【Smartsheet】基本機能のご紹介｜技術ブログ

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2025.09.30

こんにちは。増田です。

今回は、クラウドサービスで提供されているプロジェクト管理ツール「Smartsheet」について、その特徴を解説し、基本機能に触れてみたいと思います。

１．Smartsheetとは

「Smartsheet」は、クラウドベースのプロジェクト管理およびコラボレーションツールです。スプレッドシートの使いやすさと、プロジェクト管理ツールの強力な機能を組み合わせた設計が特徴です。

主な特徴

直感的な操作性: ExcelやGoogleスプレッドシートのようなインターフェースで、初心者でも簡単に使えます。
柔軟なカスタマイズ性: プロジェクトの規模や用途に応じて、テンプレートやビューを自由に設定可能。
リアルタイムコラボレーション: チームメンバーとリアルタイムで情報を共有し、更新状況を即座に確認できます。
自動化機能: ワークフローや通知を自動化し、作業効率を向上。

２．導入メリット

Smartsheetを導入することで、以下のようなメリットが得られます。

●作業効率の向上
タスク管理、進捗確認、リソース配分などを一元管理できるため、無駄な作業を減らし、プロジェクトをスムーズに進めることができます。

●チーム間のコラボレーション強化
コメント機能や共有リンクを活用することで、メンバー間のコミュニケーションが円滑になり、情報のズレを防ぎます。

●データの可視化
ガントチャートやダッシュボード機能を使えば、プロジェクトの進捗や課題を視覚的に把握でき、迅速な意思決定が可能です。

●柔軟性と拡張性
APIや外部アプリとの連携が可能で、Salesforce、Google Workspace、Microsoft Teamsなど、既存のツールと統合できます。

３．主な機能と使い方

３－１．タスク管理

プロジェクトの進捗をスプレッドシート形式で直感的に管理できる点が特徴です。以下の機能が含まれます。

タスクの割り当て: 各タスクに責任者を設定し、担当者が明確になるように管理できます。これにより、誰が何を担当しているかを一目で把握可能です。
進捗状況の追跡: タスクのステータス（例: 未着手、進行中、完了）を簡単に更新でき、プロジェクト全体の進捗をリアルタイムで確認できます。
期限設定: 各タスクに期限を設定することで、スケジュールの遅延を防ぎます。期限が近づいた場合には通知を受け取ることも可能です。
優先度の設定: タスクに優先度を設定し、重要なタスクを優先的に進める仕組みを構築できます。
フィルター機能: タスクを担当者やステータスでフィルタリングすることで、必要な情報のみを抽出しやすくなります。

３－２．ガントチャート

プロジェクト管理におけるスケジュールの可視化を簡単に行えます。以下の特徴があります。

タイムライン表示: プロジェクトの各タスクをタイムライン上で視覚的に表示し、全体のスケジュールを一目で把握できます。
依存関係の設定: タスク間の依存関係を設定することで、あるタスクが遅れると次のタスクにどのような影響が出るかを確認できます。
ドラッグ＆ドロップ編集: タスクの開始日や終了日をドラッグ＆ドロップで直感的に変更でき、スケジュール調整が簡単です。
クリティカルパスの表示: プロジェクトの成功に不可欠なタスクを強調表示することで、重要なポイントを見逃さないようにします。
進捗バー: タスクの完了率をバーで表示し、進捗状況を視覚的に確認できます。

３－３．ダッシュボード

プロジェクトの進捗や重要な指標をリアルタイムで確認するためのカスタマイズ可能なビューを提供します。以下の特徴があります。

リアルタイム更新: シートのデータが更新されると、ダッシュボードもリアルタイムで反映されるため、常に最新の情報を確認できます。
カスタマイズ可能なウィジェット: グラフ、チャート、テキスト、リンクなどのウィジェットを自由に配置して、必要な情報だけを表示できます。
重要指標の表示: プロジェクトのKPI（重要業績評価指標）を一目で確認できるように設計されており、意思決定を迅速化します。
複数プロジェクトの統合: 複数のプロジェクトの進捗状況を一つのダッシュボードでまとめて表示することが可能です。
共有機能: ダッシュボードをチームや関係者と共有し、全員が同じ情報をリアルタイムで確認できます。

３－４．フォーム作成

外部からの情報収集を効率化するために設計されています。以下の機能が利用可能です。

簡単なフォーム作成: ドラッグ＆ドロップでフォームを作成でき、専門的な知識がなくても使いこなせます。
カスタマイズ可能な項目: フォームの入力項目をカスタマイズし、必要なデータを収集できます（例: 名前、メールアドレス、選択肢など）。
自動データ入力: フォームで収集したデータは自動的にSmartsheetのシートに取り込まれるため、手動でデータを入力する手間が省けます。
外部共有: フォームのリンクを外部の関係者に共有し、顧客やパートナーからの情報を簡単に収集可能です。
通知機能: フォームが送信されると、指定した担当者に通知を送る設定ができます。

