職員間の情報共有をスムーズに進めるTeams

こんにちは、Office 365相談センターの五味です。
みなさんは職員間、チーム内での情報共有についてどの程度意識されているでしょうか。

情報共有しなければいろいろと問題が出るという漠然とした意識はあっても、具体的なルール決めや対策ができていないというのが実状ではないでしょうか。

今回は、職員間の情報共有に注目してTeamsの活用方法をご紹介します。

情報共有に失敗すると

職場のチーム内でうまく情報伝達が出来ず、このような失敗をしたことはありませんか？

会議に人が集まらない

会議のスケジュールを決めたのに、参加者が集まらない。直前になって不参加連絡が殺到。

このような事を避けるためにも、確実なコミュニケーションとスケジュール管理が重要です。Outlookのスケジュール機能とチャットやメールを使って確実に会議スケジュールの管理を行いましょう。

遠隔地や移動時間が取れない場合には、TV会議システムなども利用してはいかがでしょうか。

議題の内容によっては必ずしもリアルタイム性に拘る必要もなく、スレッド式のチャット機能などを使って、テーマについてじっくり検討する方が有効な場合もありますよ。

スケジュールが守れない

スケジュールが守れない、納期が遅れるといった事が頻発する場合は、そもそも納期が定められていない仕事や、進捗状況が見えず納期手前でのリカバリーが出来ていない事が考えられます。

スケジュール共有によるプロジェクト進捗の見える化をすすめ、事前のフォローをおこないましょう。

仕事が漏れる

多くの細かな仕事があふれてしまい、やり忘れた仕事があって冷や汗をかくなんてことはありませんか。

スケジュール管理と合わせてタスク管理を行いましょう。とくに多くのメンバーがかかわるプロジェクトの場合は、一つのタスクの遅れが全体の足を引っ張ることもありますので、要注意です。

様々なバージョンのファイルが横行して最新情報がどれかわからない

ファイルの更新をしようと思うと、同じようなファイルが複数保存されていたり、世代管理が出来ておらず最新ファイルが判らないということもありますよね。

特に複数のメンバーで利用する共有ファイルなどは、保存場所や取扱い方法をルール化し、世代管理ツールを使って最新版の管理を行いましょう。

情報共有の目的と効果

情報共有の最終的な目的は素早く正確な判断をくだす、と言う一点です。プロジェクトの成果を得る、企業の利益を追求するなどの大きな最終目標を達成する過程には、情報共有による正しい判断が必要なのです。

また、業務を進めるうえで情報共有により解決できるいくつかの課題があります。

情報共有のふたつの目的

情報共有は次のふたつの目的に集約されます。

スキルの底上げ

共有する情報にもさまざまなものがありますが、過去の実績や技術の蓄積＝ナレッジの共有は、メンバーの知識やスキルの底上げにつながります。技術や技能、知識の継承は企業の継続発展に必須のテーマです。

状況の把握

正しい判断を下すためには正確な現状把握が必要です。最新の情報も、情報として認識された瞬間からどんどん古い情報へと陳腐化しています。情報を取り扱う上では正しい情報を素早く伝える事がなによりも重要です。

得られる効果

情報共有が進むと波及的に効果が得られます。

生産性の改善

正しい情報が得られずに下された判断と指示はベストとは言えず、時間や資金などリソースの浪費につながります。情報の共有が進むことで正しい判断が下せるようになると、「リソースの節約」→「業務効率アップ」→「生産性向上」と言う正のサイクルが回り始めます。

課題の解決

現状の共有化は、チームが直面している課題の共有化に他なりません。解決策の見つからない難しい課題も、チームメンバーで共有すれば新しい解決策が見つかる事もあります。

進捗に遅れのあるタスクを見つけ出しフォローしあったり、後輩にアドバイスできるのも課題を共有化しているからこそです。

このような関係性のなかで、一つの課題解決を通して知識、技能の継承や、課題解決能力と言ったスキルアップが期待できます。

コミュニケーションの活性化

情報共有を進めるためにミーティングや会議を増やすと、チームメンバー同士が顔を合わせたり、お互いの仕事の内容や困りごとなどを知ると会話のきっかけが増え、おのずとコミュニケーションが生まれやすくなります。

Teamsを活用した情報共有例

TeamsはSkype for Businessの後継サービスとして利用が広がっています。さらにOffice365アプリケーションとの連携によりさまざまな情報共有を少ない労力で実現できます。

チャットや画像、音声通話でのコミュニケーション

コミュニケーションツールとしては、テキストチャット、音声・画像通話機能があり、最大250人規模のビデオ会議が可能です。また、Outlookと連携してシームレスにメール機能やスレッド形式のメール管理が出来ます。

最近では遠隔地の事業所での会議や打合せへの出張を、ビデオ会議に置き換える動きが多くなっています。リモートオフィスでの業務を採用している企業では、必須のツールとなっています。

スケジュールやドキュメント共有

スケジュール管理もOutlookとの連携で可能、会議予約もできます。

ドキュメントの共有も特別意識することなくグループごとのSharePoint Onlineの記憶領域を通じて可能で、保存したファイルはOffice 365で共同編集も可能です。

ドキュメントごとにアプリケーションを使い分ける際も、Teamsから読み出せますので多くの作業がストレスなく実行できます。

Plannerを使ったタスク管理・プロジェクト管理やFlowを使ったワークフローの整理や自動化も業務効率改善の強い武器となるでしょう。

Teamsを利用できるプラン

Teamsは単体での販売は行われていませんが、次のプランに含まれています。

• Office 365 Business Essentials（新プラン名：Microsoft 365 Business Basic）

月額540円(税抜)/ユーザー

• Office 365 Business Premium（新プラン名：Microsoft 365 Business Standard）

月額1,360円(税抜)/ユーザー

• Office 365 Enterprise E1

月額870円(税抜)/ユーザー

• Enterprise E3

月額2,170円(税抜)/ユーザー

• Enterprise E5

月額3,810円(税抜)/ユーザー

まとめ

職員間の連絡の不備で仕事が滞ると言うのはどの職場でもありがちなトラブルですよね。

Teamsをつかったチームワークに慣れてくると、ベースとなるコミュニケーションツールと合わせて、Officeアプリケーションのスケジュールやドキュメント共有が自然に進みやすくなります。

チーム内の情報共有を進めたいと考えている場合は、是非Teamsの活用をご検討下さいね。

もし導入に際してご不明な点や不安なことがあったら、Office 365相談センターまでお気軽にお問い合わせくださいね。Office 365の専任スタッフが皆さまからのお問い合わせやご相談に丁寧に回答いたします。

では、また次回のブログでお会いしましょう！