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管理者に朗報!使われなくなったTeamsのチームの自動削除機能

  • 2019年11月01日
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管理者に朗報!使われなくなったTeamsのチームの自動削除機能

Office 365伝道師 五味ちゃん こんにちは、Office 365相談センターの五味です。
11月に入り、だいぶ涼しくなってきましたね。
私の周りでは風邪も流行り始めてきましたが、そろそろインフルエンザも気になる季節。熱かな?と思ったら無理せず病院へ。

病院といえば、最近Teamsの導入事例が出てきていますよね。(Microsoftさんのサイトなどでも検索すると病院の事例が出てきますよ)
Office 365の中でも特に最近アツい視線を集めているビジネスコミュニケーションツール「Teams」は、一般的な企業だけではなく、病院など医療、文教、行政など様々な業界で利用が始まっています。

Teamsは自由に会話のスレッド(チーム、グループ)を作成出来るのが良いところなんですが、そんな自由さや便利さの裏にはちょっと管理者泣かせな問題もあったりするんですよね・・・というわけで今回は、Teamsの管理の問題と、それを解決できるかも?な新しい機能についてご紹介します。

管理者泣かせ? Teams利用時の問題点とは

社内外問わず、ビジネス上のコミュニケーションのプラットホームとしてますます人気が出てきている「Teams」。
ユーザーからすると、自由に会話のスレッド(チーム、グループ)を作れるのでプロジェクトごとにチームを立てて...などとても便利なのですが...実はOffice 365の管理者からはこんな悩みも聞かれるんですよね。

  • "チーム"がどんどん作成され、どのチームを削除していいのかわからない
  • チームの所有者が異動/退職して、Teamsのチームの継続しての利用可否がわからず、放置されている

Teamsの"チーム"とは、まさにチームのことで、プロジェクトや部門単位の集まりとか、そういうまとまりのことを指します。よくあるケースとしては、プロジェクト単位でチームを作ったり、あるいは課単位などグループ単位で「チーム」を設けて、その中のプロジェクトごとに「チャネル」を立てたりすることが多いですね。

...とまぁ、このような使われ方をしているTeamsなので、確かに上のようなお悩みが出てくることは想像に難くないのではないでしょうか。
プロジェクトが終了したり、人がやめたりして使われなくなったチームの残骸(データ)だけが残り、無法地帯になってしまう...(そしてTeamsはSharePointの容量を食いますので、残骸がSharePointの残容量を圧迫していく...)

では、そんな無法地帯化を避けるためにはどうしたら良いでしょうか?
実は、とっても便利な機能があるんです。

Teamsの"チーム"のライフサイクル管理

Azure AD Premium Plan1 以上を契約いただくと、Teamsのチーム(グループ)のライフサイクル管理(Office 365グループの有効期限ポリシー)機能を使えるようになります。今お話してきたお悩みを楽に解決出来ますよ!

ライフサイクル管理でできること

Office 365グループの有効期限ポリシーを使えば...

  • チームの有効期限を設定できる
  • 有効期限がきたら、「所有者」が「手動で更新」する

こんなことが出来るようになります。
管理者側で有効期限を設定しておくと、有効期限が来ると自動的にこんなメールが届くので、チームの所有者は手動で更新を実施します。

mail.google.com_mail_u_0_.png

これが出来るだけでも、チームが無尽蔵に増え続けて、使用後も残り続けてしまう問題は解決できますが...ちょっと問題なのは「所有者」による「手動で更新」をするという、手作業での運用が必要というところでしょうか...。

2019年11月にはライフサイクル管理がもう少し便利に!

「なんだ、結局人の手を介さないと無理なんじゃん...ていうか勝手に消えちゃうのかよ...」とちょっと残念に思ったあなた!
諦めるのはまだ早いですよ。

有効期限設定をした場合、その有効期限時点でのそのチーム(グループ/Office 365グループ)機能が利用されていれば、自動的に有効期限が再設定(更新)されるようになるアップデートが近日実装予定です!
今月11月にリリース予定となっていますから、もうすぐですね。

Teams-group-automaticdelition.png

このアップデートが実装されれば、「ユーザーにとってはめちゃくちゃ便利だけど、管理者にとってはちょっと厄介なアイツ」ことTeamsも、管理者が大手を振って利用を推進できるようになっちゃうかも?
実装が楽しみですね。

まとめ

いかがでしたでしょうか?
今回は、Teamsのライフサイクル管理についてお話しました。

五味ちゃんのワインポイントまとめ | Office 365相談センター今回の五味ちゃんワンポイントまとめ

  • Teamsはチームを自由に作れるのがユーザーにとって魅力的だが、プロジェクトが終了したり、チームの所有者が辞めたりして使われなくなったチームのデータの管理をどうすべきか、は管理者にとって課題。SharePointの容量も圧迫しかねない。
  • Azure AD Premium Plan1 以上を契約すれば、Teamsのチーム(グループ)のライフサイクル管理(>Office 365グループの有効期限ポリシー)機能を使えるようになる!
  • Office 365グループの有効期限ポリシーでは、チームの有効期限の設定ができる
    現在は所有者による手動更新が求められるが、今後は「使っていれば自動的に更新」されるようになる!

管理者にとっては少し厄介なTeamsのチーム管理も、ライフサイクル管理の機能を使ってクリアしましょう!
11月予定のアップデートで、管理者が手間を掛けずに簡単にTeamsを運用できるようになると嬉しいですね。

この他、法人でのTeams導入時(導入前)のご相談は、Office 365相談センターまでお気軽にお問い合わせください。
※導入後のお問い合わせは、販売店さま、もしくは購入後の問い合わせ窓口までお願いいたします。
Office 365の専任スタッフが皆さまからのお問い合わせやご相談に丁寧に回答いたします。

それではまた、次回のブログでお会いいたしましょう!

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