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この記事のライター:Microsoft 365 相談センター 五味ちゃん

こんにちは、Microsoft 365 相談センターの五味です。「電子情報開示」って聞いたことありますか?英語では「eDiscovery」と呼ばれるこの機能は、訴訟で証拠として使用できる電子的情報を特定および提供するプロセスのことを指します。

法務部門やIT部門のご担当者様でないと、「あまり聞いたことがないな」という方も多いかもしれませんね。しかし、デジタルなやり取りが加速度的に増加している今、企業としてデータをきちんと管理しておくことは大切です。そこで今回の記事では、【 Microsoft 365の電子情報開示ソリューション 】 について簡単にご紹介してみようと思います。

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「電子情報開示」とは?

「電子情報開示」とは、民事訴訟における電子データの開示手続きのことです。

万が一、トラブルが当人間で解決できずに訴訟が行われる場合には、証拠や証言をもとに公平な裁判が行われます。社内のメールやIMのチャット記録、これらの電子データがその訴訟に関係があれば、企業は裁判所に提出しなければならないと法律で定められています。

例えばある日突然、「『Aに関する資料』『BさんとCさんのやり取り』のすべてを3日後までに提出せよ」と裁判所に命じられたらどうしますか?Microsoft 365・Office 365上にあるデータが多ければ多いほど、とても3日でなんて無茶ですよね。それに、もし社内に証拠を隠滅しようとする人がいたら、大事なデータが消されかねません。そこで登場するのが、電子情報開示のためのMicrosoft 365の3つのソリューションです。

  

Microsoft 365の3つの電子情報開示ソリューション

Microsoft 365 の電子情報開示ツールを使用すると、メール・スケジュール機能を提供するExchange Online、個人用のクラウドストレージのOneDrive for Business、全社用の共有フォルダとして利用されるSharePoint Online、web会議やビジネスチャットをはじめとした機能を提供するMicrosoft Teamsなどのコンテンツを検索したり、その検索結果をエクスポートすることができます。

  • ※ ちなみに、2017年頃より以前に提供されていた、Exchange Onlineで利用可能なインプレース電子情報開示と保持の機能(レガシーeDiscovery)については、2020年10月1日に読み取り専用のみ利用可能となり、実質提供が終了しています。レガシー機能は現在ではMicrosoft365コンプライアンスセンターのeDiscoveryツールに移植されていますので、そちらをご利用ください。

Microsoft 365には3つの電子情報開示ソリューションがあります。

Content search

Microsoft 365データソース全体(メールボックス、Exchange アカウント、OneDrive for Business サイト、SharePoint、Microsoft Teams、Microsoft 365 グループ、および Yammer Teams に格納されているコンテンツ)からコンテンツを検索し、検索結果をローカルコンピューターにエクスポートできます。

Core eDiscovery

Content search でも提供されている機能(コンテンツの検索、キーワードクエリと検索条件、検索の統計、検索結果のエクスポート、役割に基づくアクセス許可)に加えて、Core eDiscoveryとAdvanced eDiscovery の特定の検索とエクスポートを調査委に関連つけしたり、メンバーをケースに割り当ててアクセスできるユーザーを制御するなどのケースの管理機能、ケース内のコンテンツの場所を法的に保留することで、調査に関連するコンテンツを保持(これにより、調査中に電子的に保存された情報を不注意 (または意図的に) 削除から保護できる)する機能、があります。

Advanced eDiscovery

Advanced eDiscoveryツールは、Core eDiscoveryのまでの機能に加えて、プロフェッショナルな機能が追加されています。例えば、ケースに関連するコンテンツを保持するように保管担当者に指示する法的ホールド通知や、収集されたアイテムは元のコンテンツの場所からコピーしておけるレビューセット、背ビューにセットした画像データからテキストを抽出する光学式文字認識 (OCR)、Teams・Yammerの会話スレッド全体の収集、タグ付け、分析、予測コーディングモデルなど。

含まれるプランは?

Microsoft 365・Office 365のE3やE5のプランには、電子情報開示のための機能が標準搭載されています。

Content search

  • Office 365 E1
  • Microsoft 365 Business Premium
  • Microsoft 365 F1, F3 または F5 セキュリティ アドオン

コア電子情報開示

  • Office 365 E3
  • Microsoft 365 Business Premium
  • Microsoft 365 E3
  • Microsoft 365F5 コンプライアンス アドオンまたは F5 セキュリティ & コンプライアンス アドオン

Advanced eDiscovery

  • Office 365 E5
  • Microsoft 365 E5
  • E5 コンプライアンス アドオンが含まれている Microsoft 365 E3 サブスクリプション
  • Microsoft 365F5 コンプライアンス アドオンまたは F5 セキュリティ & コンプライアンス アドオン

   

まとめ

いかがでしたか?今回は少しむずかしいお話でした。まずはMicrosoft 365・Office 365のE3やE5のプランには、電子情報開示のための機能が標準搭載されているとご理解いただければOKじゃないかな、と思います。機能の詳細について聞いてみたい、という方は、ぜひMicrosoft 365 相談センターまでお気軽にご相談ください。

この他、法人でのMicrosoft 365導入時(導入前)のご相談は、Microsoft 365相談センターまでお気軽にお問い合わせください。
Microsoft 365の専任スタッフが皆さまからのお問い合わせやご相談に丁寧に回答いたします。

  • ※ 導入後のお問い合わせは、販売店さま、もしくは購入後の問い合わせ窓口までお願いいたします。

それではまた、次回のブログでお会いいたしましょう!

 

電子情報開示機能について相談してみる

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