Office 365 全般

Office 365と連携可能なサードパーティ製品で理想的なシステム運用

  • 2019年05月15日
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Office 365と連携可能なサードパーティ製品で理想的なシステム運用

Office 365伝道師 五味ちゃんこんにちは、Office 365相談センターの五味です。
おかげさまでOffice 365について多くのご相談をいただき、ありがとうございます。ご相談内容をうかがっていると、Office 365の機能はWord, Excel, PowerPointといったOfficeアプリケーションのクラウド版だけだと思われている方もまだまだ多いようです。

実は、Office 365にはドキュメントの作成以外にも、Office 365には作業効率を高めるためのグループウェア的なサービスも含まれています。例えば、メール・スケジュールや、ファイル保存と共有、ビジネスチャットやweb会議...などなど。
こんなにいろんな事ができるOffice 365を使えば、どんな業務にも対応ができそうに思えますが、ときにOffice 365だけでは自社の要件に合わないケースもあります。
そんなときは、Office 365と連携できるサードパーティのサービスと組み合わせ、自社向けにカスタマイズすれば、より理想的な業務環境を整えることができますよ!

今回は、Office 365とその他のクラウドサービスとの連携機能についてご紹介しますね。

Office 365に連携できるサードパーティ製サービスは?

Office 365-renkei02.jpg

冒頭にお話したように、Office 365だけでは解決できない要件も、Office 365以外のソリューションと組み合わせることで解決できるかもしれません。

「サイト」をより便利にするサービス

SharePoint Onlineでは、「サイト」という機能があります。
社内や部門間などのポータルサイトを作れる機能なのですが、SharePointのオリジナルの機能だけでは使いづらい、というユーザーも多いため、ここではSharePointと連携して「サイト」をより便利に活用できるサードパーティ製ソリューションのご紹介をしてみます。

desknet's neo

グループウェア導入の際にOffice 365と比較対象にされることも多いdesknet's neo。実は同じグループウェアという括りの中でも、ちょっと方向性が異なるもの※なので、お互いの強みを活かし、不足する部分を補い合う形で併用するケースもあります。特に社内ポータルとして多く導入実績のあるdesknet's neoは、Office 365のSSOやOutlookのスケジュール機能との同期が可能です。

※申し訳ございませんが、Office 365相談センターではdesknet's neoに関するお問い合わせは受け付けておりません。

(Discoveries) InSite

Office 365でポータルサイトを作成する場合は、SharePointの機能を利用するのですが、『どうも使い勝手が悪い』、『難しい』、と感じるお客さまも多い様子。そんな時、Insiteを使えば、カンタンに社内ポータルを作成することが出来ますよ。また、専用のモバイルアプリも用意されています。

また、社内質問にチャットボットで自動回答してくれる機能やFAQを蓄積してくれるので、ヘルプデスク業務のコストが削減できるようになりますよ!

Powell 365

Powell 365もInsiteと同様に社内ポータルの作成を支援するツールです。SharePointのオリジナルの機能だけではなかなか作るのは難しいポータルサイトも、ドラッグ&ドロップの簡単操作で、モダンUIベースの美しいサイトを作成できます。Powell 365も同様に、カスタマイズ可能なテンプレートが豊富に用意されており、管理コストを低減させる機能が充実しています。

業務をより円滑にするためのサービス

Dynamics 365

Dynamics 365はMicrosoftが提供する、営業、ファイナンシャル、プロセス管理などの統合ツールです。Office 365との連携を前提に開発されていますので、Azure ADによるSSO、OutlookやExchangeとの連携によるスケジュールの同期、Dynamics 365で収集、解析したデータをWordやExcelに出力、さらにはTeamsで共有など幅広い段階での連携が盛り込まれています。

Nintex Workflow for Office 365

Nintex Workflow for Office 365は、その名の通りOffice 365向けのワークフロー作成支援ツールです。Office 365でワークフローを作成するには、SharePoint上に構築する必要がありますが、SharePoint自体の機能に限界があったり、複雑なフローを構築するにはコードを書かなければならず情報管理者にも高いスキルが求められるなど、困難なケースもありました。Nintex Workflow for Office 365はそんな悩みを解決してくれます。

