Microsoft Teamsの増え続ける「チーム」を整理するには？サードパーティ製品を活用したチームの整理方法

活用方法

2022年07月11日（月）

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Microsoft Teamsは、組織または組織を横断したプロジェクトごとに「チーム」を作り、その中で情報共有が簡単にできるため、有効なコラボレーションツールとして、企業内の利用も進んでいると思います。ですが、利用が進むにつれ「チーム」が増えすぎて、自分がどのチームでどの共有をしているか分からなくなるなど、チームの乱立に関する悩みも多く聞かれます。
これでは、適切なチームにたどり着くのに手間がかかります。

せっかくサクサク情報共有しているのに、チームを探すのに、時間がかかってしまっては、非効率ですよね。

そこで今回ご紹介するのは、ルールに沿ってシステム的に自動仕分けを行うアプリケーション「SHIWAKE for Microsoft Teams」を用いて、チームを整理する方法です。

1.チーム管理に関する共通の悩み

1-1.チームが増えすぎる

Teamsアプリのチーム一覧に「チーム」が増えすぎていませんか？

Teamsは、チーム内で投稿やファイルの共有・共同編集といった、メンバー同士での情報共有ができるので、昨今のテレワーク環境では特に欠かせないツールです。「チーム」は、組織を横断して作成することができるので、自分が関連しているプロジェクトが増えるほど参加する「チーム」が増えていきます。チームは自分が管理者になる場合や、他メンバーから招待されていつの間にか所属している場合もあり、気づいたらTeams画面には、「チーム」が乱立することもあります。

1-2.管理に労力がかかる

乱立したチームをそのままにしておくと、利用者の非効率さばかりか、過去のプロジェクトムへ間違って共有をしてしまうなど、適切な場所で適切な共有が行われないといったミスが発生する恐れがあります。

それを正すには、古いチームを削除またはアーカイブして、整理するのが良いですが、毎回こまめに処理を行うにしても、手間がかかります。また、その処理を行える権限があるのはチームの「所有者」と、Teams管理者となり、両者の負荷もかさむところです。また、Teams管理者側からしたら、運用ルールも決める必要もあり、ルールを決めて、社内へ認知して、となっても、時間と労力が必要です。

1-3.長い間使われていないチームもある

長い期間使われていないチームは、既にプロジェクトが終わっているか、所有者が特に気にせずにそのままにされているか、等の理由で放置されていることも多く、それらの状況が分かればすぐ整理できるはずです。

2.チームの活動状況から、自動仕分けしてすっきり

2-1.活動状況を可視化

そんな、チームの状況から仕分けを行い、乱立するチームを整理できるのが「SHIWAKE for Microsoft Teams（以下：SHIWAKE）」です。

SHIWAKEを使えば、組織内で作成されているすべてのチームが一覧で表示され、チーム毎の最終利用日がわかります。最終利用日とは、その日から投稿やファイルアップロード等、最後に活動がされた日にちを指します。
最終利用日以外にも、所有者のユーザー名やゲストユーザー数、アクティブファイル数なども分かり、チームの活用状況が把握できるわけです。

把握するだけではなく、最終利用日から必要・不要なチームを判断し、自動的にアーカイブして読み取り専用にしておくことや、削除まで行うよう設定することもできます。
自動処理の設定項目はチーム整理に必要な3種類。利用通知メール、アーカイブ処理、削除処理。この3つの処理を自動的に行うように、Teams管理者側で設定ができます。アーカイブや削除は、処理を実行する30日前に所有者に、確認のメール通知が配信されます。

2-2.アプリ側で自動設定

「〇日間、活動がなければアーカイブする」といった、ルールをSHIWAKEに設定しておけば、あとは人手をかけずにチームの整理ができます。
ルールを社内に浸透させるまでの時間も必要ありません。アプリケーション側で設定した処理が自動的に行われるので、断然的確です。

SHIWAKEアプリを使うには、ブラウザーかTeamsアプリを追加します。特に大掛かりな導入作業も必要ありません。IT管理者の工数をかけることなく、Teams利用の最適化ができるという訳です。

チームの乱立を防ぐことができれば、管理者も安心してTeams利用を推進することができますね。