Microsoft 365コラム
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Office 365伝道師 五味ちゃんこんにちは、Office 365相談センターの五味です。
業務効率改善を考えるとき、情報共有の不足や遅れによるロスが意外と多いと気づくことは少なくありませんよね。

そこで今回は、そんな情報共有の問題解決に役立つアプリケーションを紹介してみようと思います。

情報共有の目的

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情報共有は、ひとえに正しい判断を下すために行います。

早く正確な判断を促す

企業の業務効率を改善し、生産性を高めるためには、正確な判断が欠かせません。

正確な判断を行うためには正しい現状把握が必要で、そのためには正確な情報をタイムリーに得るのが必須条件です。

営業や製造のフィールド情報を正しく伝えるための情報共有システムは、組織として情報を入手してから決断を下すまでのスループット全体を潤滑に行うために必須のツールです。

情報を活用するためには

プロジェクト推進や、組織内外とのチームワークを進めるうえでは、さまざまなレベルでの情報共有が必要です。

スケジュール、進捗状況、共同製作するコンテンツ、アウトプット用のドキュメントなど、チーム内での情報を手軽に間違いなく共有しなければなりません。同時に、集めた情報のなかから目的の情報に素早くたどり着ける閲覧性の高さも兼ね備えなければ情報の有効活用はできません。

情報共有ツールの種類

一昔前の事務所であれば直接の面談のほか、電話、FAX、郵便などが主なコミュニケーション方法でしたが、いまはそれらが一部ITに置き換えられたり、よい所を残しながら共存しています。

社内外を問わず、コミュニケーションを図るためのツールは新旧取り混ぜて多様化していますので、適切な方法を選択するのがポイントです。

情報共有ツール

電話やFAXなど従来のコミュニケーションツールが完全になくなったわけではありませんが、より洗練された機能を持つツールの導入が進んでいます。

  • メール

郵便よりも早い、安い、保存性が高いなどのメリットがあり、既に一般的なツールになりました。

  • 音声通話・会議

電話がなくなったわけではありませんが、ネットワーク環境が整っていれば、音声通話もアプリケーションで行うことが増えました。コストが安く多人数同時通話が容易というメリットがあります。

  • ビデオ通話・会議

音声だけでは伝わりにくい場合は、ビデオ通話やビデオ会議の利用が一般的になっています。遠隔地との会議であれば、移動の時間とコスト削減になるため効果は大きいです。実用化当初と比べて導入のコストも大幅に低減されています。

  • チャット

メールよりもリアルタイム性の高い情報交換としてチャットも効果的です。

  • 社内SNS

おもに社内全体のコミュニケーションを取るツール、社内もしくはグループ全体への情報共有ツールとして捉えられていますが、機能面でチャットとの明確な違いはありません。チャットがSNSの一つに数えられることもあります。

  • 社内掲示板

連絡事項等が社内掲示板で行われる企業も多くあります。部門向け、チーム向け等、宛先を選択すればより細かな情報共有手段になります。

  • 社内wiki

ナレッジの共有及び蓄積に有効です。メンテナンスのコスト(手間)はかかりますが、新人教育等に活用することを考えると十分にペイされるのではないでしょうか。

  • 共有ストレージ

各種ドキュメント保存先やチームのワークスペースなどに活用されています。

グループウェアでまとめて運用

今は、さまざまなアプリケーションがあり選択肢が広がっています。それらの情報を一括して管理、連携してより高い効果をだすためにグループウェアを使う企業が増えています。

グループウェアの種類によって使える機能や使い勝手が異なるため導入時には注意が必要です。

Office 365を使って効果的な情報共有を進めよう

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Office 365はWord, Excel, PowerPointといったコア・アプリケーションによるOfficeドキュメントの作成だけでなく、クラウドを活用した情報共有ツールとしてもとても強力で、次のような目的でも広く活用されているんですよ。

スムーズな意思の疎通のために

Teamsはチャット、音声通話、ビデオ会議で従来のコミュニケーションツールとしての機能を持つほか、Office 365に含まれるほかのアプリケーションとの連携を通じて情報共有及びコミュニケーションのハブとしての採用が広がっています。

次項のドキュメントの共有にもつながりますが、Teamsのチャット機能で相談しながらドキュメントファイルを共同編集できたり、資料を画面に表示しながら音声チャットでプレゼンテーションを行えるなど、目的に合わせたアプリケーションとの連携は仕事のスタイルを効率的な姿に変えてくれます。

情報やドキュメントの共有に

WordやExcelで作成した報告書などのドキュメントはTeamsやSharePoint Online、OneDrive for Businessを通じて保管・共有できます。

SharePoint OnlineとFlowでワークフローや情報伝達を整理し決済権や決済ルートを定義することもできます。

ポータルサイトの運用にも

SharePointで企業やチームのポータルサイトを設置できます。掲示板やWikiを使った社内への情報共有や連絡、帳票フォーマットや規程類などのドキュメント共有に活用できます。

まとめ

s_gomichan-3shiro.pngOffice 365は、Office Suiteとの連携機能が非常に強力で、業務に必要な情報共有機能を網羅しています。ハブとして機能するTeamsは、アプリケーションの違いを意識する必要なくシームレスに活用できるインターフェイスとなっているため,苦労せず使用できます。

そのため、情報共有を強化して業務効率改善を狙いたい方にはOffice 365の導入を強くお勧めします。

もし導入に際してご不明な点や不安なことがあったら、Office 365相談センターまでお気軽にお問い合わせくださいね。Office 365の専任スタッフが皆さまからのお問い合わせやご相談に丁寧に回答いたします。

では、また次回のブログでお会いしましょう!

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