Microsoft 365コラム
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Office 365伝道師 五味ちゃん
こんにちは、Office 365相談センターの五味です。
仕事をする上では、「計画通り」の成果を得る事はなによりも重要ですよね。しかし、プロジェクトが大きくなればなるほど、同時進行する多くのタスクを管理するのが難しくなっていきます。

そこで今回ご紹介したいのが、Office 365のプロジェクト管理のプラン「Project Online」。よくこのブログでも紹介するような通常のOffice 365のパッケージプラン(Business PremiumとかE3とか...)には含まれておらず別途契約が必要なので、あまりご紹介する機会がなかったんですが、Project Onlineはプロジェクト管理を行うための強力なツールなんですよ。

プロジェクト管理の手法

Project Onlineについて紹介する前に、プロジェクト管理ツールの役割と重要性について簡単にご説明します。

WBSとガントチャート

「事件は会議室で起こってるんじゃない!」という有名なセリフがありましたが、トラブルは実務現場で発生しますよね。プロジェクトを遅滞なく進めるためには、実務現場の進行状況をリアルタイムに把握し、トラブルが発生した際に速やかに適切な対処を行わなければなりません。

WBSはプロジェクト達成までに必要な作業を、小さなタスクに分解してタスク同士の関連性を明確化する手法です。分解して細分化したタスクごとにスケジュールを定め図表化したものをガントチャートと呼び、多くの場合WBSとセットで用いられます。
WBSとガントチャートを利用すれば、トラブルが発生しタスクとその影響の大きさを一目で見つけ出すことが出来ます。

PPM

PPM(Project Portfolio Management)とは遂行中のプロジェクトが経営に対してどのような影響を与えるのかを管理する手法です。企業経営を効率よく行うために考え出された手法で、プロジェクト失敗のリスクを減らし、投資回収率を大幅に増加させると言われています。

プロジェクトの進捗状況の情報に基づいて、過去に起きた事や推移傾向から将来の予測を行い、トラブルが起こりそうなタスクへの早期の対処を実現するのです。

Project Onlineのプランと機能

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Project Onlineにはプロジェクト内での役割に対応した3つのプランがあります。それぞれのプランと、それに含まれる機能についてご紹介します。

Project Online Professional

Project Online professionalは、チームリーダーがプロジェクトの管理を行うための機能を含まれています。

  • 1ライセンスあたり、5台のPCにProjectのアプリケーションをインストールして利用可能
  • タスク進捗状況更新、ドキュメント共有等
  • WBSやガントチャートの作成
  • 進捗レポートの確認
  • プロジェクトをクラウドへ保存
  • プロジェクトのリソース割り当て、要求等

Project Online Premium

Project Online Premiumは、主に経営者が複数のプロジェクトを評価する際に有効なツールです。Professionalの機能に加え、以下の機能が含まれています。

  • 複数のプロジェクトから最適なものを選択するための分析ツール
  • 複数のプロジェクトへのリソースの分配及びその最適化
  • プロジェクトのポートフォリオレポート
  • 財務管理
  • リソース要求の承認、却下、変更

Project Online Essentials

Project Online Essentials(※)は、チームメンバーが自分のタスク進捗状況を入力し、リーダーへ報告するためのツールです。合わせて作成したドキュメントの共有も可能です。

  • タスク進捗状況更新、ドキュメント共有等
  • 給与計算や請求書発行に利用可能なタイムシートの提出
  • Project Online Essentials は、別途購入が必要な上述のProject Online Professional または Project Online Premiumを所有するお客さま用のチーム メンバー アドオンプランです。単品での利用はできません。

各プランの価格

Project Onlineの各プランの価格は次の通りです。
Project Onlineは、Office 365のパッケージプラン(Business EssentialsやBusiness Premium、E3など)には含まれていませんので、別途契約していただく必要があります。

  • Project Online Processional:3,260円(税抜)/月・1ユーザー
  • Project Online Premium:5,980円(税抜)/月・1ユーザー
  • Project Online Essentials:760円(税抜)/月・1ユーザー

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Project Onlineがおすすめの企業とは

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Project Onlineの特徴はご理解いただけましたか?Project Onlineはこんなシーンで活躍しますよ!

プロジェクトの成功率を上げたい

WBSやガントチャートでプロジェクトの進行状況を見える化すると、リスクやスケジュール遅延に対し素早くケアできます。トラブル発生した場合に、まだ影響が小さなうちに発見し、適切な対処を実行しやすくなります。

プロジェクトを整理したい

PPMを使うと、プロジェクトのリスクや投資効果の判定が可能となります。プロジェクトの進捗に対して人、物、金などリソース配分の最適化を行う事で経営リスクの最小化と利益の最大化を狙えます。また、プロジェクトの状況を随時把握できるので、素早い経営判断にもつながり、プロジェクトの中止を決定するなど難しい決断が必要な場合の判断基準ともなります。

Office 365を導入済みでプロジェクト管理に課題感がある

Project OnlineはMicrosoftのサービスですのでOffice Suiteとの相性もばっちりです。
Word、Excel等との連携は当然ですが、Teamsでプロジェクト内のコミュニケーションや情報の共有を円滑に進められます。

まとめ

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多くの企業様のご相談を受けていると、収益の拡大、働き方改革、労働力不足解消など多くの課題の解決に悩まれている方が多くいらっしゃいます。

このアプリの持つ最大の機能であり導入の目的となるのは、プロジェクト管理の見える化です。Project Onlineを利用し、組織末端の作業効率改善だけでなく、企業全体での業務効率の向上が出来れば、企業を取りまく環境の変化への対応や多くの課題解決への大きな武器になるのではないでしょうか。

もし導入に際してご不明な点や不安なことがあったら、Office 365相談センターまでお気軽にお問い合わせくださいね。Office 365の専任スタッフが皆さまからのお問い合わせやご相談に丁寧に回答いたします。

では、また次回のブログでお会いしましょう!

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