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働き方改革にも役立つ?Teamsについて教えます!

  • 2018年03月06日
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働き方改革にも役立つ?Teamsについて教えます!

120px_gomichan-maru2.pngこんにちは、Office 365相談センターの五味です。

前回のブログの更新から、だいぶ間が空いてしまいました。
実は、日頃から好評をいただいております「Office 365伝道師・五味ちゃん」シリーズの新しいタイアップマンガを作成していたのです!まだ見ていない、という方はぜひご覧くださいね。

今回の五味ちゃん漫画シリーズでは、昨今話題となっている「働き方改革」をテーマに取り上げてみましたが、皆さんの会社では「働き方改革」、進んでいますか?
なかなか進まないという企業さんも多いのではないでしょうか。あるいは、何からはじめて良いのかわからない、とか...。

本日のニュースでも、政府が働き方改革関連法案から裁量労働制を削除したとありましたね。
これに対して、トヨタ自動車など大手企業からは働き方改革についてもっと本質的な議論を求める声が上がっているとも報道されていましたが、それでもやはり、働き方改革に対する反対意見や戸惑いというのは社会に根強くあるようです。

私も興味があったので、皆さんがGoogleで「働き方改革」と検索する時、どんな言葉と一緒に検索しているのか調べてみたのですが、全体の8%くらい(647の組み合わせ中51)はマイナスイメージのあるワードでした。
例えば、「働き方改革 意味ない」「働き方改革 辛い」、「働き方改革 デメリット」「働き方改革 失敗」とか...。

しかし、政府肝いりの働き方改革の推進は逆らえない世の流れ。
いつまでも一人駄々をこねているわけにもまいりません。
というわけで、今回の記事では、きっと働き方改革の一助になるOffice 365の「Teams」について取り上げたいと思います。
「そもそも働き方改革云々の前に、日本人に染み付いた、長時間労働こそ良しとするような古い意識の改革から必要なのでは...?」という話は長くなりそうなので、また別の機会にさせていただくとしましょう。

働き方改革にもちょっと役立つ?!「Teams」とは?

Teamsとは?

Teams とは、チームのためのチャット、音声通信、会議の機能をまとめて提供する、チーム間のコミュニケーション促進ツールです。
「働き方改革」と言うからには、社員がいつ・どこにいてもスムーズなコミュニケーション方法ははじめに確立しておきたいですよね。
働き方改革というその言葉だけを振りかざしてドーンと一気に推し進めるのではなく、まずは働き方改革ができる環境づくりから始めてみましょう。
Teamsを使えば、それが可能になります。

blog-image1(teams).png

Teams を使うとこんなことが出来る

では、ここで Teams の機能をご紹介しましょう。

  • チーム同士のチャット(コミュニケーションスペース)
  • チームのメンバー1:1でのチャット
  • チームの会議のスケジューリング
  • 音声通話(Skype for Business機能を利用)で会議
  • チーム間でファイル共有
  • 簡易的な在籍状況の確認


イメージとしては、SharePoint + Skype for Business = Teams という感じでしょうか...。
両方をバラバラに使うより、もっと使いやすく、コミュニケーションも図りやすくなっています。



Teamsのここが使える/使えない(by 五味ちゃん評)

そんな Teams を使ってみての簡単なレビューがこちら。

Teams のここが使える

  • SharePointとは何だったのか...ファイル共有が便利
  • チームメンバーの居場所が、結構どうでも良くなる
  • ボットを追加してスケジュールを追加するなど、拡張性も

SharePointとは何だったのか...ファイル共有が便利

Teamsを使ってみて一番思ったのが、これなんですよ。
いままでSharePointを利用されていた方だったら、分かるかもしれませんが、共有ファイルの置き場って、どうもすぐファイルが無尽蔵に出来ていって、(自分に関係ないフォルダもいっぱいあるので)どこのファイルに共有されたかわからなくなってしまいませんか?
Teamsだと、テーマごとにチャンネル(部屋、のようなもので、関係のある人だけ招待します)を分けて使えるので、SharePointよりファイルの場所が圧倒的に探しやすく出来ます。(あくまで私個人の使用してみての感想です)

