Microsoft 365コラム
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みなさんの会社でもいろいろな業務効率化の施策を実施されているでしょうか?
年発表された中小企業白書によると、従業員過不足DI(ディフュージョンインデックス:数値変動の方向を示す動向指数)は2009年をピークとして低下傾向が継続し、2013年には調査対象の全業種がマイナス(働き手不足状態)となるなど悪化が続いているそうです。これは、少子高齢化に伴う就業者人口の減少が主な原因で、今後も継続すると考えられています。

このような情勢のなかで、限られた人員で企業活動を継続するためには、業務の効率化が必須です。
しかし、具体的には何をしたら良いのでしょうか?

今回はその目的と手段を整理して、具体策をご紹介したいと思います。

業務効率化の目的

まずは業務効率化の目的を整理してみましょう。

生産性の向上

業務効率化は生産性の向上のための手段の一つです。

生産性の向上とは時間や資金等、限られたリソースのなかで得られる成果を伸ばすことを指していて、その方法は業務効率改善を行うか成果を得るためのリソースを減らすかのいずれかしかありません。

業務効率が改善されれば、同じリソースで得られる成果を増やすことができます。

長時間労働の改善

人手が足りないなかで現在の企業規模を維持・拡大するためには時間当たりの生産性を上げるか、1人あたりの労働時間を伸ばすしかありません。それに関わる社会問題として、日本人の労働時間は、他の先進諸国と比べても長く、時間当たりの生産性が低いことで知られています。

業務効率が改善されれば、より短い時間で成果を得られるため、長時間労働の改善にも直結します。

コスト削減

コストとは、お金や時間など、経営上必要な「リソース」とほぼ同じ意味を指します。

業務効率改善によって労働時間が短縮出来れば、人件費の他、光熱費、交通費、通信費等多くの経費削減にもつながります。

一方、業務改善にもリソースを消費しますので、必要な投資と成果のコストパフォーマンスは良く考える必要があります。

人材の育成、確保

間接的な効果となりますが、労働環境の改善は人材の育成や確保にもつながります。労働者人口が減少するにつれて有用な人材確保が加速度的に難しくなると予測されています。優秀な人材の流出を避け、自社での人材教育を効率化することも業務効率改善の目的の一つとなっています。

業務効率を下げる要因

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業務効率を改善するためには、効率を下げる要素をつぶしていくのがもっとも判りやすい方法です。では、業務効率を下げてしまう要因にはどのようなものがあるでしょうか。

適切なルールが定まっていない

適切なルールとは、だれがやっても同じ品質の業務を行える基準です。適切なルールがない原因としては、そもそもルール化されていない、もしくは実態に合っていない、旧態依然として現状に合わせた改訂ができていないなど様々な状況が考えられます。

ルール化されていない業務では作業に間違いが生じやすく、手戻り、修正やクレーム対処により多くの時間がかかり、その悪循環により著しく業務効率が落ちてしまいます。

また、ルールがなければマニュアルも策定できず作業が属人的となってしまい、結果的に人の交代により手順が失われたり伝承ができないなど、長期的なスパンでの効率悪化にも結び付きます。

意思決定の遅滞

組織においては、業務に必要な計画の決定、購買、契約、受注などあらゆる業務に責任者の決済が必要です。

決定権が誰にあるかわからない、決定権が複数の人間にまたがっていて時間がかかる、意思決定に必要な情報が得られない(情報伝達の不効率)など、意思決定が遅れる要因は業務の進捗を妨げます。

業務改善の方法と役立つOffice 365アプリケーション

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以上のような業務効率を下げてしまう要因に対して、企業はどのような対策を講じれば良いのでしょうか?

実は、当サイトでご紹介しているOffice 365が業務効率の改善にお役に立ちますよ。では、具体的にどういう点で役立つのか、簡単にご紹介します。

マニュアルにより業務のルールを明確にする

まず取り組みたいのは、業務のルールを定めてマニュアル化することです。

マニュアルには仕事の進め方の他、報告書のフォーマットや頻度、情報伝達のルートなども定めておきましょう。

また、マニュアルの作成はWord、Excelのテンプレートにしてしまうと作業を簡略化出来ます。マニュアルごとに書式が異なると混乱の元ですし、統一した書式であれば、書類が読みやすく、誤読を避けたり処理時間を短縮する効果もあります。

完成したマニュアルはTeamsやSharePoint、(あるいは個人間ならOneDrive for Business)でプロジェクト内に共有化するとさらに効果的ですよ。

情報の伝達を効率化し、精度の高い意思決定を行う

マニュアルに従って行った業務の成果は、共有化することで経営上の判断を下すための貴重な情報となります。

情報伝達を効率化する方法としては、報告書のフォーマットを定め処理効率を高める、情報共有の方法・ルートを定める、承認権限の所在を明確にするなどがあります。

まずはマニュアル制定時と同様にWordやExcelで報告書のフォーマットをテンプレート化し、Teamsなどを使って共有すると良いでしょう。

情報共有のルートや承認権限を定めるのには、SharePointのドキュメント承認ワークフローを用いた、書類の流れや承認の順序、権限の自動定義化がとても便利です。そもそも、このツールに載せられないワークフローは改善の余地があるかもしれませんよ。

また、Teamsには業務上のコミュニケーション、情報共有のハブとしても多く利用方法があります。チャットや通話、ファイル共有、ドキュメントの共同編集、タスク管理等、情報共有のための基本機能や他のアプリケーションとの連携機能が含まれているのです。多くのアプリケーションと連携できるため、業務のステップに合わせて必要な機能がシームレスに利用でき、ストレスなく作業が進められます。

まとめ

業務効率の改善は常に求められているものの、具体的方策に困っているという方はとても多いのではないでしょうか。

今回ご紹介した方法は、いずれもOffice 365で実現できる解決方法です。価値を生まない仕事をなるべく省きたいと考えている方は是非Office 365を活用して業務効率の改善に取り組んでみてください。

もし導入に際してご不明な点や不安なことがあったら、Office 365相談センターまでお気軽にお問い合わせくださいね。Office 365の専任スタッフが皆さまからのお問い合わせやご相談に丁寧に回答いたします。

では、また次回のブログでお会いしましょう!

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