括まできれいにまとめられています。
今回はデモのため15件程度ですが、イベントでは50件、100件以上のことも考えられます。
イベントやセミナー後は片付けなどで手が空かなかったり、出張先などであれば帰路での仕事も難しいことがあると思います。
そんなとき、Copilot を活用してサクッと報告ができることで業務負担を軽減できます。

このように Excel の Copilot では表形式のデータをまとめることが容易に行え、
関数の生成や書式の設定などとも合わせて、業務の効率化に大きく貢献することができます。

まとめ

本記事では Microsoft 365 Copilot の活用についてお伝えしました。
Copilot を活用することによって、さまざまな日常業務の効率化を図ることが可能です。
現時点ではプレビューになっている機能もありますが、今後のアップデートでさらに機能が充実していく予定です。

Microsoft 365 Copilot について、これから他の解説記事も投稿していきますので、ぜひご一読頂けますと幸いです。

お読みいただきありがとうございました。