本当に役に立つ「共有すべき情報」と「情報を役立てる方法」

こんにちは、Office 365相談センターの五味です。仕事をしていてよく言われる「情報の共有」というと、みなさんはどのようなことを思い浮かべますか？ひとことで「情報」といっても、どんな情報を共有したらよいのか、だれと、どうやって共有すれば良いのか、あいまいになっていませんか。また、共有するために情報を整理したり、まとめなおす作業に手間がかかりすぎてしまい、続けられないなどと言うことも多いのでは？

今回は、本当に役に立つ、「共有すべき情報」と「情報を役立てる方法」についてご紹介します。

仕事に役に立つ情報とは

まずは、仕事に役立てるためにどの様な情報を、何の為に共有化すべきなのかを整理してみましょう。

業務で利用するドキュメント

• 顧客リスト、販売実績データ、開発中のプログラムのソースコード、開発製品の設計図、クレーム情報、報告書などそれ自体が価値を持つデータ、ドキュメント
• 社内外の伝票類、各種申請書など、それ自体が業務の成果物となるわけではない、いわゆる書類

これらの書類は、データ管理、セキュリティ管理、業務管理などから、個人管理が許されない情報です。また、共有を進めることで、共同編集やルーチンワークの定型化などでさらなる業務効率化が見込めます。

スケジュール

• 個人のスケジュール
• プロジェクト、タスク進捗のスケジュール

個人のスケジュールは会議等のスケジュール調整、仕事量やキャパの確認のため。プロジェクトやタスク進捗は、WBS・ガントチャートなども併用してマネージメントを強化するために共有しましょう。

連絡先

• メールアドレス、電話番号等のアドレス帳

顧客情報や社員の連絡先は個人ではなく企業の財産です。セキュリティ管理も重要なため、共有範囲も含めて管理が必要です。

ノート

• 業務メモ、開発記録、改善アイデアなど

個人の引き出しにしまっておくのではなく、共有する事でプロジェクトが回り始めたり、さらなるアイデアをもらえることもありますよ。

情報の共有化にどのような目的があるかについてまとめてみましたが、みなさんも既にイメージされていた通りなのではないでしょうか。

共有化を推進するツールや機能

さて、共有化の意義については分かってはいても、その共有自体に手間がかかりすぎて定着しないというお悩みも多いはず。次に、このような価値のある「情報の共有化」をお手伝いする便利な方法としてのOffice 365の機能をご紹介します。

情報共有の入り口にはTeams

Teamsはコミュニケ―ションツールであると同時にOffice 365のハブとして機能します。Officeドキュメントの共同編集やSharePointのファイル共有機能などをことさら意識せず、シームレスに活用出来ます。

シンプルなファイル共有にはOneDrive

OneDriveはクラウド上にドキュメントを保存しておける個人用ストレージです。Webに接続できる環境さえあれば、どこからでも利用可能。ファイルやフォルダごとに共有設定ができるため、簡単にドキュメントの共有が可能です。共有したファイルはExcelやWordによる共同編集もできるんですよ。

スケジュール、連絡先の共有

Outlookのスケジュール機能で、個人、グループのスケジュールを共有できます。Teamsのオンライン会議設定も簡単に設定できますよ。

社内のOutlook同士であれば、連絡先の共有も可能です。

ノートの共有でアイデアをブラッシュアップ

OneNoteを使うと、ラフなイメージの段階でもアイデアを共有して、チーム内の意見交換や新規プロジェクトの肉付けが出来ます。個人のノートやデスクの引き出しで埃をかぶっているような資料も可能な限り共有し、活用しましょう。

多様なコミュニケーションツール

シンプルな情報共有手段としてやYammerやTeamsといったSNS、ビジネスチャットツールがあります。主に社外向け、ややオフィシャルなコミュニケーションが得意なYammer、社内やグループ内のコミュニケーションに適したTeamsといった使い分けが多いようです。

特にTeamsは、プロジェクトごとにグループの会議の「場」（チャネル）を作れるので、連絡や情報共有だけでなく、相手の時間を拘束せずに一つのテーマについて議論の深掘りにも向いています。

プランのご紹介

今回ご紹介したアプリケーションが使えるプランをご紹介します。

Business Essentials

Business系のプランは、アカウント数が最大300名までのパッケージで、Office 365 Business、Business Essentials、Business Premiumの３つのプランがあります。

Business EssentialsはWordやExcelなどのOfficeアプリを含まず、Teamsを含むグループウェアサービス部分のみを提供するパッケージプランです。買い切り型のパッケージを導入済みの企業にお勧めのプランです。

月額：540円(税抜)/ユーザー

Business Premium

Business PremiumはBusiness EssentialsにOffice（Office 365 Business）を加えたプランです。Office Suiteも含めた統合環境を更新される際の基本的なプランです。

月額：1,360円(税抜)/ユーザー

Enterprise E1

Enterprise系のプランは、アカウント数に制限のないパッケージプランです。300名を超える組織はこちらをご選択ください。

E1は、Business Essentials同様、WordやExcelなどのOfficeアプリを含まず、Teamsを含むグループウェアサービス部分のみをご提供するパッケージプランです。買い切り型のパッケージを導入済みの企業向けですよ。

月額：870円(税抜)/ユーザー

Enterprise E3

E3はE1にOffice(Office 365 ProPlus)を含むプランです。

月額：2,170円(税抜)/ユーザー

Enterprise E5

E5はE3にMy Analytics、Advanced eDiscovery、Advanced Threat Protection、Customer Lockbox、Power BI Proが加わったプランです。セキュリティやコンプライアンス、組織の分析等の機能の導入をご検討の際に最適なマネジメントツールを含めたプランです。

月額：3,810円(税抜)/ユーザー

まとめ

Office 365には多様なデータ共有方法、コミュニケーションツールが備わっています。

アプリケーション単体で共有機能やコミュニケーション機能を備えたサービスは他にもありますが、業務で利用するドキュメント編集ツールと、共有機能、共同作業、コミュニケーションなど、複数の機能がセットになっているのが大きな特徴です。アプリケーションの操作感が似ており、グループの管理やセキュリティ機能が一元管理できるなど、導入のために覚える事も最低限で済みますよ。情報共有の仕組みを一から組み立てたい方はもちろん、一度導入したがうまく定着しなかった様な場合にもおすすめです。

もし導入に際してご不明な点や不安なことがあったら、Office 365相談センターまでお気軽にお問い合わせくださいね。Office 365の専任スタッフが皆さまからのお問い合わせやご相談に丁寧に回答いたします。

では、また次回のブログでお会いしましょう！