Office 365のSharePointとは？

こんにちは、Office 365相談センターの五味です。
今回ご紹介するのは、ずばりSharePoint Onlineについてです。
Microsoft が提供するOffice 365のサービスの中でも、知っている人は毎日使ってとても便利と言う一方で、知らない人は見たこともないという人もいる謎めいたツールSharePoint。

実は、業務効率改善のためになくてはならない機能も多く、一言では言い表せない便利なツールなんです！できれば、今回のブログはSharePointをまだ触ったことがないとか、興味はあるけど何に使えばいいかよくわからないという方にこそ、読んでいただきたいなと思っています。

皆さんの業務改善のお悩みへのヒントが見つかるかもしれませんよ！

SharePoint の機能

では、まずSharePoint とはどんなものなのか、その機能とできることをご紹介します。

SharePointとは？

SharePointを一言で説明するのはとてもむずかしいのですが、誤解を恐れずにまとめると「クラウドにある共有フォルダ」という感じになるでしょうか。

SharePointに含まれるテンプレートを使うと、共有フォルダやリンク集、お知らせなどの機能を組み合わせることで、簡単に素早く企業やチームのポータルサイトを公開し、データの管理、共有が簡単にできるんです。
スケジュールやタスク管理を共有化し、Officeアプリをシームレスに起動できるので、使い慣れると普段の業務の中に自然に定着すると思います。

SharePointで出来ること

SharePointには多くの機能が含まれていますが、よく使う便利な機能には次のようなものがあります。

■クラウドサーバー上にデータの保管、共有が可能

クラウドで管理されるため、同時に同じファイルを編集することもでき、共同編集者と連絡を取りながら資料を作成していくことができます。

■クラウドにあるけれどもローカルとファイルを同期できる

設定を行うと、以降は自動的にクラウドとローカルのファイルが同期されます。通信環境が限定的な場合でもあまり意識せずに作業が継続でき、ローカル側にトラブルが起きてもデータ消失のリスクが軽減できるのです。

■アクセス制限によりセキュリティを維持しつつ、全文検索やバージョン管理機能で目的のデータに素早くアクセスできる

機密情報を扱う際や、組織的にプロジェクトを進行する際にもデータの相違や情報漏洩のリスクを管理できます。バージョン管理やバックアップの機能もあり、不慮のデータ損失も防ぐことができます。

■チームサイトを作成し、情報やドキュメントなどを整理、共有するためのポータルとして活用できる

共有フォルダの中も組織やプロジェクトごとに整理や管理が出来なければ大変なことになってしまいますよね。フォルダ・ファイルの管理者は共有したい人のアクセス権の設定ができるため、編集を許可するか、閲覧のみを許可するかなど業務のシーンによって細かな設定が可能です。お知らせや、リンク集、掲示板などチームのメンバーで共有したい情報を公開することもできるので、情報が集まるポータルサイトを構築することもできますよ。

■デバイスの種類やアクセス場所を選ばず運用できる

Officeアプリケーションを開かなくても、web上でファイルを編集することも可能です。いつものOfficeが入っているPCが用意できないときでも、ブラウザだけで編集することもできます。外出先からモバイル端末による閲覧や編集を行うこともでき、いつでもどこでも自分のファイルにアクセスすることができます。

SharePoint で効率がアップする業務

SharePoint を使うと、次のようなシーンでの業務効率改善が図れます。

・営業、経理、総務、開発などどの分野にも含まれる日々ドキュメントを作成する業務の適切な保管と管理
・総務からのお知らせ、日程の周知など情報が散乱しがちな業務の効率改善
・営業日報、定期刊行物などの定期的に情報の共有を行う業務
・組織外のユーザーと、資料を共有しながら共同作業を行う業務
・ワークフローを利用し、証跡を残して申請などを行う業務

いずれも組織的な業務のなかでのルーチンワークや、情報共有、情報管理などに大きな効果を発揮します。

単体プランの紹介

気になるコストですが、プランごとの価格は次の通りです。

SharePoint Online Plan1　月額540円（税別）/ユーザー

SharePoint Online Plan2　月額1,090円（税別）/ユーザー

Plan1には、ファイルの共有、共同作業、クラウドとローカルの同期など、先ほどご紹介した機能の他に、ベースとして1TB、ユーザー毎にプラス500MBの記憶容量が含まれています。
Plan2では基本となるPlan1の機能に加え、電子情報開示、アイテム保持ライブラリ、データ損失防止機能 (DLP) を使用して機密情報を識別、監視、保護、監査する機能が含まれています。

SharePoint はこんな企業にオススメ！

ここまでご紹介したSharePoint の特徴を活用し、より効果を発揮するのはこんな企業様ではないでしょうか？

業務効率、生産性向上を目指す企業

企業として利益向上を目指すことはもちろんですが、企業価値を高めるためには、コンプライアンスやBCP（事業継続計画）対策、既存業務の効率改善、働き方の多様化への対応は必須となってきていますよね。そんな時に高度に管理された情報共有、ファイルサーバー、データ管理、ワークフロー管理はとても大きな力を発揮するのです。

複数拠点、遠隔地オフィスとの連携を深めたい企業

ワークフローを使った申請管理やドキュメント共有、複数人での共同作業は、リモートオフィスや遠隔地オフィスとの共同作業にも有効です。クラウドベースのシステムであるため、場所や端末を選ばず、常にベストの作業環境を構築できますよ。

社内ポータルを円滑に運用したい企業

お知らせなどの掲示物の掲載、ファイルやデータの共有化、ランチャーやリンク集などのポータルサイトとしての機能が充実しています。また、社内システムなどにも簡単に連携が出来るため、社内ポータル、チームポータルなども自由に作成できます。

まとめ

さて、SharePoint Onlineの謎が少しは解けたでしょうか。
SharePoint は、何か一つの機能が優れているのではなく、コアとなるクラウドベースのデータ共有システムと、さまざまな機能を連携させられる柔軟性がポイントです。

必要なデータや情報はチームサイトや社内ポータルを通じて整理、共有化、メンバーひとりひとりの作業効率を改善し、組織としての生産性向上に引き上げる。そんな姿を想像していただけると幸いです。

Office 365の法人導入にあたって、ご不明な点がありましたら、Office 365相談センターまでお気軽にお問い合わせください。
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それでは、また次回のブログでお会いしましょう！