Microsoft 365コラム
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Office 365伝道師 五味ちゃんこんにちは、Office 365相談センターの五味です。

以前ITmediaさんで公開されたこちらの漫画『俺たち情シスの働き方改革はどこにいった? 』は皆さんお読みになりましたか?
この「五味ちゃんが解説」漫画シリーズはいつも好評をいただいているのですが、今回の記事は特に多くの方にご覧いただけた、と結果報告をもらっています。

この記事のテーマはもちろん「働き方改革」だったわけですが、実は記事を作成する前段の会議では「そろそろ『働き方改革』って使い古されたワードで、興味は引けないのでは?」なんて意見も出てきていたんですよね。
でも記事の閲覧結果から見ると、まだまだ皆さん「働き方改革」に興味があるんだなーと改めて気付かされました。

さて、そんな「働き方改革」ですが、最近では特に"チャットベース"のコミュニケーションに注目が集まっています。
「ビジネスにチャットなんて...」という感覚はもう古い(!)と言っても良いかもしれません。
Office 365であればTeamsですが、他にも、Slack、LINE WORKS、Chat Work...などなど、いつ・どこにいても社内のメンバー同士のコミュニケーションを活性化させるビジネスチャットツールがたくさん出てきています。

そこで今回は、特にIT系の企業で熱い支持を得ている"Slack"と、それを追いかけるMicrosoftの"Teams"について、実際の使用感も交えながら比較してみます。
文量が多くなってしまったので、2回に分けてお送りしますね。今回はまずは概要の部分をご紹介します。

そもそも、ビジネスにチャットって...(拭い去れない抵抗感)

ビジネスにチャットが良い?

ビジネスチャットの良いところは、

  • メールよりフランクに
  • (作業が)手短で
  • レスポンスの良い

コミュニケーションが取れるところにあります。
社員同士のコミュニケーションが向上することで、社員がいつ・どこにいても問題なく業務に取り組める環境作りを支援しますので、「働き方改革」の推進にはもってこいのツール、というわけです。

例えば、午後イチの打合せで資料を発表しなきゃいけないのに、まだ上長の確認をもらってないケースを想像してみてください。

ビジネスチャットを使っている企業なら・・・

9:28 @a-toyota すみません、先日の資料、確認至急お願いできますか?13時から先方とMTGで・・・
9:45 @b-honda 了解です。その資料、申し訳ないけどもう一度送ってもらえる?
9:46 @a-toyota お送りします[添付ファイルA.pptx]
10:13 @b-honda 確認しました。6Pの数字のとこだけ、この資料参考に直しておいて。[添付ファイルB.xlsx]
10:15 @a-toyota  ありがとうございます!承知しました。

きっとこんな感じのイメージでチャットが行われて、すぐに解決するでしょう。
チャットというツールの特性上、フランクなやり取りになるので、口頭で話しているかのように最小限の言葉と作業で、自分宛てのメンションもわかりやすく、レスポンスも上がります。

ビジネスチャットを使っていない企業でありがちなやり取り

おそらく、こんなメールを朝イチで書くことからはじめるのではないでしょうか。

本田さん
お疲れ様です、豊田です。先日はお打ち合わせありがとうございました。
その際にもお伝えしたのですが、こちらの資料の内容について、内容に間違いがないかご確認をいただきたく思います。
お忙しいところ恐れ入りますが、本日13時からの先方とのMTGで提示しなければならないため、お急ぎでご対応いただけますと幸いです。
何卒宜しくお願いいたします。云々・・・

今まではこうしたやり取りからコミュニケーションが発生するのが普通でした。
しかも、せっかく時間を掛けてこのメールを書いて送っても、上長はメールが埋もれてしまって見てないのか、なかなか返事が返ってこない。
結局メールを送ったあと席に戻ったタイミングを見計らって「さっきメール送ったんですけど、この件で...」というやり取りが発生する。

まさに、"あるある"なシチュエーションだと思いますが、こうして少し考えてみただけでも、1つコミュニケーションをとるのにチャットより2倍3倍の時間と手間がかかってしまうのが分かるのではないでしょうか。

導入を失敗するケース、それって...

