社内に情報共有ツールを導入した場合の問題点とは？

みなさんの会社では、どのような情報共有ツールを使っているでしょうか？
最近、「業務効率改善を目的として新たな情報共有ツールを導入したけれど、うまく効果が出ない...」とご相談をいただくことがあります。
今回は、すでに導入したものの効果があらわれずにお悩みの方や、これから導入を考えているという方へ向けて、情報共有ツール導入時に起きやすい問題を解説いたします。

どのような問題が発生するのか？

情報共有ツールを導入する際に発生する恐れのある問題には、次のようなものがあります。

利用頻度があがらない

情報共有ツール導入直後に問題となりがちなのが、思ったほど利用頻度があがらない、定着しないというケースです。

情報の共有が進まない

情報を集めようと思っても、必要な情報が見つからない。もしくは多くの情報を集めても、必要な相手に届かないというケースも見られます。

情報が多すぎて処理しきれない

前のケースとは逆に、なんでも共有しすぎて情報が多すぎるのも問題です。

チームワークが悪くなる

情報共有ツールに頼るあまり、直接のコミュニケーションが不足し、チームメンバーの孤立化が進む場合もあるようです。

問題が発生する原因とその解決方法

前項でご紹介した問題は、一つの原因によって引き起こされるわけではありません。以下にご説明するいくつかの要素が相互に関係し合い発生します。

それぞれの要素に対して、包括的に解決策を講じるようにしましょう。

情報共有の目的が理解されていない

新しいツールを使いこなすためには時間や労力といったコストがかかります。情報共有の目的が理解されていなければ、そもそも新しいツールを使いたいという動機が生まれず、利用頻度があがりません。

まずは、何を目的として情報共有を進めるのか、情報共有を進めることによってどのような効果が期待できるのかを、わかりやすく伝えましょう。

情報共有のルールが定まっていない

情報共有のルールが定まっていなければ、人により共有すべき情報の取捨選択や共有方法、共有相手がばらばらになり、必要なところへ情報が届かなくなります。

共有すべき情報の種類、情報共有の方法とルートを定め、情報不足や情報過多により処理の効率と精度が悪くなることを予防しましょう。

初期の教育ができていない

情報共有のルールが定まっていても、実行できなければ効果は発揮されません。

情報共有のルールとツールの使用法を教育、共有しなければいけません。

情報共有のニーズとツールの機能がマッチしていない

現場の情報共有のニーズとツールの機能がマッチしていなければ、いくら高機能のツールでも定着しません。

チームのコミュニケーションを深めたい、ナレッジの共有を進めたい、業務のスピードアップを図りたいなど、ニーズに合わせた機能と使い方を想定し、ツールを導入するようにしましょう。

情報共有に手間がかかる

機能ごとに異なるアプリケーションを立ち上げなければならない、情報共有先の指定に手間がかかるなど、わずかな面倒がユーザーの行動に影響を与えます。

情報共有には多くのツールがありますが、必要な機能を備えているだけでなく、手軽に使えるツールを選択しましょう。

情報共有ツールにのみに頼ってしまう

情報共有ツールは仕事の効率を改善する手法の一つであり、これだけですべてが賄えるわけではありません。会話する方が情報量は多く、感情やニュアンスなども伝えやすいものです。

また、社内のコミュニケーションは仕事の話だけではありません。雑談といった個人間の相互理解が、情報共有の心理的な壁を取り払う場合もあります。

ミーティングと雑談を並行して、チームワークを高めましょう。

Teamsに情報共有の問題解決をおまかせください

情報共有を円滑に行うためには、目的を明確にしてルール化することがとても重要です。しかし、それと同時に満足できる機能と使いやすさを兼ね備えたツールの選択も求められます。

Teamsであれば、幅広い機能を備えており、情報共有の課題解決にもおすすめです。

シーンに合わせた情報共有が可能

メールよりも気軽に使えるテキストチャット、電話の代わりに使える音声チャット、ビデオ会議や遠隔地への教育などにも活用できるビデオチャットなど、シーンに合わせてコミュニケーション方法を選択できます。

他アプリケーションとの連携が可能

Teamsはチャットなどのコミュニケーションツールとしてだけではなく、Office 365やサードパーティ製アプリケーションも含めた多くのビジネスアプリのハブとしても活用ができます。Office 365と連携することで、タスク管理、プロジェクト管理、スケジュール調整、社内ポータル、掲示板など、必要な機能を追加して運用できます。

また、使いなれたWordやExcelを利用できるため、導入がスムーズです。アプリケーションの導入には、ソフトウェアやハードウェアの導入費用のほかに、ユーザーへの教育のための費用や時間も必要となります。このような目に見えにくい導入コストを抑えられるのもTeamsの大きなメリットの一つです。

手間のかからないファイル共有が可能

Teamsを活用すると、アプリケーションで作成したデータの保存先がチャネルごとに確保されるため、共有相手や保存場所を意識しなくても情報を共有できます。

まとめ

すでに情報共有ツールの導入を進めている方であれば、ついうなずいてしまう内容もあったのではないでしょうか。情報共有ツールはとても優れた道具ですが、導入するだけで効果があがるというわけではありません。目的や使い方をよく考えて、上手に使っていただければと思います。

また、これから情報共有ツールを導入するのであれば、Microsoft Teamsをおすすめします。ビジネスアプリケーションの定番であるOffice 365と連携できるため、便利なのはもちろん、導入のための教育コストも削減できますよ。

もし導入に際してご不明な点や不安なことがあったら、Office 365相談センターまでお気軽にお問い合わせくださいね。Office 365の専任スタッフが皆さまからのお問い合わせやご相談に丁寧に回答いたします。

では、また次回のブログでお会いしましょう！