ニュー・ノーマルな時代に対応！Teamsを使って代表電話を着信・応答する方法

こんにちは、Office 365相談センターの五味です。
先日、緊急事態宣言が解除されましたね。通勤・通学時の電車や、街の飲食店にも少しずつ人が戻ってきているようです。
しかし、"With コロナ"ですとか、"ニュー・ノーマル"という表現がよく使われているように、コロナ以前の元の日常に戻るのではなく、新しい日常に適応していくことが求められていますよね。

今回のコロナ感染症拡大の騒動で、在宅勤務・テレワークのニーズが急激に高まりました。そして特にOffice 365・Microsoft 365のTeamsは大変注目を集め、多くの企業で新規導入されました。
そして今、「新しい日常」への適応していくために、こうした在宅勤務・テレワーク（ツールも含めて）は一時的な導入ではなく、継続的な運用をしていこうという動きが加速しています。

そこで今回は、そんなニュー・ノーマルな時代の働き方にふさわしいTeamsの新機能「代表電話番号付与」についてご紹介します！

テレワークの時の課題「電話が取れない」

テレワーク中の問題はいろいろありますが、その中の一つに、会社の電話番号にかかってくる電話がとれない、という課題をお持ちの企業もあるのではないでしょうか？

コールセンターや問い合わせ窓口など（Office 365相談センターもそうですね！）で、必ず会社の電話がかかってくるような業務では、仕方なく従業員をシフト制にして出社させ、電話番をさせることもあるかもしれません。
電話をなくせばいい、という極端な考え方もなくはないですが...
なかなか「今日から電話番号なくします！」なんて急には言えないケースも多くありますよね。

そんな課題を解決するのが、今回ご紹介するTeamsの新機能です。
Teamsの電話機能を拡張し、代表電話番号の着信ができるスグレモノです。

「電話が取れない」を解決する新機能・Teamsで代表電話着信！

Teamsの標準機能では一般電話回線との通話はできない

今回の記事ではTeamsで代表電話番号の着信ができる機能についてご紹介するわけですが、実はTeamsの標準機能では一般電話回線との通話はできないんです。

Teamsの標準機能では、ビジネスチャット・Teamsユーザー同士の通話（IP電話）、ビデオ会議ができます。一般電話回線との通話は出来ないので、今回の機能を実装するためには、Teamsに追加プランを契約していただく必要があります。

追加プランの契約で、Teamsで電話着信が可能に

Office 365/Microsoft 365のTeamsに電話機能拡張用アドオンライセンスをつけて、管理者側で電話（音声）設定※をすると、Teamsのクライアント画面上でTeamsで取得した代表電話番号の着信に出られるようになります。
これなら会社に居なくても、Teamsがつながればどこでも電話出られて、従業員も安心して業務に従事できますよね。
もちろん、電話工事も不要です。
さらに、電話機も不要なんです。
Teamsのアプリケーション/アプリ上から通話するだけで良い（Teamsが入っているPCで着信できちゃう！）という点も嬉しいですね。

• Teams管理センターでの「音声」（電話番号、通話キュー、自動応答）設定が必要です。この設定を実施しないと、Teamsで代表電話番号の着信できません。詳しくはこちら（Microsoft Docs｜自動応答および通話キューの通話に Teams から直接応答する）

できること

• 代表電話番号をTeamsの管理画面から取得できる
• 代表電話番号で着信ができる
• 代表電話番号への着信をTeamsから応答（通話）ができる
• 代表電話番号への着信をTeamsのWindows/Mac、スマホ/タブレットから応答ができる
• 代表電話番号への着信を複数人同時に着信して１名が応答（通話）できる
• 代表電話番号への自動応答設定ができる

Teamsで電話着信するために必要なもの

• Teamsが使える環境（Office 365/Microsoft 365の契約と利用環境、インターネット）
• Teamsで応答する端末（Windows/Mac、スマホ/タブレット）と（任意で）マイク付きイヤホン
• 電話機能拡張用アドオンライセンス（※ユーザーライセンスです）

拡張用アドオンライセンスは、以下のいずれかのプランからお選びください。
どちらのプランも代表電話番号で電話応答するユーザーに対してライセンスを契約・付与する必要があります。
番号単位のライセンスではありませんのでご注意ください。

1. 「Phone System（電話システム）」ライセンス【参考税抜き価格月額870円/ユーザー】
   こちらは従来からある拡張アドオンライセンス、E1を含むEnterprise系プラン用の拡張ライセンス
2. 「Microsoft 365 Business Voice」ライセンス（2020年4月から提供開始）【参考税抜き価格月額870円/ユーザー】※
   こちらは新しく発表された電話機能拡張用アドオンライセンスです。
   Phone System（電話システム）と違い、Enterprise系プランだけに付与できるという制限がない便利なプランですが、契約上限ユーザー数は300ユーザーまでとなっていますのでご注意くださいね。

• 新しく提供開始になった「Microsoft 365 Business Voice」の詳細はこちら（Microsoft Docs | Microsoft 365 Business 音声サービスの説明）

注意点・できないこと

このように、ニュー・ノーマルな時代を生き抜くためにとても便利に見えるこの機能ですが、実は着信応答専用であることにご注意ください。その他、注意事項を下記にまとめますので、Teamsを使ってこうした機能を実装してみたい！という方はしっかりご確認くださいね。

• 電話番号は選べません（Teamsの管理センターから電話番号を発番します。発番される電話番号の市外局番は03です。）
• 代表電話番号を使ってTeamsからの外線発信はできません
• 今お使いの電話番号をTeams用の代表電話番号へ移管できません
• Teamsからの電話への外線発信はできません
• 取得できる代表電話番号は、テナントに対して25個までとなります※

• 25個以上の番号を発行するには、次に出てくる電話機能拡張用アドオンライセンス（ユーザーライセンス）を10ユーザー契約毎に１番号追加で発行できるようになります。

まとめ

いかがでしたか？
今回は、Teamsのプラン拡張で代表電話番号着信ができる新機能について、ご紹介してみました。

ちょっと融通が利かない点もまだまだ多い機能ではありますが...
ニュー・ノーマルな時代を迎えるにあたって継続的にTeamsをご利用いただくなら、こうした機能拡張をしていただくと、企業としてより柔軟に時代の変化に対応できるようになるのではないでしょうか？
機能拡張についてご不明な点があれば、ぜひOffice 365相談センターにお問い合わせください！

この他、法人でのOffice 365導入時（導入前）のご相談は、Office 365相談センターまでお気軽にお問い合わせください。
※導入後のお問い合わせは、販売店さま、もしくは購入後の問い合わせ窓口までお願いいたします。
Office 365の専任スタッフが皆さまからのお問い合わせやご相談に丁寧に回答いたします。

それではまた、次回のブログでお会いいたしましょう！

PHOTO：TicTacさんによる写真ACからの写真