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Office 365が働き方改革に効果的な3つの理由

  • 2018年07月12日
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Office 365が働き方改革に効果的な3つの理由

Office 365伝道師 五味ちゃんこんにちは、Office 365相談センターの五味です。

先週の豪雨で、西日本の各地で土砂崩れや洪水など大きな被害が出ておりますが、一部の報道ではまだ被害が拡大している地域もあるとのこと。
被害に遭われた皆様には、Office 365相談センター一同、心よりお見舞い申し上げます。

今回の大雨で「一部の会社さんではサーバールームが水に浸かってしまって大変だ」なんて話を西日本の営業さん経由で耳にしました。
自社でオンプレでデータを持つことはクラウドに預けるより安全だと考える風潮もまだありますが、こうして自然災害が多い日本にいるからこそ、クラウドにデータを預けるという選択もありなのではないでしょうか?
ちなみに、事業継続計画(BCP)対策についてはこちらの記事でも書いていますので、ぜひ参考にしてください。

さて、大雨の話でちょっと印象が薄くなっているような気がしますが、今回のトピックは「働き方改革」です。
先日「働き方改革関連法案」が成立し、2019年4月から順次適用となることがニュースでも取り上げられましたので、企業の経営層の皆様にはホットなトピックスではないでしょうか?

やる必要ある!?ない!?「働き方改革」

実際、他の会社では「働き方改革」って、どうなの?

「働き方改革って色々言われてはいるけれど、実際他の会社ではどうなの?」というところは、実に気になるところですよね。

ジャストシステムさんが7月10日に発表した「働き方改革に関する実態調査【企業の取り組み編】」の結果によれば、なんと、働き方改革をしない企業は31.6%で最多だと判明したそうです。

「あ、なーんだ、30%の企業はやってないんだ!じゃぁ色々面倒だし、やらなくていいか!」
・・・と思いました?(笑)

実は、6月25日に発表されたLINE WORKSを運営するワークスモバイルジャパンさんが発表した「中小企業の業績別働き方改革意識、実態調査」によれば、業績好調な中小企業の40.9%は働き方改革に取り組んでいるという結果が出たそうです。

業績好調な企業は、働き方改革として、特にITツールの導入に効果を実感していた

同調査によれば、業績が不調な企業でも31.1%は働き方改革に取り組んではいるようですが、しかしその感じ方には大きな差が。
業績好調企業では、働き方改革が業績に影響したと考える社員が38.7%に対して、不調な企業では19.9%と、実に20%近くもギャップがあることが分かったそうです。

その調査の中でも特に私が面白いなと感じたのは、「会社の業績へ好影響を与えている具体的な取り組みの、業績好調な企業と不調企業の差」についての項目です。
「ITツールの導入」に対する感じ方に最も開きがあり、その差は実に21.7%。
業績好調な企業では、ITツールの導入が業績にいい影響をもたらしていると実感されているけれども、不調な企業ではそう感じられていない、ということですね。
逆に業績不調企業では「時間外労働の上限設定」に効果があると感じているが、好調企業では効果を実感していない傾向があったそうです。

「働き方改革」にOffice 365が効く3つの理由

となると、どんなITツールを導入すれば効果的なのか、気になりますよね?
もちろん、Office 365相談センターは「Office 365」をオススメします!
ポイントは、会社の「仕事」がいつでも、どこでも、安全にできるということです。

ところで、皆さんが抱える「仕事」にはどんなものがあるでしょうか。
もちろん業種/職種固有の話はあると思いますが...。

メール、予定の調整/計画、ファイル共有、会議/コミュニケーション(電話/メモ)が、「仕事」をする上で欠かせない要素になっていませんか?
逆に、これらが安心して実施できる環境があれば、案外仕事っていつ・どこにいたって出来ちゃいますよね?
そこが、Office 365の魅力なんです。
ではもう少し詳しく見ていきましょう!

Office 365があれば...「いつでも」仕事ができる

デバイスや環境が違うから作業が止まる、なんてもはやナンセンス!
Office 365があれば、限られた一日の作業時間の中で...

