Office 365のデメリットとは？導入前に確認しておこう！

こんにちは、Office 365相談センターの五味です。

最近、職場で使うOffice製品を、買い切り型の永久ライセンスからOffice 365へ移行を検討する際に、運用方法によってはデメリットを感じてしまうというお話を耳にします。

今回は、Office 365導入時にデメリットと感じやすい点と、それを打ち消すメリットについてご紹介します。Office 365の運用を検討している方は、導入前にぜひ確認してみてください！

Office 365のデメリットとは？

まずは、Office 365のデメリットについてみていきましょう。どのようなものが考えられるのでしょうか？

費用面でのデメリット

Office 365のデメリットとしてよく挙げられているのが、契約方式による費用の違いです。
Office 365は一定期間の使用権を購入するサブスクリプション※方式となっています。

• サブスクリプション：「定期購読」と和訳される単語。新聞や雑誌などの定期購読のイメージです。

この契約方式では、年額、もしくは月額で費用が発生します。

Officeは今まで、Office 2003、2007、2010、2013、2016、2019...と3年毎に新しいバージョンがリリースされてきました。
新バージョンがリリースされるごとに買い替えてきた企業さんにとっては、サブスクリプションに切り替えてもコストは変わりませんが、「サポートが切れるまで(Officeのサポートは合計で最長10年)一度買ったら買い替えないよ」というお客さまなど、長期間利用するケースでは買い切り型の永久ライセンスの方が安価となります。

それから、ホテルや小売店舗などでありがちなのが、共有パソコンが1台あれば良い、というケース。従業員は十数名いるけれども、個人に紐付くデータなどはあまりなく、みんなで一緒に使えるパソコンが1台あれば......というような場合も、買い切り型のほうがサブスクリプション型のOffice 365よりも費用が安価となることが多いです。
Office 365も共有パソコンでの利用(共有PCに"共有PCモード"でOffice 365のアプリケーションをインストールする)はできますが、"ユーザーサブスクリプション"(ユーザー1人あたりに定額の利用料が発生する)のため、利用する従業員数分のOffice 365のライセンスが必要となります。

デメリットの解決方法とおすすめの使い方

それでは、デメリットを解決する方法はあるのでしょうか？おすすめの使い方と一緒に、ご紹介します。

ケース・バイ・ケース？コストは最適化出来る場合も

Office 365のデメリットとして長期間利用時の費用を挙げましたが、必要な数量・期間だけ利用料をお支払するというサブスクリプションは、従業員の流動が激しい企業にとっては、逆にライセンス数やコストの最適化につながることも実は多くあるんですよ。社員増を考慮して余剰を見込んでライセンスを購入しないといけないとか、途中で社員が辞めてしまって残期間分が無駄になってしまうということは発生しません。

また、Office 365はWindows PCもしくはmac 5台、タブレット5台、スマホ5台が同時に利用可能です。特に、Windows PCとMacを両方使っている社員がいた場合、Office 365ならライセンスを二重に購入する必要もなくなります。

そして、このようにライセンス数を最適化でき、しかもOffice 365の管理者画面で１画面で管理できるOffice 365なら、今までちまちまとライセンス管理をエクセルなどを使い手作業で行ってきた情報システム部門や総務部門担当者の手間が省けるのもポイント。Office 365は "見えないコスト" の削減にも繋がっているわけです。

「うちには買い切り型とOffice 365と、どっちが合っているのかな？」とお悩みの方は、ぜひOffice 365相談センターまでお気軽にお問い合わせくださいね。

一時的なオフラインでも利用可能

30日周期の認証が必要なので、完全なスタンドアロンでの利用はできませんが、常時ネットワークに接続されていなくてもOKです。

次の項目でもお話しますが、Office 365はWord, ExcelといったOfficeアプリケーションだけではなく、業務を効率化してくれるたくさんのICTツールが含まれたプランもあります。もし、すべてのPCが完全オフラインということでなければ、インターネットに接続できるPCはOffice 365、完全オフラインで利用しないといけないPCの分は買い切り方のOffice...というように組み合わせてご購入いただくのも良いですよ。Office 365相談センターでは、そういったライセンスの組み合わせについても、会社ごとで異なる利用環境に合わせたライセンスのご提案を差し上げます。

