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これで安心!仕事がデキる人のOutlook利用術!!

  • 2014年06月04日
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これで安心!仕事がデキる人のOutlook利用術!!

◆仕事がデキる人のOutlook 利用術!!【予定表編】

Outlookには、メールと予定表があり、何度かメールと予定表を連動させることで作業の時間管理に便利な点をご紹介して参りました。 今回は、予定表だけに焦点を当てて、予定表の活用方法をご紹介します! 予定表の管理は、プライベートでも大活躍する内容です。

『●ポイント1:予定をすべて書き出すべし!』

・予定表には、自分だけの作業時間、移動時間、提出期限を漏れなく書き出すべし!  予定表には打合せや外勤だけを登録しがちですが、予めわかっている作業や移動、締切情報等をすべて予定表に書き出しましょう!  もれなく自分の仕事を書き出すことで、必要な作業時間を見極め、テトリスのように限りある作業時間内で効率よく作業が埋められます.    提出期限なんかも書き出すことで、いつまでに何をしないといけないのか連動する作業も明確になりますよね。

・予定を公開することで作業時間を確保!  さらにクラウド時代ともなると、予定表は社員間で公開されており、他社員は予定表の情報を元に打合せや作業の依頼をすることがあります。  予め移動時間や資料作成等の自分の作業時間を公開しておくことで、作業の割り込みを予防することもできますよ!

『●ポイント2:スマホと同期するべし!』

・移動時間に予定を確認!  移動時間くらいゆっくり寝させてよ!...とお思いかと思いますが、本の数分間次の予定を事前確認するだけで、次の予定がどんどん円滑に進められますよ。  会社への出勤、自宅への帰宅、外勤時の移動時間にスマホで予定を確認するのは最近では常識になりつつありますよね  (ワーカホリックな感じもありますが、トラブルを発生させない予防として是非お試しください!)

・移動中に思い付いたアイデアを書き留める!  大事なアイデアって、起床時やトイレの中、歩いている時に思い付きますよね。  そんな思い浮かんだアイデアをスマホの予定にキーワードを予定表に書き込んでおくのも、メモとなり、後で振り返ることができて便利ですよね!

『●ポイント3:非公開を使いこなすべし!』

・非公開な情報を管理する!  予定表は全社員に公開されていたりするため、予定表に貼りつけた添付資料や大事な情報が見られ、漏えいする危険性もあります。  大事な予定や、個人的なアイデアを書いた予定等は非公開にして情報をブロックしておくことも大事です!

・プライベートな予定を登録し、プライベートな時間も有効活用!  さらに非公開機能をつかって、会社帰りのプライベートな時間や、週末の予定を登録しておくと、うっかり忘れることや待ち合わせに遅れることなく、楽しく仕事ができますね。

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