Microsoft 365コラム
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Office 365伝道師 五味ちゃんこんにちは、Office 365相談センターの五味です。クラウドサービスの中でも利便性を感じやすいのがクラウドストレージではないでしょうか。特にスマートフォンが普及してからは、写真の保存先やデータのバックアップ先にクラウドストレージを利用されている方が増えましたよね。

ご存じかとは思いますが、Office 365のサービスにもクラウドストレージサービスが含まれています。仕事で利用するデータなどを保存し、どこででも利用できるのはとても便利なのですが、仕事で使うクラウドストレージはどれくらいの容量があれば十分と言えるのでしょうか。

今回は、さまざまなアプリで利用するデータがどれぐらいのサイズなのか、具体例も含めてご紹介します。

クラウドストレージとは

クラウドストレージとは、個人のPCや外付けHDDなどのローカル端末では無く、クラウドサーバー上のデータ保存領域です。

まず、クラウドストレージのメリットや、どの様なサービスがあるのかご紹介します。

クラウドストレージのメリット、デメリット

クラウドストレージのメリットとしては次の様なポイントが挙げられます。

  • ウェブに接続出来れば、場所、端末を問わずアクセス可能。
  • 共有設定により、メール送信等せずにデータ共有可能。
  • 自分でストレージの管理等する必要無し。
  • 容量を増やす際も月額料金のため初期費用は不要で即時対応。

一方で、次の様なデメリットもあります。

  • WEBに接続出来ないと閲覧できない。
  • 大きなサイズのデータは読込に時間がかかる場合も。
  • 毎回通信が発生するため、通信量制限が有る場合は要注意。

無料のクラウドストレージ

クラウドストレージの便利さを知っていただくには、実際に使っていただくのが一番早いのですが、無料で利用できるサービスもあります。

クラウドサービスは基本有償で提供されていますが、お試しのために一定量までは無償で利用できるサービスも多いんです。お試し無料のサービスをいくつかご紹介します。

OneDrive

Microsoftのサービスです。5GBまで無料で利用できます。Office 365の利用者はビジネス向けサービスのOneDrive for Businessを1TBまで利用可能です。

  • 一般消費者向けの無料のOneDriveと、ビジネス向けのOneDrive for Businessは異なるサービスです。2つのちがいはこちら

Googleドライブ

Googleのサービスです。無料サービスの中では破格の15GBの容量があります。

iCloud Drive

Appleのサービスで、5GBまで無料です。

Amazon Drive

Amazonのサービスで、5Gまで無料です。

Dropbox

クラウドストレージサービスの草分け的存在です。こちらも5GBまで無料です。

クラウドストレージに必要な容量は?

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アプリなどで保存するデータはほぼすべてクラウドストレージで運用できます。様々なファイルタイプがありますので、そのデータ量について整理してみました。

保存データの種類とサイズ

いろいろなファイルについて実際のサイズを確認してみました。保存形式や圧縮形式などによって、一見して同じようなデータでもデータサイズが大きく変わる場合がありますのであくまで目安として考えてください。

画像

JPGファイルで、
3840×2160サイズ(800万画素、4K):2~3MB/枚
1920×1080サイズ(200万画素、2K):0.5~1MB/枚

画像ファイルにはほかにもBMP、PNG、GIFなど様々なタイプがあります。圧縮形式や圧縮率によりサイズが同じでもデータサイズは大きく変わります。

動画

スマホで2Kフルハイビジョンの1分の動画を撮った場合、
50~100MB

動画も圧縮形式や画像サイズより大きく容量が変化します。

アプリのデータ

アプリのデータも内容により大きく容量が変化します。文章データを扱う場合、5000文字、A4サイズ約10ページ分程度のデータサイズを比較すると次のようになりました。

txt形式:11KB
doc形式(旧Word):51KB
docx形式(現Word):28KB
pdf形式:499KB
msg形式(Outlookメール):61KB
xls形式(旧Excel):26KB
xlsx形式(現Excel):12KB
ppt形式(旧パワーポイント):117KB
pptx形式(現パワーポイント):66KB

これらのファイルに画像や動画ファイルを挿入するとそのデータの分だけデータサイズが大きくなります。

クラウドストレージの必要量

使用方法にもよりますが、作業用フォルダとして利用するのであれば、保存するデータの種類を問わず最低でも100GB、画像や動画を扱う場合は数百GB以上欲しい所です。

Office 365のクラウドストレージサービス

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クラウドストレージを使う上で必要となる記憶容量がイメージできたところで、Office 365で利用できるストレージについてご紹介します。

OneDrive for Business

Office 365のパッケージプランを導入すると、個人用のクラウドストレージこと「OneDrive for Business」がついてくるのですが、なんと、1TBの容量が利用できます!

大きな記憶容量に加え、組織での利用を前提としているので、次のような機能面でも充実しています。

  • 管理者によるアカウントの管理
  • 機能制限やポリシーの適用
  • 99.9%の稼働率を保証するSLA(Service Level Agreement)
  • データのバックアップ機能(ファイルのバージョン履歴管理、差分バックアップ、復元)

SharePoint Online

法人向けのOffice 365のプランの中でも、グループウェアが含まれるパッケージプラン(Business Essentials, Business Premium, E1,E3など)をご契約いただくと、"共有フォルダ"としてSharePoint Onlineが利用できます。SharePoint Onlineの容量は、全社で1TB+ユーザー数×10GBの容量が付加されます。

例えば、100名で利用する場合、1TB+(100名×10GB)=1.1TB の容量が付与され、ユーザーは共有のストレージとしてその容量を使っていくことになります。もしSharePoint Onlineの容量が足りなくなっても、容量追加もOK。とはいえ、"全社で"1TB+αくらいの容量しかないということを念頭に置いて、個人で利用するファイルはOneDrive for Business、チームメンバー間など複数人でアクセスし情報共有する必要があるファイルはSharePoint Onlineに保存、というように使い方を分けるのが良いですよ。

まとめ

s_gomichan-3shiro.pngクラウドストレージの使い方もさまざまですが、「容量だけ」で考えた場合、一時的なデータ保存やファイル受渡し用として使うのであれば、無償で利用できる5GB程度でも役には立ちます。一方、作業スペースやデータの常時保存場所として使う際には数百GBは欲しいところ、と考えると、法人向けOffice 365で提供されるOneDrive for Businessはありがたいですよね。

OneDrive for Businessなら、1TBの容量が利用できますし、グループウェアが含まれるOffice 365のパッケージプランをご契約の場合、共有フォルダとしてSharePoint Online も利用できます。

容量はそんなにいらない、という場合でも、やはりビジネスでクラウドストレージが欲しいという場合には、ビジネス向けのサービスのご契約をオススメします。会社の管理外のクラウドにデータを好き勝手保存されるのは、まさにシャドウITの温床になること間違いなし。ご紹介してきたように、なまじ無料で利用できるクラウドストレージサービスが多いだけに、こっそり使っている人もいるかもしれないですよ...?ビジネスで使うなら法人向けのOffice 365のご利用をぜひご検討くださいね。

もし導入に際してご不明な点や不安なことがあったら、Office 365相談センターまでお気軽にお問い合わせくださいね。Office 365の専任スタッフが皆さまからのお問い合わせやご相談に丁寧に回答いたします。

では、また次回のブログでお会いしましょう!

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