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Teamsは、外部ユーザーも招待できます

  • 2019年03月19日
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Teamsは、外部ユーザーも招待できます

Office 365伝道師 五味ちゃんこんにちは。
最近、もはやTeamsがなくては仕事を進めるのがしんどいと思うくらい、フル活用しているOffice 365相談センターの五味です。

Office 365相談センターブログ読者の皆さん。
Microsoft Teams、使ってますかー?
まだ使ってない人、検討いただいてますかー?

Skype for Business の単なる後継プロダクトとして侮るなかれ、です。
Teamsは業務効率UPには欠かせないコミュニケーションのハブ。

出先や自宅、拠点間など遠隔地を結ぶweb会議や、1:1やグループ間のチャットはもちろんですが、SharePoint Onlineの機能をベースとしたチーム間でのファイル共有や共同編集、Exchange Onlineの機能をベースとしたweb会議のセッティングや自分のスケジュールの閲覧、Plannerやサードパーティ製のToDo管理サービスと連携したタスク管理などなど...Office 365に含まれる、あるいはOffice 365外の様々なツールとのコネクターとしての役割も担います。

さて、そんなTeamsですが、社外の方など、外部ユーザーを招待することも出来ます。
課内など小さい単位の中だけでプロジェクトが完遂することって、まずないですよね。
だからこそ、「外部ユーザーの招待」をマスターすれば、より業務効率もUPできる、というものです。
というわけで今回は、Teamsの「外部ユーザー招待」機能について、ご紹介します。

外部ユーザー招待でもっと仕事が捗る!

メールベースのコミュニケーションって、便利な半面...

相手のレスポンスが遅かったり(でも電話をかけるのはちょっと億劫だったり...)、
時にその他沢山のメールに埋もれてしまって見落とされたり、
ファイルが重すぎて送れない、
何故か迷惑メールフォルダに溜まったまま見過ごされる

...などなど思うようにコミュニケーションが取れないケースもありますよね。

そんな時、例えばTeamsを使ったコミュニケーションが出来れば...

【Good!】相手の在席状況(在席中か、離席中か、会議中か...)が分かってチャットで話しかけやすい
【Good!】相手がどこにいても、チャットならリアルタイムな会話で、次のアクションを導きやすい
【Good!】Teamsのグループのスレッド上でシェアしたファイルは、共有フォルダ的なところに保存された状態になるので、過去やり取りしたファイルも探しやすい

こんなTeamsですが、企業間をまたがるプロジェクトに参加しているとき、社内ではTeamsが使えて便利だけど、社外のメンバーとは全部メールでやりとり...というのはちょっとナンセンスですよね。
もちろん、Teamsは外部のユーザーを招待して使うことも出来ますよ。
2種類の招待方法があるので、自社に合う方はどっちなのか?を考えながら検討してくださいね?

外部ユーザーを招待する2つの方法

Teamsで外部ユーザーを招待するには、2つの方法があります。
アクセス方法の違い、というイメージなのですが、このアクセス方法の違いで利用できる機能に差が出てきますので、よく理解しておきたいポイントでもあります。

ゲストアクセス

ゲストアクセスとは?

ゲストアクセスとは、外部のユーザーをOffice 365に招待する方法です。
実はOffice 365についているAzure AD上にゲストユーザーを登録して、Teamsの機能を利用させる、という仕組みになっています。
「ゲスト」と言いつつ、自社のOffice 365テナント内にゲストユーザーが作成されていて、同一テナント内にいるユーザーとして管理ができる、みたいな感じですね。
Teamsの個別のチームで所有者がアクセスを許可することで、ゲストが加入できます。
招待されたユーザーは、Office 365アカウントもしくはMicrosoftアカウントでTeams上のゲストアクセス機能を使って、招待元のOffice 365に入ってTeamsを利用します。

ゲストアクセスユーザーが利用できる機能

自社のOffice 365テナント内に「ゲストユーザー」を作成して利用させる、というだけあって自由度が高めです。
とはいえOffice 365組織内のユーザーと比較して、使える機能の違いはありますので、下記のリンク先もあわせてご参照いただけると分かりやすいかと思います。

ゲストアクセスの注意点

s_gomichan-stop.png同一企業の社員を外部ユーザー(ゲスト)にはできませーーーーん!!!

外部のゲストユーザーを無料招待できるからといって、社内のユーザーを招待するのは、れっきとしたライセンス違反ですよ!!
社員でTeamsを利用する場合は、ちゃんとライセンス契約しましょうね?
ライセンス違反はしない!!五味ちゃんとのお約束ですよ?

外部アクセス(フェデレーション)

外部アクセス(フェデレーション)とは?

外部のOffice 365契約ユーザーを、自社のOffice 365と連携(フェデレーション)させ、アクセスを許可する方法です。
こちらはOffice 365管理者側でアクセスできるテナント単位でアクセスを許可する形ですね。
外部のOffice 365ユーザーは自分のOffice 365アカウントのTeamsを使って、他組織のユーザーと通話ができます。

外部アクセス(フェデレーション)ユーザーが利用できる機能

外部アクセス(フェデレーション)は、Office 365テナント間の連携ということもあり、許可される機能はかなり限定されます。
具体的には、1:1のチャット/通話、ビデオ会議への参加程度です。

ゲストアクセスと外部アクセス、ユーザーが使える機能の比較

2つのアクセス方法によって、ユーザーが利用できる機能が異なってくるわけですが、ここで2つのアクセス方法の違いで使える機能の差について表にまとめてみました。

Teamsの外部ユーザー招待方法で異なる、使用できる機能の違い

  • ユーザーがゲストとして追加され、ゲストとしてゲストテナントにサインインしていることを条件とする
  • メールまたはSIP(セッションイニシエーションプロトコル)アドレスのみ
  • 外部アクセス(フェデレーション)でのチャットは1:1のみ

こちらの情報は執筆時点(2019年3月19日)の内容となります。
出典:Microsoft Docs | Manage external access (federation) in Microsoft Teams

まとめ

まとめ

  • Teamsには外部ユーザーを招待して利用できる機能がある
  • 外部ユーザーの招待方法は2種類 <ゲストアクセスと外部アクセス(フェデレーション)
  • ゲストアクセス自社テナント内にゲストユーザーを作成して使わせるイメージ。比較的自由度が高い
  • 外部アクセス(フェデレーション)企業間のOffice 365テナントを連携させるイメージ。機能は限定的

Teamsで外部ユーザーを招待する2つの方法

せっかくTeamsを使うなら、外部ユーザーの招待も視野に入れたいところですよね。
ではどちらが便利なのか、と言うと...

現時点では一長一短ではありますが、「ゲストアクセス」の方が使える機能も多く、便利です。
しかし、ただコンプライアンス上テナント内にゲストユーザーを作成するのは悩ましい場合や、企業間での通話/web会議だけがしたいんだ、ということであれば「外部アクセス(フェデレーション)」も良いですね。

皆さんのTeams導入にヒントになる情報はありましたか?
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Office 365に精通したスタッフが、皆さまからのご質問・ご相談に丁寧に回答いたします。

それでは、また次回のブログでお会いしましょう!

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