尚、現在日本には、Office 365と連携できる国産ワークフローベンダーが多く存在しますが、その中で。
日本の企業は「ワークフロー=稟議」と考えがちなのですが、Nintex Workflow for Office 365の想定する「ワークフロー」は「=稟議」ではありません

というのも、購入稟議一つとっても、

・見積もりをデータ化してフォルダに保存し、
・それを添付した稟議書を作成し、
・各部署に承認をもらい
(・時に承認が遅くなったときは承認者にメールでリマインドを送り)
・決裁がおりたら見積書のデータを元に発注書を作り、
・発注書のデータをどこかのフォルダに保存し、
・取引先に発注書をメールで提出する

稟議の前後には、こうした見えない定形業務が発生していますよね。
これをまとめて自動化しよう、というのがNintex Workflow for Office 365の発想です。

また、SharePoint Online の機能をベースにワークフローを動かすので、秘匿性の高いデータが第三者のデータサーバーに保存されることはありません。ワークフロー製品は「Office 365と連携できる」といってもSharePoint上にリンクだけ表示できて、実際は第三者のクラウドで動くサービスというのも多い中で、こうしたところもNintex Workflow for Office 365のポイントの一つです。

Office 365のデータのバックアップ

AvePoint Cloud Backup

AvePoint Cloud BackupはOffice 365のデータを好きな場所にバックアップできるBYOS(Bring Your Own Service)のバックアップツールです。
※バックアップ先には自分で準備したストレージや、クラウドサーバーを用いますので必要に応じて準備する必要があります。オンプレミスはもちろん、クラウドtoクラウド(Office 365から他のクラウドへ)のバックアップも出来ますので、バックアップ先としてAzureをお選びいただくのも良いですね。

「Office 365ってクラウドサービスだし、そのバックアップとか必要なくない?」
と思われる方も多いかもしれません。
それでも人的ミスは防ぎきれないんですよね...。
もし間違って重要なファイルを削除してしまい、それに気付かないまま90日以上経ってしまったら?
データは完全にOffice 365上から削除されてしまいますよね...
そこで、こうしたバックアップ対策を施しておけば、いつ何があってもへっちゃら、というわけです。

セキュリティの連携機能

Office 365-renkei04.jpg

最後に、セキュリティ関連のサードパーティ製ソリューションをご紹介します。

Online Service Gate

Office 365は場所や端末を選ばずにシームレスに作業できることが大きなメリットになっていますが、その分セキュリティにも気を付けたいですよね。Online Service Gateを使うと、SSOでアカウント管理の手間を省きつつIPアドレスや端末ごとのアクセス制限が可能になります。

HENNGE (旧HDE One)

こちらもクラウドサービスへのアクセスを制限するセキュリティ向上ツールです。Online Service Gateと同じく、SSOやアクセス制限を行い、セキュアかつ利便性の高いアクセスを実現しています。

FinalCode

FinalCodeは少し変わったセキュリティツールです。通常は一旦外部に漏えいしたファイルは、自社の管理を離れてしまい、不正にコピーされてもわかりません。FinalCodeはファイルを暗号化し、送信後も追跡調査する機能を持っています。さらには、手元を離れたファイルをいつでもリモートで削除したり閲覧許可を取り消したり出来ちゃうんです。

まとめ

s_gomichan-3shiro.png企業毎に業務の環境や要件は異なるもの。特に業態が大きくなればなるほど、Office 365"だけで"全てを解決しようとしても無理があることも多いのが現状です。
しかし、Office 365と連携できるサードパーティのソリューションをあわせてご導入いただくことで、より理想的な運用に近づけられることもあります。
「Office 365だけじゃうちの要件は満たせそうになくてキツイな」と感じたら、サードパーティのソリューションまで視野を広げてみてくださいね。

今回ご紹介したサービスの他にも、Office 365と連携して使用できるソリューションはたくさんあります。
「こんな事はできないかな?」「うちの会社ではこういう要件があるけどOffice 365だけだと無理そうなんだけど...」というご相談があれば、ぜひSB C&Sが運営するOffice 365相談センターにお気軽にお問い合わせください。
Office 365に精通したスタッフが、皆さまからのお問い合わせやご相談に丁寧に回答いたします。

では、また次回のブログでお会いしましょう!

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