チームメンバーの居場所が、結構どうでも良くなる

外で仕事をするメンバーがいても、Teamsのチャットに入っていてもらえば、何かコメントが入ればデスクトップ通知が行きますから、リアルタイムにチーム間でコミュニケーションがとれます。
また、今連絡を取りたいと思っている人が、オンラインなのかそうでないのか、はSkype for Business同様、信号機のようなマーク(オンラインだと緑、退席中だと黄色、取り込み中だと赤、など)でアイコンの右下に表示されますから、すぐ連絡が取れるのか取れないのかもわかります。
チャットにありがちな「送ったのに返事返ってこねぇ~~~!!!見ろよ~~~!!!」というストレスがありません。
こんな感じでコミュニケーションが取れるなら、別にメンバーが隣の席に座ってなくても、良いですよね。

ボットでスケジュールを追加など、拡張性も

実はあんまり知られてないのですが、Teams もいろいろなクラウドサービスと連携できるんです。
Hootsuite(Twitter)とか、Trello(Todo管理)とか、Visual Studioとか...
その他にも、ボットを追加しておくとチームの代わりにちょっとした作業をしてくれたりなんかして...(ただここまでは私も使えていないので、また使えるようになったらレビューしますね)

blog-image2(teams).png

Teams のここが使えない

  • 社外と連携はイマイチ
  • やっぱり意識改革が必要...

社外と連携はイマイチ

Teamsでは、社外の方をゲストで招待して使うことが出来ますので、私もシステムの開発を委託している会社さんと使ってみることにしました。
が...結果、Teams はまだ社外の方とのやり取りには向いていないということがわかりました。

まず、社外の方もOffice 365アカウントを持っていないと利用することが出来ないこと(当然といえば当然ですが)、それに加えて、権限周りで使いづらい(ゲストからはファイルをアップロードできない)、記述方式や操作がわかりづらいということで、結局社外の方とは別のコミュニケーションツールを利用することに。

特にエンジニアの方とは開発のコードの記述など、独特なやり取りも発生することから、使い勝手があまり良くなかったようです。ファイルのアップロードが出来ない点もマイナスでした。

やっぱり意識改革が必要...

Teamsは、社内のチーム間コミュニケーションには優れたツールです。
しかし、なんだかんだ言っても、結局のところ従業員一人一人の意識改革が必要だなと痛感しました。

比較的ソーシャルメディアに慣れているメンバーはTeamsの積極的な活用に取り組みやすかった印象があります。しかしそうでないメンバーからは、このコミュニケーションスペースを"適度に"チェックしておくことや、ファイルのシェアの仕方も、@を付けてメンションで飛ばし合うコミュニケーション方法も、慣れるのに少々苦労したようでした。

ここばかりは、ツールの話から離れてしまいますが、何のツールを入れるにしても、そのツールを使ってもらわなければ意味がないですから、意識改革の重要性を感じました。



Teamsが利用できるプランはどれ?

Teams を利用するには、Office 365のパッケージプランのご契約が必要です。
というのも、Teams は SharePoint と Skype for Business の機能を利用しているからです。

300名以下で利用する場合
300名以上で利用する場合
  • 価格はすべて1ユーザーあたり、税抜きの月額料金を掲載しています。年額もお取り扱いがございます。詳しくはOffice 365相談センターにお問い合わせください。

パッケージプラン、ということで、これらのプランの中には、1人あたり1TBのクラウドストレージや、50GBの容量のメール、web会議システムなんかも盛り込まれています。
コミュニケーションツールだけと考えると割高になってしまいますが、グループウェアを導入する、と考えていただくと良いかもしれませんね。



まとめ

最後までお読みいただきありがとうございます。
Teams は、チームのためのチャット、音声通信、会議の機能をまとめて提供する、チーム間のコミュニケーション促進ツール。
社外の方とのコミュニケーションには不向きですが、社内のコミュニケーションの促進にはうってつけ。

働き方改革を推し進めるには、まずそれが出来る環境をまず作ることから始めたいですよね。
そんな時に Teams がお役に立つかもしれません!

しかし、やはり何のツールを入れるにしても、そのツールを使ってもらわなければ意味がありません。
使ってもらうためには、ツールを使う重要性を説いたり、どのように使っていけば良いのかのレクチャーや、若手から積極的に活用してもらい使わざるを得ない状況を作り出していくなど、従業員一人一人の意識改革も図っていく必要がありそうです。

▼Teams が気になる!そんなあなたは、ぜひこちらのページで概算金額もチェックしてみてくださいね▼

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