Microsoft 365（Office 365）とは？メリット・デメリットや導入方法を解説

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WordやExcelなどのOfficeアプリだけでなく、ドキュメントの共同編集や情報共有、リアルタイムコミュニケーションなど、さまざまなクラウドサービスを利用できるMicrosoft 365（Office 365）。
リモートワークへの対応を検討する方やオンプレミスからクラウドへの移行を考えている方など、多くの方から注目を集めていますが、中には導入するとどのようなメリットがあり、どのように導入すれば良いかわからないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで本記事では、Microsoft 365の概要や導入するメリット・デメリット、導入方法をご紹介します。導入する際の参考にぜひお役立てください。

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Microsoft 365はMicrosoft製品のサブスクリプションサービスのこと

Microsoft 365は、最新の「Windows OS」、Word, Excel, PowerPointなどの最新のOfficeアプリケーション、クラウドストレージ（OneDrive for Business）、TeamsやExchange Onlineをはじめとしたグループウェア、「Enterprise Mobility + Security」などのサービスの総称です。それぞれ単品でご契約いただくことも出来ますが、お得なパッケージプランでご利用いただくケースも多くあります。パッケージプランに含まれる機能はプランにより異なりますが、最新のOSやOfficeアプリ、Teamsをはじめとしたグループウェア、セキュリティを1つのライセンス（サブスクリプション）で利用できます。

Microsoft 365は、月額（年額）課金によるサブスクリプションサービスである点も特徴です。また、1ライセンスでパソコンやスマートフォン、タブレットなど、複数のデバイスで利用できる魅力も備えています。

このような特徴から、Microsoft 365は「業務効率化」や「テレワーク・リモートワークの活性化」「セキュリティ強化」を図りたい企業担当者の方にとって、最適なソリューションを提案するサービスとなっています。

Microsoft 365とOffice 365との違い

2020年4月22日よりOffice 365はMicrosoft 365にブランドが統合され、これにより現在ではOffice 365とMicrosoft 365の違いはほとんどありません。ただし、大企業向けの一部プランでは、「Office 365」と冠したプラン名が存続しており、現在でも購入可能です。

元々、Office 365は、パッケージ版のOfficeのサブスクリプションモデルとして、2011年6月に誕生しました。その後、新型コロナウイルス感染症への対策としてリモートワークが増加したことなどを受け、リモートワークが可能な環境を提供できるよう、Windows OSやセキュリティ部分まで提供できるMicrosoft 365が登場したという流れとなっています。

Microsoft 365とOffice 365は現在ではほぼ変わらないもの、同じもの、と認識していただいて問題ありませんが、「Microsoft 365」と「Office 365」それぞれの名前を冠しているプランを比較すると違いがあります。そこで、Microsoft 365とOffice 365のパッケージプランを比較し、導入に向いている方をまとめると下記のようになります。

Microsoft 365とOffice 365の導入に向いている方

Microsoft 365を導入するメリット

Microsoft 365を導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。Microsoft 365を導入する主なメリットは下記のとおりです。

• 初期費用を抑えられる
• マルチデバイスで利用できる
• セキュリティが強化される
• 常に最新バージョンで利用できる
• クラウドで管理が一元化できる

それぞれの内容を項目ごとに見ていきましょう。

メリット1：初期費用を抑えられる

Microsoft 365は一定期間の使用権を購入するサブスクリプションサービスのため、導入初期の費用を抑えられる側面があります。例えば、一般法人向けのMicrosoft 365 Business Basicであれば、1ユーザーあたり月額650からMicrosoft 365を導入可能です。

一方、パッケージ版のOfficeの場合、Office導入のために1ライセンスあたり数万円程度の費用がかかり、場合によっては初期費用が高額となってしまいます。導入初期の費用を抑えたい企業にとって、Microsoft 365はおすすめのサービスです。

メリット2：マルチデバイスで利用できる

Microsoft 365はパソコン、タブレット、スマートフォン（電話）それぞれ5台までOfficeをインストールし、サインインできます。職場のパソコンや移動中のスマートフォンなど、さまざまな場所からマルチデバイスで利用可能です。

新型コロナウイルス感染症対策や働き方改革をきっかけとして、リモートワークやテレワークを取り入れている企業も多いかと思います。Microsoft 365を活用すると、職場以外でのドキュメントの作成や編集、情報共有を円滑に行えます。

メリット3：セキュリティが強化される

リモートワークや在宅ワークの導入を検討する場合、セキュリティの問題を心配する担当者の方も多いのではないでしょうか。

Microsoft 365では、データセンター内外での冗長管理やTLSを使用した通信の暗号化、ISO 27001などの情報セキュリティに関するISO基準への準拠をはじめ、お客さまに安心して利用いただけるよう、さまざまなセキュリティ対策を実施しています。

