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1ページで全部が丸見え!? 電子情報開示センター

  • 2013年11月15日
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1ページで全部が丸見え!? 電子情報開示センター

今日はOffice 365の膨大なデータを一括で検索する方法ご紹介します♪

◆『メールやIMが訴訟の証拠になる!?』

Office 365だから簡単に使うことができる、特別な機能を知っていますか? その機能は...、『電子情報開示センター(別名:eDiscovery)』です!

電子情報開示(別名:eDiscovery法)とは、電子データに関する法律です。 万が一!、トラブルが当人間で解決できずに、訴訟が行われる場合には、証拠や証言をもとに公平な裁判が行われますね? 社内のメールやIMのチャット記録、これらの電子データは訴訟に関係があれば、裁判所に提出しなければならない!というのが、この法律です。

ある日突然、3日後までに「『Aに関する資料』『BさんとCさんのやり取り』のすべてを提出しなさーい!」と裁判所に命じられたら...、どうしますか?? Office 365上にあるデータが多ければ、とても3日でなんて無茶ですよね... それに...社内に証拠を隠滅しようとする人がいたら...大事なデータが消されかねません!

そこで登場するのが、『電子情報開示センター』! この『電子情報開示センター』では、Office 365のメール、ファイル共有、Web会議、すべての機能のデータを検索することができます。

それではさっそく、『電子情報開示センター』で、情報を管理するためのポイントをご紹介いたしましょう~

 ◆『Office 365のすべてが見える!?』

まずこの超便利な電子情報開示センターを開設してみましょう! SharePoint管理ポータルで『新しいサイト』>『エンタープライズ』>『電子情報開示センター』の順で作成します☆彡 ハイ!!たったこれだけ!、Office 365のすべてが丸見えのセンターが完成いたしました!

まずは電子情報セットで、探しているデータがありそうな場所に"アタリ"を付けておきます! 電子情報セットとは・・・ 【メールボックスやサイト(ソース)】+【キーワード(フィルター)】+【データの保管機能(インプレース保持/メールアーカイブ)】 をひとまとめにしたもの

そしてさらに詳細に絞り込むのに使うのが【クエリ】です! 【クエリ】で必要な情報を絞り込んだら...、あっという間にOffice 365の中を検索! 結果もその場で一覧表になっていて、簡単に確認できます。 サイトにアップロードされているファイルは、クリックすれば中身を確認できちゃいます。 ファイルの拡張子で、さらに絞り込み検索もOK!

検索結果は訴訟用の専用のデータファイルとして、ダウンロードすることもできます。 裁判所からの要請にも、素早く対応できる仕組みになっています♪

◆『データが書き換えられない!?消させない機能!』

もしかしたら訴訟で重要な証拠になるかもしれない情報...、中身を書き換えられたり、消されたりしないようにガッチリ保管しておきたいですよね。

電子情報開示セットで、"アタリ"を付けた範囲のデータには、インプレース保持機能が使えます♪

インプレース保持機能といえば、、Exchangeのアーカイブ機能として有名なメールデータを改ざん・削除されないように、秘密の保管場所にしまっておいてくれる機能でしたね。 指定した範囲に、インプレース保持機能を使えば、すべてのデータが改ざん・削除されないように、バッチリ保管してくれますのでご安心ください!

あっ!・・・電子情報開示センターはMidsize Businessプラン、Enterpriseプランで使えますが、 インプレース保持の機能はEnterpriseプランのE3でないと、使えませんのでご注意くださいね~!!

オンプレミス製品でこの機能を使うには、社内のすべてのサーバーを統合して...、 さらに、サーバー間に信頼関係を結んでー...なーんて気が遠くなるほど専門用語と手間がかかります... Microsoftさんでサーバーを管理してくれる、クラウドサービスのOffice 365だから簡単に使える『電子情報開示センター』!

探し物が見つからない場合にも、ぜひお試しください

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