Teamsを活用した業務効率化の方法

業務効率化のツールや、新型コロナウイルスへの対応で在宅勤務をはじめるためのツールとして、Teamsが注目されていますね。
TeamsはMicrosoftの音声・ビデオ会議ツールだったSkype for Businessの後継のコミュニケーションツールで、Office 365に含まれる様々なグループウェア機能やWord,Excel, PowerPointといったOfficeアプリケーションとの連携によって、効率のよい作業環境づくりに活用することができます。

今回は業務効率化の例と、TeamsをハブとしたOffice365の活用例についてご紹介します。

無駄な業務をなくす

業務効率化としてまず取り組みたいのがムダの削減ですよね。今の業務を棚卸しして、不要な業務をとりのぞくのが業務効率化の第一歩です。

業務の重要度を評価し、不要なものはなくす

ムダをなくすために、まずは業務内容の現状把握を行いましょう。日々どのような作業を行い、どのくらい時間がかかっているのか。それぞれの業務の重要度、優先度をABCランク付けなどで評価してください。

よく調べると、優先度の低い作業や重複している作業が見つかるはずです。不要な作業はなくし、重要度の低い業務は報告書のボリュームを小さくする、毎日実行を週一実行に削減するなど、アウトプットレベルをコントロールして工数削減につなげましょう。

業務を自動化する

毎回同じ作業を繰り返すルーチンワークは、可能な限り自動化を試みましょう。

Office 365のFlowを使うと、ワークフローの可視化と自動化が同時に出来ます。ワークフローにまとめにくい業務があったとすれば、フロー自体にムダがあるかもしれないので再検討の余地ありですよ。

FlowはTeamsとの連携により、チームのチャネルでタブを追加して業務フローの作成と管理ができます。

例えば、客先から注文メールが届いたら、出荷部門への発注指示や購買部門への発注連絡を送信するといった処理が自動化できます。メールやTeamsのメッセージなどで報告し、内容をチェックして承認や拒否するなど、そのプロセスは自由に設定可能です。

業務を標準化する

次に行うのは業務の標準化です。共通のフォーマットで実行可能な処理がバラバラに処理されているケースや、フォーマットがないために業務のアウトプットの品質にばらつきが出ているケースはないでしょうか。

フォーマットの統一や標準作業のマニュアル化は、業務効率改善と業務品質の向上につながります。

Teamsのファイル共有機能を活用してマニュアルを共有し、マニュアルに定められたフォーマットを使って作業を行えば簡単に作業の標準化が進められます。マニュアルの書式が定められている場合はWordなどを用いた定型ドキュメントとして、より簡単に運用したい場合はTeamsのWiki機能を活用するなど方法は様々です。

情報共有化のロスを省く

Teamsはコミュニケーション機能をベースとして開発されています。この機能を上手に使えば、遠隔地やリモートワーカーとの連絡にチャットやテレビ会議などを活用でき、移動のコストや時間の削減が見込めます。

また、スレッド方式のチャットを用いて一つの課題について解決策を練る、チャットで意見交換を行いながらファイルの共同編集でドキュメント作成を行う等、必要とされるレスポンスやコミュニケーションの濃度に合わせてツールを使い分けられます。

Teamsひとつで必要に応じたスタイルでコミュニケ―ションが取れますので、目的や相手に合わせた方法を選択しましょう。

権限と分担の見直し

業務を効率よく進めていくためには、正確な情報に基づいた迅速な判断が必要です。

仕事のスループットを高めるためには、権限と分担を日ごろから見直して素早い行動ができるようにする必要があります。業務を整理する際には、次のような点に注意して業務のバランスをとってみましょう。

仕事のバランスを見直して分担を整理

誰か一人に仕事の負荷がかかりすぎるようでは、組織としてのバランスが崩れてしまいます。

チーム内の仕事の棚卸を行って、人員の配置や負荷が均等になるように調整しましょう。

スキルアップで業務レベルを平準化

よく見かけるのがその人にしかできないから担当している、できる人のところに仕事が集中する、と言った状況です。

前項の共通フォーマットやマニュアルを活用して、メンバーのスキルアップと平準化をすすめましょう。

権限を分けてスピードアップ

決裁のハンコをいくつも集めないといけないような組織づくりでは、素早い判断は実現できません。業務の重要度に合わせて決済権限を分散、委譲することも重要です。同時に、決裁者に対しても必要な情報共有が素早く実施される環境を構築しましょう。

Teamsを用いた素早い情報共有と、FlowもしくはSharePointを用いた承認フローが、決裁者の素早い判断を可能にしてくれます。

Teamsについてはこちらのページから！

ご紹介してきたTeamsについては、こちらのページでも紹介しています。あわせてお読みください

まとめ

Teamsを中心としたOffice 365の各アプリケーションの連携は、単なるドキュメント作成ツールにとどまらず、業務フローの改善にまで大きな効果を発揮するポテンシャルがあります。
長い期間を掛けて作りあげてきた従来の業務フローは、過去の経験が多く生かされているとは思いますが、担当者の代替わりや外的環境の変化により、最適ではない部分もでてきているのではないでしょうか。
業務の改善に取り組まれる際には、ぜひTeamsを用いたワークフローの改善をお試しください。

もし導入に際してご不明な点や不安なことがあったら、Office 365相談センターまでお気軽にお問い合わせくださいね。Office 365の専任スタッフが皆さまからのお問い合わせやご相談に丁寧に回答いたします。

では、また次回のブログでお会いしましょう！