ツールの活用で業務改善につながる

Office 365の大きなメリットとして、ICTツールを利用して業務効率改善に大きな効果を発揮するという点があります。個人用ストレージであるOneDrive for Businessの容量が1TB付加されるので、業務で利用する粗方のデータはそこに保存できますし、複数の端末で利用できるので、いつでも・どこでも仕事の続きができるようになります。また、SharePoint Onlineを利用すれば、同僚や社外の方とファイルやドキュメントの共有も簡単＆スピーディに。
さらにTeamsを利用すれば、自宅やカフェなどどんな場所でも会議を行えますので、「長期出張で会議のスケジュールがなかなか合わない......」なんて悩みも解消できます。その他にも、ドキュメントやプロジェクトをチームと共有し、企画書や資料の問題点をその場で話し合いながら編集、作業することができるんです！

ICTツールを利用すれば、個人だけでなく、チームとの作業やコミュニケーションが格段にスムーズになり、生産性を向上させるだけでなく、チームとのアイディアでより質のよい資料や企画書ができ、より質の良い成果を生み出せるんではないでしょうか。

Office 365の購入プランと費用

まずは企業でOffice 365を導入される際のプランと価格をご紹介します。
プランによって含まれている機能と価格が異なるので、自社に合ったプランを見つけてみてくださいね。

Office 365の価格

• Office 365 Business

価格：900円/月　10,800円/年
パッケージ内容：Office Business、 OneDrive for Business
※Outlookはメールクライアントのみの為、メールホスティング機能は含まれておりません。

• Office 365 Business Essentials

価格：540円/月　6,480円/年
パッケージ内容：OneDrive for Business、Exchange Online Plan1、SharePoint Online Plan1、Microsoft Teams

• Business Premium

価格：1,360円/月　16,320円/年
パッケージ内容：Office Business、OneDrive for Business、Exchange Online Plan1、SharePoint Online Plan1、Microsoft Teams

• Office 365 ProPlus

価格：1,310円/月　15,720円/年
パッケージ内容：Office ProPlus、OneDrive for Business
※Outlookはメールクライアントのみの為、メールホスティング機能は含まれておりません。

• Office 365 E1

価格：870円/月　10,440円/年
パッケージ内容：OneDrive for Business、Exchange Online Plan1、SharePoint Online Plan1、Microsoft Teams、Yammer、Stream

• Office 365 E3

価格：2,180円/月　26,160円/年
パッケージ内容：Office ProPlus、OneDrive for Business、Exchange Online Plan2、SharePoint Online Plan2、Microsoft Teams、Yammer、Stream

・Office 365 E5
価格：3,810円/月　43,080円/年
パッケージ内容：Office ProPlus、OneDrive for Business、Exchange Online Plan2、SharePoint Online Plan2、Microsoft Teams、Yammer、PowerBI Pro、Steam

買い切り型の永久ライセンスとの比較

最新版のOffice 2019の購入費用は次の通りです。

・Office Home & Business 2019
価格：37,584円
パッケージ内容：Microsoft Word、Microsoft Excel、Microsoft PowerPoint、Microsoft Outlook

買い切り型の永久ライセンスの場合、追加費用は不要です。Office 365 Businessと比較すると、4年以上継続して利用する場合に、買い切り型の永久ライセンスの方が安価となります。
ただし、買い切り型の永久ライセンスにはサポート期間が定められています。長期間利用すればコストメリットのある購入方法ですが、サポート終了後の利用には一定のリスクが発生してしまうのは大きなデメリットになってしまいますね。

まとめ

ここまでご紹介したように、Office365にもデメリットはありますが、初期費用を抑えたり、利用期間を管理して必要なだけ運用することでコストが最適化出来る場合やICTツールを活用したりできるので、業務効率を改善したい用途にはOffice 365のメリットが大きくなります。

是非、実際の利用方法を想定してメリットを生かした活用方法を検討してみてください。

また、他にもOffice 365導入にあたって疑問に思うことがあれば、ぜひOffice 365相談センターにお気軽にお問い合わせください。Office 365に精通したスタッフが、皆さまからのお問い合わせやご相談に丁寧に回答いたします。

では、また次回のブログでお会いしましょう！