私が以前所属していた営業の部署(もう5-6年前の話ですが)でも、ビジネスチャットの導入を試みた事がありました。
部長が利用を促進する目的で仕事以外のことも含めてちょくちょく発言するのですが、他のメンバーは総無視...という、なんともお寒い状況で、結局誰も使わなくなってしまいましたね。
ビジネスチャット導入においては、ありがちな失敗例かもしれません。

その時のことを、いち利用者の立場で思い返すと、「利用イメージ」や「利用することで受けられる具体的な恩恵、メリット」がメンバーに1mmも伝わっていなかったのが、失敗した原因の一つだったのではないかと推察します。
ビジネスにチャット、の良さや使うイメージが誰も良く分かっていなかったから、いくら上から「使え!使え!」と言ったところで響かないんですよね。
もし今までビジネスチャットツール導入を試みたけど失敗した、という企業さんも、このあたりが原因になっていませんか?

利用イメージや、利用することで受けられる恩恵・メリットを自社に当てはめて具体的にイメージするところからはじめてみましょう。

SlackとTeams、その概要

さて、「ビジネスにチャットツールが結構良さそう!」とイメージを持っていただいたところで、SlackとTeamsの基本から見ていきましょう。

いずれもチーム向けのチャットベースのコミュニケーションツールです。
それぞれ1:1でのやり取りももちろん可能ですが、チームやグループ単位でのやり取りで活用することでより真価を発揮するようなサービスとなっています。

仕組みや利用のイメージが湧くように、ツール内で使われる用語をまとめてみましょう。
チームのメンバーが「町内会」でこれらを使う場合だったらこうなる...という分かりやすい例をあげてくれたので、それと共に紹介します!

使われる用語のまとめ

1つのグループのこと

  • Slack:ワークスペース
  • Teams:チーム

ちょっと言葉が古いですが、いわゆる"チャットルーム"と同じようなイメージで、利用者が参加するチャットスペースのグループのことを指します。
もちろん、これはいくつでも作成し、参加することが出来ます。
例)町内会運営、町内会の奥様、などのグループ

グループ内のスレッド

  • Slack:チャンネル
  • Teams:チャネル

スレッドとは、グループ(Slackならワークスペース、Teamsならチーム)内で、「この内容に関して会話しますよ」というタイトルのようなものです。
例)ゴミ出し、回覧板、盆踊り、などそれぞれのテーマで話す時に

1:1でのやり取り

  • Slack:ダイレクトメッセージ
  • Teams:チャット

Skype for Businessで言うところのIM(インスタントメッセージ)ですね。
例)「町内会運営」というグループに属している佐藤さんと鈴木さんの2人だけの直接の会話

用語についてはこのくらいでしょうか。
こう見てみると、機能的には似通ったことが出来ますが、用いられる単語が違うことがわかりますね。

第一回まとめ

Slack / Teamsはともに、チャットベースのコミュニケーションツール。

▼チャットベースのコミュニケーションツールがこれからのビジネスに必要な理由

  • メールよりフランクに
  • (作業が)手短で
  • レスポンスの良い

コミュニケーションが取れること。
これによって、社員がいつ・どこで働いていても問題なく業務に取り組める環境が作られ、働き方改革をより一層促進することができます。

少し長くなってしまいましたので、機能比較や価格の比較については、次回の記事でご紹介しますよ。

※おことわり※
1.本記事はあくまで筆者本人が使ってみての情報をご紹介しているものです。
2.「Slack」については、弊社で取り扱っておりません。
3.Office 365相談センターに「Slack」の機能等のお問い合わせをいただいても一切回答できませんので、予めご了承ください。

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