Microsoft 365コラム
画像

Office 365伝道師 五味ちゃんこんにちは、Office 365相談センターの五味です。
企業にとって、業務効率化は永遠のテーマですよね。

皆さんの会社でも業務効率化に向けてさまざまな手法を試されているかもしれませんが、ITを上手く活用できれば、更にその効果を高めることができます。

今回は、そんなITを使ったより効果的な業務の効率化の方法をご紹介します。

ITを活用した新しいコミュニケーション

ITの進歩でもっとも大きな影響を受けたのは、コミュニケーションの手段ではないでしょうか。

皆さんの周りでもスマホやメールなどIT化したコミュニケーションツールは十分に浸透していると思いますが、今もなお、より新しい姿へと進化を続けています。

コミュニケーションツールの変遷

現在業務で使われている通信手段は、郵便、固定電話、FAX、電子メール、携帯電話(スマホ)、チャット、SNSなど多岐にわたっています。

郵便や固定電話、FAXは事業所にはあるものの、徐々に利用頻度は下がってきているのではないでしょうか。

電子メールや携帯電話の音声通話もIT化の一種ですが、既にオーソドックスな手法となっていて、最近ではSNSやチャットツールの活用が広がっています。

SNSやチャットツールの利点としては次のようなポイントがあります。

  • テキストベースで履歴を追いやすい
  • メールよりも短文で、素早く気軽にコミュニケーションが取れる
  • 電話のようにリアルタイム性はないが、お互いの時間を拘束しない

今後も、新たに生まれたコミュニケーションツールの特徴を生かし、適材適所使い分けが進むのではないでしょうか。

テレビ会議がより身近に

テレビ会議、ビデオ会議と言われるツールそれ自体は新しい技術とは言えませんが、アプリケーションの高機能化により、昔よりも手軽に実行できるものになっています。

お互いの意思の疎通は、実際に合って表情やしぐさなど情報量を増やした方が円滑に進められるものの、遠隔地では移動時間も含め多くの時間とコストが必要です。

そこで登場したのがテレビ会議でしたが、初期のテレビ会議は回線の保持や会議設備などに多大なコストがかかり、時間の制限があるケースもありました。しかし、いまはPCやスマホなどの端末さえあれば初期投資も抑えつつ、いつ・どこからでも手軽に参加が可能というツールも増えてきましたね。

さて、このサイトでご紹介しているTeamsも、PCまたはスマホと、インターネット回線があれば手軽にいつでもビジネスチャットや、オンライン会議ができる便利なツールです。

最近は新型コロナウイルスの対策で、在宅勤務やリモートワークと言った対応を迫られる企業も多い中、Teamsのようなツールはまさに救世主。特に多くのお問い合わせをいただいているサービスです。

Teamsについては、そのほかのブログ記事でもたくさんご紹介しているので、ぜひそちらもあわせてお読みくださいね!

〈オススメのTeams関連記事〉 働き方改革にも役立つ?Teamsについて教えます! 在宅推奨や訪問禁止でお客さまと会えないなら、オンラインで営業訪問しよう!

プロジェクト、スケジュール管理の手間を省こう

gyoumu_kouritsuka_it_02.jpg

チームの大小にかかわらず、プロジェクトの進捗管理は悩みの種ですよね。大きなプロジェクトであれば、その難しさは想像を絶するものになります。

その原因の一つは情報の多さです。プロジェクトの規模が多くなると把握しなければならない情報が加速度的に増加します。

ITは情報を整理、可視化するのが得意ですので、プロジェクト管理にはうってつけのツールです。

スケジュール管理

個々人のスケジュール管理を行えるツールは多いです。

従来であれば個人のスケジュール帳や卓上カレンダーで行っていたスケジュール管理も、最近ではスマホやPCのアプリケーションなどの連携でどこからでもアクセスできる環境が整っています。そのなかでも、業務スケジュールの管理にOutlookのスケジュール機能を使っているという方は多いのではないでしょうか。

TeamsもOutlookとの連携でスケジュール機能が利用できます。業務用のスケジュールは社内で共有して他者からもチェックできるようにしておくのがスタンダードです。

タスク管理

タスク管理も、従来であれば手帳やカレンダーで納期管理をしていたのではないでしょうか。

最近ではさまざまなタスク管理アプリケーションが出ているので、それらを利用されている方も増えています。

私のお勧めは、Teams内で使えるPlannerを活用すること。Plannerはプロジェクト管理も可能なタスク管理ツールです。単発のタスクとして管理するのではなく、プロジェクト内の1タスクとして管理できます。

また、タスクの進捗状況もプロジェクト推進に影響を与える重要な要素となりますので、チーム内で共有することが重要です。PlannerはTeamsのグループのコミュニケーションスペースのタブに簡単に追加できますから、プロジェクトのメンバーはいつでもタスクの進捗管理ができます。もし遅延が大幅に発生していて気になるタスクなどがあれば、Teamsのチャット機能でタスク所有者にメンションして、状況を確認しましょう。

書類の電子化で情報共有の効率をあげよう

gyoumu_kouritsuka_it_03.jpg

書類の電子化自体は随分昔から言われ続けていますが、なかなか進まない現場もあるのではないでしょうか。

書類の電子化、ペーパーレス化でまず躓くのは保存する場所についてですかね?