Microsoft 365なら、上記のようなセキュリティのもと、より安全な業務の遂行が可能となります。

メリット4：常にOfficeアプリの最新バージョンを利用できる

Microsoft 365はサブスクリプションでの契約のため、更新作業やサポート終了によるバージョンアップが不要です。常に最新バージョンのOfficeを利用できます。

パッケージ版のOfficeや買い切り型のOfficeの場合、新たなバージョンがリリースされても自動的に更新されないため、バージョンアップするには新しいバージョンのパッケージの購入が必要です。そのため、長期的な視点から考えると、バージョンアップが不要なMicrosoft 365は更新の必要がなく、更新作業を軽減できる一面を持っています。

メリット5：クラウドで管理が一元化できる

Microsoft 365はクラウドサービスであるため、クラウドを介してすべてのアプリケーションが自動的にアップデートされます。システム担当者の方の個別の管理業務を大幅に削減でき、業務の効率化が可能です。

また、ライセンスの割り当てや追加といった管理も、一元的に行えます。ユーザーライセンスもサブスクリプションで月ごとの契約が可能となり、従業員数の増減にもフレキシブルに対応できます。

Microsoft 365を導入するデメリット

ここまで紹介してきたように、Microsoft 365の導入には多くのメリットがあります。ただし、注意点もありますので、事前に把握しておきましょう。

• 利用期間中はコストがかかる
• 自動アップデートによる仕様変更で操作感が変わる可能性がある

下記より、それぞれの内容をご紹介します。

デメリット1：利用期間中はコストがかかる

Microsoft 365は、一定期間の使用権を購入するサブスクリプション方式のため、利用している期間中は費用が発生します。

パッケージ版のOfficeを利用している場合と比較すると、新バージョンごとにバージョンアップしているなら、コストはあまり変わりません。ただし、パッケージ版のOfficeをサポート終了まで長期間利用している場合は、コストが増えるケースもあります。

Microsoft 365には、ライセンスの柔軟な運用やモバイルでも利用できるメリットがあるため、メリットとコストのバランスを考慮し、自社の状況に合わせて選択する必要があります。

デメリット2：自動アップデートによる仕様変更で操作感が変わる可能性がある

Microsoft 365は、最新バージョンに自動アップデートされます。ですから、アップデートの内容によっては、仕様変更により操作感が変わる可能性があります。
利用している社員の方も、急に仕様変更となると業務に支障がでるおそれもあるでしょう。特に大きな変更のある場合は、変更に対応するとともに、変更箇所を社内で共有し、周知する作業が必要となる場合があります。

Microsoft 365のプランについても詳しく解説

Microsoft 365はどのように導入する？

Microsoft 365を自社に導入する場合の、大まかな手順は下記のとおりです。

1. どのサービスが必要か検討する
2. 企業規模に合ったプランを探す
3. セキュリティの強度を検討する
4. 申し込む

Microsoft 365では、プランごとにさまざまなサービスを提供しています。「Teamsなどのグループウェアが必要」「テレワークで求められる環境を一式でそろえたい」など、自社でどのサービスが必要なのか検討しましょう。

また、企業で利用するユーザー規模、セキュリティ機能の確認も重要です。例えば、「Microsoft 365 E3」や「Microsoft 365 E5」は、セキュリティ対策機能が充実しています。セキュリティの強度をより求める企業の方におすすめのプランです。

自社に最適なライセンスプランニングや導入のサポートを求める場合は、ぜひSB C&Sまでお問い合わせください。「Microsoft 365相談センター」での相談受付や、SB C&S経由での申込みへの導入支援など、安心して導入できるサポート体制を提供しています。

Microsoft 365の料金をシミュレート

まとめ

Microsoft 365は最新の「Windows OS」、Word, Excel, PowerPointなどの最新のOfficeアプリケーション、クラウドストレージ（OneDrive for Business）、TeamsやExchange Onlineをはじめとしたグループウェア、「Enterprise Mobility + Security」などのサービスの総称です。

パッケージ版のOfficeと比較すると初期費用を抑えられ、マルチデバイスに対応していることからリモートワークにも対応可能な環境を簡単に導入できるメリットがあります。自社サーバーを導入せずにクラウド化が図れるため、自社のクラウド化を検討する中小企業の方にも最適です。

SB C&SのMicrosoft 365相談センターでは、最適なプランのご提案をはじめとしたMicrosoft 365の導入支援を行っています。Microsoft 365の導入でわからない点などありましたら、Microsoft 365相談センターまでお気軽にご相談ください。

• ※ 導入後のお問い合わせは、販売店さま、もしくは購入後の問い合わせ窓口までお願いいたします。