３－５．自動化ワークフロー

日常業務を効率化するための強力なツールです。以下の機能が含まれます。

条件付きアクション: 特定の条件（例: タスクのステータスが「完了」になった場合など）に応じて自動的にアクションを実行します。これには通知の送信やタスクの割り当てが含まれます。
通知機能: タスクの期限が近づいた際やステータスが変更された際に、担当者やチームに自動通知を送信できます。
承認プロセス: 承認が必要なタスクや文書を設定し、承認者がクリック一つで承認を完了できる仕組みを構築可能です。
ルールの設定: ワークフローをカスタマイズして、繰り返し発生する作業を自動化することで手間を削減します。
連携機能: 他のツール（例: Slack、Microsoft Teams）と連携することで、通知やアクションを外部ツールにも送信可能です。

ワークフローの作成.png

４．適用例

Smartsheetを適用できる事例は多岐に渡り、いくつか例を提示します。

【1】製造業

製造プロセスの進捗管理
－製造工程の各ステップ（例えば設計、組み立て、品質検査など）をSmartsheetで視覚的に管理します。
－ガントチャートやカレンダービューを利用して、各工程の進捗状況をリアルタイムで確認可能。
－遅延が発生した場合、アラートや通知機能を活用して迅速に対応できる仕組みを構築。
在庫管理
－在庫の数量やロケーションをSmartsheetで一元管理することで、余剰在庫や欠品を防止。
－リアルタイムで在庫データを共有することで、購買チームや製造ラインが必要な材料をタイムリーに調達可能。
－自動化機能を利用して、在庫が一定以下になった際にアラートを発生させる仕組みを構築。
効率的な生産計画
－製造スケジュールやリソース（人員、設備）の割り当てをSmartsheetで可視化。
－複数のチーム間でリアルタイムにデータを共有し、計画変更が必要な場合も迅速に対応可能。
－データ分析機能を活用して、過去の生産実績に基づくより正確な予測を行い、生産効率を向上。

【2】マーケティングチーム

キャンペーンのスケジュール管理
－キャンペーンの開始日、締切日、タスクの担当者をSmartsheetで一元化。
－ガントチャートやカレンダービューを活用して、複数のキャンペーンを同時に管理。
－タスクの進捗状況をリアルタイムで確認し、遅延が発生した場合に迅速に対応可能。
予算管理
－キャンペーンごとの予算をSmartsheetで管理し、支出状況をリアルタイムで追跡。
－予算超過や不足のリスクを事前に把握し、適切な調整を行う。
－チームメンバー全員が予算状況を共有できるため、透明性が向上し、無駄なコストを削減。
情報共有とコラボレーション
－チームメンバー間でタスクや進捗状況をリアルタイムで共有。
－コメント機能や通知機能を活用して、迅速なコミュニケーションを実現。
－複数のプロジェクトを並行して進める際も、情報の混乱を防ぎ、プロジェクトの成功率を向上。

【3】非営利団体

イベントの企画運営
－イベントのタスク（会場手配、参加者リスト管理、スピーカーの調整など）をSmartsheetで一元管理。
－タイムラインや進捗状況を視覚的に確認し、計画通りにイベントを進行。
－ボランティアやスタッフとの情報共有をスムーズに行い、各担当者が自分の役割を正確に把握。
ボランティア管理
－ボランティアのスケジュール、連絡先情報、役割分担をSmartsheetで管理。
－リアルタイムでボランティアの状況を共有し、必要に応じて迅速に調整。
－自動化機能を活用して、ボランティアへのリマインダー通知を送信するなど、運営負担を軽減。
リソースの最適化
－限られた予算や人員をSmartsheetで可視化し、効率的に配分。
－データ分析機能を活用して、過去のイベントや活動の成果を評価し、次回の改善に役立てる。
－チーム全員がリアルタイムで情報を共有することで、無駄を排除し、活動の効果を最大化。

５．最後に

今回は、クラウドベースで利用できるプロジェクト管理ツールSmartsheetをご紹介しました。
Smartsheetは、グローバルで幅広い業界で活用されています。リアルタイムのデータ共有やタスクの可視化により、チーム間の連携が強化され、業務の効率化と成果の向上を実現します。Excelに近いシンプルな操作性と高いカスタマイズ性を備えており、組織の様々な業務にも適応できるツールです。