業務効率化はITで実現可能？うちの会社でも本当にできる？

こんにちは、Office 365相談センターの五味です。
企業にとって、業務効率化は永遠のテーマですよね。

皆さんの会社でも業務効率化に向けてさまざまな手法を試されているかもしれませんが、ITを上手く活用できれば、更にその効果を高めることができます。

今回は、そんなITを使ったより効果的な業務の効率化の方法をご紹介します。

ITを活用した新しいコミュニケーション

ITの進歩でもっとも大きな影響を受けたのは、コミュニケーションの手段ではないでしょうか。

皆さんの周りでもスマホやメールなどIT化したコミュニケーションツールは十分に浸透していると思いますが、今もなお、より新しい姿へと進化を続けています。

コミュニケーションツールの変遷

現在業務で使われている通信手段は、郵便、固定電話、FAX、電子メール、携帯電話（スマホ）、チャット、SNSなど多岐にわたっています。

郵便や固定電話、FAXは事業所にはあるものの、徐々に利用頻度は下がってきているのではないでしょうか。

電子メールや携帯電話の音声通話もIT化の一種ですが、既にオーソドックスな手法となっていて、最近ではSNSやチャットツールの活用が広がっています。

SNSやチャットツールの利点としては次のようなポイントがあります。

• テキストベースで履歴を追いやすい
• メールよりも短文で、素早く気軽にコミュニケーションが取れる
• 電話のようにリアルタイム性はないが、お互いの時間を拘束しない

今後も、新たに生まれたコミュニケーションツールの特徴を生かし、適材適所使い分けが進むのではないでしょうか。

テレビ会議がより身近に

テレビ会議、ビデオ会議と言われるツールそれ自体は新しい技術とは言えませんが、アプリケーションの高機能化により、昔よりも手軽に実行できるものになっています。

お互いの意思の疎通は、実際に合って表情やしぐさなど情報量を増やした方が円滑に進められるものの、遠隔地では移動時間も含め多くの時間とコストが必要です。

そこで登場したのがテレビ会議でしたが、初期のテレビ会議は回線の保持や会議設備などに多大なコストがかかり、時間の制限があるケースもありました。しかし、いまはPCやスマホなどの端末さえあれば初期投資も抑えつつ、いつ・どこからでも手軽に参加が可能というツールも増えてきましたね。

さて、このサイトでご紹介しているTeamsも、PCまたはスマホと、インターネット回線があれば手軽にいつでもビジネスチャットや、オンライン会議ができる便利なツールです。

最近は新型コロナウイルスの対策で、在宅勤務やリモートワークと言った対応を迫られる企業も多い中、Teamsのようなツールはまさに救世主。特に多くのお問い合わせをいただいているサービスです。

Teamsについては、そのほかのブログ記事でもたくさんご紹介しているので、ぜひそちらもあわせてお読みくださいね！

〈オススメのTeams関連記事〉 働き方改革にも役立つ？Teamsについて教えます！ 在宅推奨や訪問禁止でお客さまと会えないなら、オンラインで営業訪問しよう！

プロジェクト、スケジュール管理の手間を省こう

チームの大小にかかわらず、プロジェクトの進捗管理は悩みの種ですよね。大きなプロジェクトであれば、その難しさは想像を絶するものになります。

その原因の一つは情報の多さです。プロジェクトの規模が多くなると把握しなければならない情報が加速度的に増加します。

ITは情報を整理、可視化するのが得意ですので、プロジェクト管理にはうってつけのツールです。

スケジュール管理

個々人のスケジュール管理を行えるツールは多いです。

従来であれば個人のスケジュール帳や卓上カレンダーで行っていたスケジュール管理も、最近ではスマホやPCのアプリケーションなどの連携でどこからでもアクセスできる環境が整っています。そのなかでも、業務スケジュールの管理にOutlookのスケジュール機能を使っているという方は多いのではないでしょうか。

TeamsもOutlookとの連携でスケジュール機能が利用できます。業務用のスケジュールは社内で共有して他者からもチェックできるようにしておくのがスタンダードです。

タスク管理

タスク管理も、従来であれば手帳やカレンダーで納期管理をしていたのではないでしょうか。

最近ではさまざまなタスク管理アプリケーションが出ているので、それらを利用されている方も増えています。

私のお勧めは、Teams内で使えるPlannerを活用すること。Plannerはプロジェクト管理も可能なタスク管理ツールです。単発のタスクとして管理するのではなく、プロジェクト内の1タスクとして管理できます。

また、タスクの進捗状況もプロジェクト推進に影響を与える重要な要素となりますので、チーム内で共有することが重要です。PlannerはTeamsのグループのコミュニケーションスペースのタブに簡単に追加できますから、プロジェクトのメンバーはいつでもタスクの進捗管理ができます。もし遅延が大幅に発生していて気になるタスクなどがあれば、Teamsのチャット機能でタスク所有者にメンションして、状況を確認しましょう。

書類の電子化で情報共有の効率をあげよう

書類の電子化自体は随分昔から言われ続けていますが、なかなか進まない現場もあるのではないでしょうか。

書類の電子化、ペーパーレス化でまず躓くのは保存する場所についてですかね？

そこについても、Office 365におまかせです。Office 365には個人用ストレージで1TB容量があるOneDrive for Business、そして、全社用の共有フォルダ(的なイメージ)のSharePoint Onlineがあります。多様な拡張子に対応していますから、ほとんど困ることはなさそうです。

さらに、先程ご紹介したTeamsも役立ちます。実はTeamsはSharePoint Onlineの領域を利用しています。（グループでシェアされるものはSharePoint Onlineの領域を利用、1:1の個人間チャットでのファイルのやり取りについてはOneDrive for Businessの領域を利用します）ですから、SharePoint Onlineと同様、さまざまなOfficeアプリケーションファイル形式に対応しており、1企業あたりの保存領域も1TB+(ユーザー数×0.5GB)と、大容量なので安心です。

また、データはチームごと・チャネルごとに自動的に整理され、共有先を自由に決められるため、これまで紙の書類で行っていた回覧や保管を電子化する際に大きな助けとなります。

電子承認

書類の電子化でネックとなる要素の一つが電子承認ではないでしょうか。ファイル管理と合わせてSharePointもしくはFlowで承認ワークフローの管理を行うこともできますので、さまざまな面で書類の電子化をアシストしてくれます。

クラウドストレージへの保存

電子ファイルの保存先としてOneDrive for Business/SharePoint Onlineが利用できるため、災害対策、セキュリティ対策などを自社で検討する必要はありません。

まとめ

今回ご紹介したように、Office365に含まれるアプリケーションは、Teamsをコアとしてより効果的に機能を発揮できるようになりました。

Office 365は従来の書類作成や表計算のアプリケーションだけではなく、さまざまな業務管理機能や省力化を実現する業務支援機能を多く含んでいます。

全ての業務を一括してIT化することは大きな負担となりますが、Office 365であれば必要な部分から少しずつ移行する事も可能です。最新のITツールによる業務効率化を体験したい方にはぜひOffice 365の導入をおすすめします。

もし導入に際してご不明な点や不安なことがあったら、Office 365相談センターまでお気軽にお問い合わせくださいね。Office 365の専任スタッフが皆さまからのお問い合わせやご相談に丁寧に回答いたします。

では、また次回のブログでお会いしましょう！