Microsoft 365コラム
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仕事をするうえで、正社員・契約社員・派遣・パートなど多くの雇用形態があるように、勤務形態にも多様な形が生まれています。その1つにリモートワークが挙げられますが、どのようなメリットやデメリットがあるのでしょうか?

今回は、リモートワークのメリットとデメリット、そしてそれに関わるOffice 365(主に Teams)の活用法をご説明します。

リモートワークのメリット

総務省による『地域企業に学ぶテレワーク実践事例集』によると、次のようなメリットが挙げられています。

参考サイト:地域企業に学ぶテレワーク実践事例集

企業にとってのメリット

まずは企業側から見た場合のメリットです。

生産性の向上、人材の確保

営業職では顧客への対応の迅速化、研究開発職では集中的な作業により業務効率の改善が期待できます。
働き方を選択できる環境は、人材の離散防止や新たな人材確保にもつながります。

オフィスコストの削減

オフィスを維持するためには、事務所の家賃や光熱費などの費用のほか、社員の通勤、出張などの交通費がかかります。リモートワークではこれらの費用を削減できます。

事業継続性の確保(BCP)

リモートワークでは、スタッフが1つの事務所に集中しないため、災害時の人的被害や機能消失のリスクを分散させることができます。

就業者にとってのメリット

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リモートワークには就業者側にもメリットがあります。

ワークライフバランスの向上

リモートワークでは、通勤時間が削減できるため、家族と過ごす時間の増加など、仕事と生活の両立を図りやすくなります。

家事従事者・高齢者・障がい者などの就業促進

リモートワークで在宅勤務が可能となれば、育児や介護などのライフイベントにも対応しやすくなります。また、高齢者や障がい者など通勤が困難な人も労働環境を得られます。

社会にとってのメリット

社会全体に対しても、次のようなメリットがあります。

雇用の創出と労働力創造

退職した高齢者や障がい者などが就業可能となることは、人手不足が進む人材市場においても大きなメリットと言えます。

環境への負荷の軽減

オフィスが省力化し、通勤や移動が減少するとCO2排出量や電力消費の削減にも効果があります。

地域活性化

地方においても人材誘致、企業誘致が容易なため、地域経済の活性化の機会が増えます。

リモートワークのデメリットと解決策

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総務省の『テレワークの動向と生産性に関する調査研究報告書』によると、テレワーク(リモートワーク)採用時のデメリットとして次のような点が挙げられています。

なお、このようなデメリットがあるにもかかわらず、多くの企業がリモートワークを導入しているのは、メリットの方がより大きく評価されており、なおかつ、目的に応じた制度設計とICTツールを活用してこれらのデメリットを克服しているからです。

国土交通省の『テレワーク実施におけるワーカーの課題に対する企業の取り組み』では、既にリモートワークに取り組んでいる企業の様々な対策が紹介されています。紹介さ入れている事例から、リモートワークのデメリットに対するOffice 365を使った解決策を併せてご紹介します。

参考サイト:テレワークの動向と生産性に関する調査研究報告書

参考サイト:テレワーク実施におけるワーカーの課題に対する企業の取り組み

情報セキュリティの問題

リモートワークにはICTが欠かせず、多くの場合、ワーカーに対してPCやモバイル端末、クラウドを通じた業務サービスなどが提供されています。しかしながら、これらの業務環境は、端末の盗難・紛失や業務データへの不正アクセスを通じて情報漏洩のリスクを高めてしまいます。

Office 365は、ユーザー管理機能やセキュリティ機能が充実しておりユーザーごとにアクセスできる情報を限定でき、不用意な情報の漏えいリスクを下げられます。また、メールを通じたウィルスなどによる攻撃に対してはMicrosoft Exchange Online Protection(EOP)やOffice 365 Advanced Threat Protection(ATP)が、アカウントの乗っ取りの監視にはOffice 365 Cloud App Security(MCAS)が有効です。

参考サイト:Office 365で出来る不審なメールへの安全対策とは―EOPとATP

参考サイト:Office 365を止めるな!MCASで安心・安全、ラクラク管理

社員の労務管理の問題

リモートワーク導入の現場からは、「リモートワーカーの労務管理が難しい」「働き過ぎてしまう」といった指摘が挙がることがあります。

このような問題に対しては、勤怠システムを導入したり、アクセスログにより勤務時間を確認するといった運用を行っているケースが報告されています。Teamsには在席状況を示す機能があるため、超過勤務などをなくすためには在席状況を共有化して勤務状況の見える化を行うのも良いのではないでしょうか。

社員の業務管理の問題

企業にとっては、「リモートワーカーは生産性が低下する」「業績評価が難しい」「ワーカーがサボっているのかどうかわからない」と言う心配が尽きません。リモートワークを管理するうえでは、管理側と労務者側で明確な評価基準を定めておくべきでしょう。同時に、ICTツールを用いてタスクやプロジェクトの進捗管理を行うのも効果的です。

Office 365のPlannerであればタスク管理とプロジェクト進捗管理を同時に行えます。作業者がタスクの進捗状況を入力すれば、プロジェクトの進捗状況へ反映されます。これにより、どのタスクがプロジェクトの遅れの原因となっているのかが一目でわかりますよ。

コミュニケーションの問題

リモートワークでは、事務所などで社員同士顔を合わせることがありませんので、対面でのコミュニケーションの絶対量は減ってしまいます。上司・部下間の指示・命令やスタッフ間のコミュニケーションが減ると、チームワークに支障が出る、スタッフの孤立感が高まるなどの問題が指摘されています。

フルリモートの職場でなければ、定期的な対面ミーティングを行い意識的にチーム内のコミュニケーションの場を設けるなどの配慮が有効です。フルリモートの場合は、上司と部下の間での1on1のオンライン面談をこまめに行ったり、朝会・夕会など定期的なチーム間のオンラインミーティングを開催したりと、積極的にオンラインで話す場を設けることが効果的です。

新型コロナ対策で3月から全社的に在宅勤務を行っているSB C&Sでも、そうした取組により部門内でのコミュニケーションの課題を解決しています。また、気軽にレスを付けやすく会話のリアルタイム性も高いチャット機能も積極的に活用して、コミュニケーションの活性化を図りましょう。こうした場面でもTeamsが活躍しますよ。

TeamsはSkype for Businessの後継のアプリケーションで、web会議・ビジネスチャット機能を提供するサービスです。更に、Office 365に付属している様々なグループウェア機能(ファイルストレージ、ドキュメントの共同編集、スケジューリング、タスク管理など)をTeams上で利用できますので、Teamsが一つあるだけで、リモートで業務を行う際のコミュニケーションの課題をぐっと減らしますよ。

まとめ

リモートワークにメリットを感じる企業は多く、自社のスタイルに合わせてさまざまな制度の導入が進んでいます。一方で、直接顔を合わせる機会が減ることによるデメリットを感じている企業が多いのも確かなようです。リモートワークが広がりを見せているのはこのデメリットをICTツールによってカバーできるようになったことが大きな理由の一つです。Office 365もそのツールの1つとして広く活用されています。

リモートワークの導入を検討されている方、すでに導入したが困りごとがあると言う方は、是非Office 365をお試しください。

もし導入に際してご不明な点や不安なことがあったら、Office 365相談センターまでお気軽にお問い合わせくださいね。Office 365の専任スタッフが皆さまからのお問い合わせやご相談に丁寧に回答いたします。

では、また次回のブログでお会いしましょう!

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