移動中であってもスキマ時間を使って、メールの返信OK

Office 365のメール・スケジュール機能「Exchange Online」を使えば、移動中であってもスキマ時間で、スマホやタブレットから手軽にメールの処理が出来ます。
また、Office 365のストレージ機能である「OneDrive for Business」のアプリケーションをスマホやタブレットに入れておけば、メールを送る時に「あのファイルを添付したいけど、会社のPCの中だ~!!」とならないのもGoodです。
保存したファイルをOneDrive for Businessのフォルダに保存しておけば、いつでも編集OK、メールへの添付もできちゃいますよ。

移動中で電話に出れなくても、チャットでリアルタイムなやり取り

Office 365のweb会議機能「Skype for Business」には、チャットツールもついています。

「今すぐ確認したいけど、電話しても出てくれない」という時ってありますよね。
あるいは「今移動中だから電話できないけど、今すぐ確認したい!でもメールだとすぐに気づかないし...」というケース。
そんな時には、チャットで話しかけるのが便利です。
チャットなら、電車の中にいても問題なく使えますし、なによりリアルタイムに相手の反応が返ってくるので、メールより格段に仕事のスピードが上がります。

Office 365があれば...「どこでも」仕事ができる

会社にいなくても、大体の仕事はできる

メールの送信やスケジュールの調整、ファイルのシェアも、インターネットにさえ繋がっていれば、場所にとらわれず実施できます。
社内会議ですら、web会議の環境が整っていれば、出先やシェアオフィス、出張先など...どこにいても参加できます。
「会議は会議室に全員が揃わないと出来ない」という思考停止はやめましょう!
画面越し・スピーカー越しではありますが、face to faceでリアルタイムに話すことができるわけですから、会議を進行するには充分ですよね。
これらが全部できるのがOffice 365のグループウェアつきパッケージプラン
具体的には...

Officeに不在でも、PCにログインしていれば在籍状況がひと目で分かる

Office 365のweb会議機能「Skype for Business」には、在席状況を確認出来る機能がついています。
PCやスマホにログインしていれば緑のマーク、退席中なら黄色のマーク、ログインしていないなら灰色、会議中や手が離せない時は赤色...
というように、ひと目でその人の在籍状況を確認できます。
在席状況がわかれば、今チャットで話しかけてもいいか、電話やweb会議をしても大丈夫かってことも分かります。
これなら「あの人今何してるんだ!なんで電話に出ない!?連絡がつかないから仕事が進まない!!」なんてストレスなく、仕事が進められますよね。

Office 365があれば...「安全に」仕事ができる

安全に使えるから、外で仕事しても安心

Office 365は、Microsoftが最新のウイルス対策やセキュリティ対策を施したクラウドサービス。
メールには最新のウイルス/マルウェア/スパム対策、未知の脅威への対策が施されていますし、ファイル保存も会議の通信情報も、暗号化された上で通信されます。

「いやいや...不正アクセスや情報漏えい対策が甘い!!」
と思われる方もいらっしゃるかもしれませんが、そこもご安心ください。
心配性な皆さまにとっておきの安全対策オプションを山ほどご用意しています!!

まとめ

中小企業に絞ってみると、業績が好調な企業の4割が「働き方改革」を実施しており、中でも代表的な「残業時間削減」については、業績が不調な企業は良いと感じるが、業績の好調な企業の社員はあまり業績に好影響をもたらす効果を見いだせていないようです。
むしろ、「ITツールの導入」が業績に好影響をもたらしていると感じる社員が多いそう。

そこで、Office 365をぜひご検討ください!
Office 365なら、いつでも・どこでも・安全に仕事ができる環境を提供できます!

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Office 365の導入に関して、不安な点があれば、ぜひOffice 365相談センターにご相談ください。
Office 365に精通した専任スタッフが、皆さまの課題解決のお手伝いをいたします。

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法人でのOffice 365導入やご利用についての質問は、Office 365相談センターまでお気軽にご相談下さい。
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【お問い合わせ先】
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03-6858-6466 office365@licensecounter.jp
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