Microsoft 365コラム
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Office 365伝道師 五味ちゃんこんにちは、Office 365相談センターの五味です。
皆さんは、社内のコミュニケーションにどのようなツールを使われていますか?私はもちろん、Office 365のTeamsを利用していますよ。便利すぎて、もはやTeamsなしでは仕事ができないと思うくらい、今では私が最も使うOfficeアプリケーションになっています。

Teamsといえば、Web会議や通話、チャットなどのコミュニケーションツールとして利用されていたSkype for Businessのサービスの終了を受け、昨年11月からその後継として台頭してきたOffice 365の今最もアツいサービス。Teamsには業務効率・改善に役立つ機能が多数含まれています。

チーム内、チーム間、拠点間、プロジェクト内、組織内でのトップダウン、プロジェクト報告、組織内でのボトムアップ、社内全体へのアナウンス、情報共有等...業務には多くのコミュニケーションが必要ですよね。

従来、これらのシーンに合わせて様々なツールが使われてきましたが、さらなる時間短縮や調整のしやすい電子的なコミュニケーションツールが求められています。
Teamsは、このようなニーズに対応する新たなツールとして活用が広がってきています

というわけで今回は、そんなTeamsの詳細について、じっくりご紹介しちゃいます!

Teamsの機能について

では、まずTeamsの機能や効果的な活用シーンをご紹介していきましょう!

Teamsの持つ機能

Teamsには次のような機能が含まれています。

・チーム内(多人数)でのチャット
・1:1でのチャット
・音声通話
・ビデオ会議
・オンライン会議
・Office 365アプリとの連携(Outlookと連携したスケジュール管理、Plannerと連携したプロジェクトやタスク管理、SharePoint Onlineと連携したファイル共有やファイル共同作業など)

チャットを通じてOffice 365をはじめとする様々なドキュメントへのアクセスや共同作業をアシストすることで、チーム全体の生産性を高めてくれるのです。

Teamsを効果的に利用できるシーンは?

Teamsのベースとなる機能はビジネスチャット。1対1~十数人程度の小数メンバーのチームやプロジェクト間での情報共有に適したツールとなっています。
ビジネスでのチャット利用って、少し前は『ビジネスでチャットなんて...遊びじゃないんだから...』と抵抗がある方も多かったように思いますが、最近ではプライベートでもLINEなどのチャットアプリを使う方が急増したことで、ビジネスでの利用への抵抗感も薄くなってきたように個人的には感じているところです。皆さんはいかがですか?

さて、そんなチャットのメリットと言えば、メールに比べて気楽に話せるという点ですよね。
チャットベースのコミュニケーションになると、メールのように「お疲れ様です」、「お世話になっております」などの定型句も不要ですので、言いたいことを端的に伝えられるようになります。

更にメールベースでのコミュニケーションと最も異なるのは、メンバーが迅速に反応しやすいこと。短文でのチャットや、「いいね」などすぐに返信しやすい仕組みになっていますので、素早い情報の交換や意思決定につながる点が大きなメリットになるんです。

また、TeamsはExchange Onlineと連携しているため、メールやスケジュールを開かなくてもTeamsから直接オンライン会議のスケジュールを組むことができます。
他に予定があって取り込み中か、空き時間なのか、といった簡易的な相手のステータスの確認や、「スケジュールアシスタント」機能を使うと相手とどこで会議をすればよいかサジェストしてくれるので、会議のアレンジがぐっと楽になりますよ。

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このような機能が、Teamsを開くだけですべて利用することができるので、今までは機能ごとに異なったアプリを立ち上げていた手間も減り、本来の業務に集中することができます。

Teamsが利用できるプランの紹介

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Teamsが利用できるプランについてですが、TeamsはOffice 365に含まれるグループウェア機能をつなげるハブでもあるので、グループウェアが含まれるパッケージプランをご購入いただく必要があります。

以下のいずれかのプランを選択していただくと、Teamsが含まれています。Teams だけ、というプランはないのでご注意くださいね。

Office 365 Business Essentials 月額540円(税別)/1ユーザー

Office 365 Business Premium 月額1,360円(税別)/1ユーザー

Office 365 E1 月額870円(税別)/1ユーザー

Office 365 E3 月額2,180円(税別)/1ユーザー

Office 365相談センター 料金シミュレーター | 欲しいプランにユーザー数を入力。概算金額を算出できます。

Teamsを導入するのにおすすめの企業

ここまでご紹介したTeamsの機能を使うことで、次のようなシーンでの生産性を高められます。

社内コミュニケーションのあり方を見直したい

チームワークを効率良く進めるためにも、社内やプロジェクトチーム内のコミュニケーションを促したいと思われているリーダーの方々は多いのではないでしょうか。
コミュニケーションの場を広げたいと思っても、「会議やミーティングの時間調整が面倒」「うまく調整しきれない...」「社内掲示板やSNSなど電子コミュニケーションを定着させたいが発言がなかなか増えない」といったお悩みを良く耳にします。

Teamsであれば、メールや掲示板などよりも気軽に話しかけやすく、素早く情報交換することができるのでおすすめ!会議のスケジュール調整などが一つのアプリにまとまっているため、必要な情報が集約されていて、作業効率も上がります。

プロジェクトのスピードアップを目指したい

Teamsを用いれば、プロジェクトやチームごとの情報共有や共同作業の効率アップを目指したい場合にも有効です。チャットを使いながらファイル共有を行い、共有したファイルをチームメンバーで共同編集するといった使い方もできます。遠隔地の拠点間や事務所と出先など、場所を選ばず素早い作業が可能です。

モバイル端末でも利用できるため、場所にとらわれず業務スピードを上げることができますよ。

まとめ

Teams03.jpg

s_gomichan-3shiro.pngさて、Teamsを使った効率的な業務の進め方についてイメージを持っていただけたでしょうか。

Teamsのようなチャットツールは、メールに比べて気軽に話せるので、チーム内での円滑なコミュニケーションに最適です。会議などのスケジュール調整も簡単にできるので、日程確認の手間も省け、コミュニケーションの機会を増やすことにも役立ちます。さらに、ファイル共有を上手に使えば、素早い意思決定や共同作業によって業務の効率化が見込める点も大きな武器となるのではないでしょうか。

もし導入に際してご不明な点や不安なことがあったら、Office 365相談センターまでお気軽にお問い合わせくださいね。Office 365の専任スタッフが皆さまからのお問い合わせやご相談に丁寧に回答いたします。

それではまた、次回のブログでお会いいたしましょう!

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