Teams のチーム作成と管理のお悩み、解決いたします！

急速に利用が広がるTeams。一方で運用には課題を持たれる企業も

新型ウィルス対策などの理由で、テレワークが急速に推進されています。今回の収束後でも、やはりテレワークという働き方は継続するところが多いでしょう。
テレワークの浸透とともに、テレワークに最適なツールの一つ、Microsoft Teamsの利用も激増しています。2020年3月、Teams のデイリーアクティブユーザーが7,500万人を突破したと、Microsoft の 2020 会計年度第3四半期の業績報告でCEOのSatya Nadella氏が発表しています。

Microsoft Teams の利用数が激増し、業務効率向上に役立つ一方、初めて利用するのであれば、最初は不慣れで戸惑うことも多いかと思います。そういった不慣れなユーザーや管理者は、あらゆる問題に直面します。例えば、個人チャットと同じイメージでチームを無造作に作ってしまったり、また、たくさんのチームに入って、どれが自分にとってより重要なチームなのか分からなくなってしまったり、重要な通知を見落としたりというように。

この記事では、上記のような実際の困りごとをいくつか紹介しつつ、こうした課題を解決できるおすすめのサードパーティソリューション「Powell Teams」についてご案内します。

お困りごとと解決方法

"Teamsあるある"なお困りごと①：チームが多すぎて探せない。

知らない間にチームが乱立していた。どのチームに投稿したらいいのか探すのが大変で、正直、時間の無駄になってしまっている。
さらに、見るべき通知とメッセージを見落としてしまうので困っている。

解決策：Powell Teams を使えば、タグ付けできるので、探したいチームを瞬時に探せて、業務効率をさらに向上できます！

Powell Teamsを利用すれば、Powell独自の方法でチームにタグ付けができます。タグ付けも、探しやすいように自分が決めたキーワードで設定できます。キーワードや設定したチームの属性などからフィルター表示でされるので、自分が投稿すべきチームにすぐにアクセスできます。
また、各チームの最新ファイルは、簡単に見つけられるように最新情報として表示されるため、ファイルの見落としの削減にも繋がります。

"Teamsあるある"なお困りごと②：チーム作成は現場に任せられない。

あらゆる規則、レギュレーションに則ったチーム作成のリクエストに応えるのは、Teams 管理者としては作業負荷が大変大きく面倒。
しかし現場の利用者にチームの作成を任せてしまうと、規則に則って作ってもらえない。"取り急ぎ"で作られたチームで埋め尽くされる。

解決策：Powell Teams を使えば、テンプレートを作成できるため、簡単に要求をすべて満たしたチームを作成できます！

例えば下記のようなリクエストがあると、普通のTeams機能だけでまかなうなら、管理者が頭を抱えてしまうでしょう。
「このチームと同じチャネルを持つチームを、あと10個作ってほしい」
「Teamsの所有者が入院してしまうとTeamsの管理ができなくなるので、必ず情シスのXXさんをTeamsの所有者にしてください。」
「AさんとBさんは、プロジェクトの必須メンバーなので、関連チームには必ず入れて下さい」など。

Powell Teamsを利用すれば、既存のチームの設定を使ったうえで、上記の条件を含んだテンプレートを作成できます。条件がテンプレートに入っているため、現場の人でもテンプレートを活用すれば規則にそったチームを簡単に作れます。

例えば、テンプレートでチームの所有者やメンバーの最小数が定義できるので、一人所有者のチームを作らせないことも、もちろん対応可能です。
テンプレートには、既定のメンバーを定義できるので、情シスの担当者をあらかじめテンプレートで所有者に定義すれば、自動的に作られたチームに所有者として入ります。定義されたテンプレートからチームを作るのであれば、情シスの管理者でなくても、会社のコンプライアンス・規則に則ったチームを作成できるので、現場にチーム作成の権限を委ねられます。さらに現場が作成したチームを、管理者が承認しなければ作成できないなどの設定も可能です。現場はスピード感を持って、作りたい時にチームを作成することができますし、情シス管理者も作業量を減らすことができるので、一石二鳥です。

その他のPowell Teams のテンプレートの機能

• 既存のチームのチャネル・設定・メンバー・タブをそのままテンプレート化
• チーム名にネーミングルールを指定
• フィルター表示用のキーワードの設定

Powell Teamsのご紹介

Powell Teams は、Microsoft Teams のアドオンアプリケーションです。Teams だけでは使いづらいところをうまくカバーしてくれる便利な製品となっています。
例えば先述の「お困りごと」にも書いておりますが、Teamsだけで利用しているとどうしても発生してしまう下記のような課題を解決してくれます。

• チームをたくさん作ってしまうと、下にスクロールしてすべてのチームを確認しなければいけないので通知を漏れてしまう
• 大きな会社には、似たような部署名、業務内容が存在すると、似たようなチーム名がたくさん出てきてしまい、管理できない
• チームの作成を情シス管理者が全部行うと、時間かかるし業務量がすごい。かといって現場に任せてしまうと、外部公開してはいけないチームを外部公開に設定してしまうなど、設定ミスが起こりうる

具体的には、すべてのチームの中から、必要なチームをフィルター表示できること、そしてテンプレートにルールを付けて、使えるチームを誰でも簡単に作成できることが特にPowell Teams のセールスポイントと言えます。

実際に使ってみた感想

• 今お使いのMicrosoft Teams上のチームが多ければ多いほど、、チームの表示を絞り込み、目的のチームに簡単にアクセスできることのメリットをより感じられるでしょう
• チームの絞り込みはチェック方式なので、操作は簡単です。しかも、カテゴリ別に複数の項目を選んで絞り込みができるので、より早く探したいチームにたどり着くことができます。
• 海外製品ながらメニューなどもきちんと日本語にローカライズされているので、設定や操作が理解しやすいです
• ルールを付けられたテンプレートからチームを作成すれば、同一レベルのチームを誰でも簡単に数ステップで作れます。Microsoft Teamsを使いなれていない方でも、これを使えば規則に沿ったチームを作れます
• Microsoft Teams のアドオンだから、本来の使い勝手の良さを残した上で、今までMicrosoft Teamsの運用上課題に思っているところを解決できた感覚です。

まとめ

Microsoft Teams の利用場面が増えたものの、Teamsの使い方になれていないゆえ、チームが乱立していて、Teamsの管理に困っている企業も多いでしょう。今回ご紹介したPowell Teamsを利用すれば、困っているTeamsの管理はもちろん、ユーザーにもさらにいい体験を提供できます。
このPowell Teamsは、Teamsのテナントアプリカタログの中に入っており、今なら1か月の無償トライアルも提供されています。
是非この機会にお試しください！

Powell Teamsを開発・提供している Powell Software社 のご紹介

Powell Software2015年、パリで設立され、現在シアトル、ロンドン、香港、ドバイなど、世界各地で拠点がおかれている。Powell 製品は世界200社、90万以上のユーザーに利用されている。Powell社の製品はGartnerをはじめ、ClearBox Consulting会社などからも高く評価され、テレワークの推進に最適なツール群を提供し続けている。

著者情報：SB C&S株式会社　技術統括部　第1技術部 3課
光永 正明 - Microsoft 365 Certified: Enterprise Administrator Expert -