そこについても、Office 365におまかせです。Office 365には個人用ストレージで1TB容量があるOneDrive for Business、そして、全社用の共有フォルダ(的なイメージ)のSharePoint Onlineがあります。多様な拡張子に対応していますから、ほとんど困ることはなさそうです。

さらに、先程ご紹介したTeamsも役立ちます。実はTeamsはSharePoint Onlineの領域を利用しています。(グループでシェアされるものはSharePoint Onlineの領域を利用、1:1の個人間チャットでのファイルのやり取りについてはOneDrive for Businessの領域を利用します)ですから、SharePoint Onlineと同様、さまざまなOfficeアプリケーションファイル形式に対応しており、1企業あたりの保存領域も1TB+(ユーザー数×0.5GB)と、大容量なので安心です。

また、データはチームごと・チャネルごとに自動的に整理され、共有先を自由に決められるため、これまで紙の書類で行っていた回覧や保管を電子化する際に大きな助けとなります。

電子承認

書類の電子化でネックとなる要素の一つが電子承認ではないでしょうか。ファイル管理と合わせてSharePointもしくはFlowで承認ワークフローの管理を行うこともできますので、さまざまな面で書類の電子化をアシストしてくれます。

クラウドストレージへの保存

電子ファイルの保存先としてOneDrive for Business/SharePoint Onlineが利用できるため、災害対策、セキュリティ対策などを自社で検討する必要はありません。

まとめ

s_gomichan-3shiro.png今回ご紹介したように、Office365に含まれるアプリケーションは、Teamsをコアとしてより効果的に機能を発揮できるようになりました。

Office 365は従来の書類作成や表計算のアプリケーションだけではなく、さまざまな業務管理機能や省力化を実現する業務支援機能を多く含んでいます。

全ての業務を一括してIT化することは大きな負担となりますが、Office 365であれば必要な部分から少しずつ移行する事も可能です。最新のITツールによる業務効率化を体験したい方にはぜひOffice 365の導入をおすすめします。

もし導入に際してご不明な点や不安なことがあったら、Office 365相談センターまでお気軽にお問い合わせくださいね。Office 365の専任スタッフが皆さまからのお問い合わせやご相談に丁寧に回答いたします。

では、また次回のブログでお会いしましょう!

Microsoft 365コラムに関する記事

Office 365のデメリットとは?導入前に確認しておこう!
Microsoft 365コラム Office 365のデメリットとは?導入前に確認しておこう!
Teams を使う上でのリスクを理解しよう!Teams利用時の4つのリスクと解決策
働き方改革に役立つツールをご紹介!Office 365の活用方法
Microsoft 365コラム 働き方改革に役立つツールをご紹介!Office 365の活用方法
クラウドサービスのストレージの適性容量は?
Microsoft 365コラム クラウドサービスのストレージの適性容量は?
Microsoft 365(Office 365)vs. Google Workspace ~製品の機能や料金を比較してみた!~
Teamsのアカウント切り替えの
Microsoft 365コラム Teamsのアカウント切り替えの"ウザったさ"を解消する方法
Office 365を更に便利に使えるモバイルアプリを紹介します!
リモートワークやテレワークに便利なツールを紹介!
Microsoft 365コラム リモートワークやテレワークに便利なツールを紹介!
業務効率化のポイントと具体例を紹介します
Microsoft 365コラム 業務効率化のポイントと具体例を紹介します
個人向け Microsoft 365 Personal と法人向けMicrosoft 365の違いは?
社内に情報共有ツールを導入した場合の問題点とは?
Microsoft 365コラム 社内に情報共有ツールを導入した場合の問題点とは?
ニュー・ノーマルな時代に対応!Teamsを使って代表電話を着信・応答する方法
リモートワークにおすすめのICTツールをご紹介します
Microsoft 365コラム リモートワークにおすすめのICTツールをご紹介します
Office 365 も
Microsoft 365コラム Office 365 も "サブスク"?そのメリットとは
Office 365のTeamsとは?便利な機能をご紹介!
Microsoft 365コラム Office 365のTeamsとは?便利な機能をご紹介!
リモートワークの導入事例をご紹介!Office 365の活用がおすすめ
Teamsを活用した業務効率化の方法
Microsoft 365コラム Teamsを活用した業務効率化の方法
Teams vs. Slack 比較してみた [第一回]
Microsoft 365コラム Teams vs. Slack 比較してみた [第一回]
ビデオ会議ツール「Teams」の無料版と有償版の違い
Microsoft 365コラム ビデオ会議ツール「Teams」の無料版と有償版の違い
情報共有が不足するときに巻き起こる事態とは?Office 365による解決策もお教えします
クラウドサービスのメールセキュリティ対策
Microsoft 365コラム クラウドサービスのメールセキュリティ対策
気になるOffice for iPad、どこが使える?
Microsoft 365コラム 気になるOffice for iPad、どこが使える?
超便利!TeamsとOutlookの連携でもっと業務効率化
Microsoft 365コラム 超便利!TeamsとOutlookの連携でもっと業務効率化
Office 365の安全性は問題ない? セキュリティ対策について解説
ビジネスの情報共有にお勧めのアプリケーションを紹介!
Microsoft 365コラム ビジネスの情報共有にお勧めのアプリケーションを紹介!
リモートワークのメリットとデメリットとは?Office 365の活用方法もご紹介!
Office 365相談センターブログ 免責事項について
Microsoft 365コラム Office 365相談センターブログ 免責事項について
人気急上昇中!?SharePoint Onlineが今アツいワケとは・・・
Microsoft 365コラム 人気急上昇中!?SharePoint Onlineが今アツいワケとは・・・
Office 365が働き方改革に効果的な3つの理由
Microsoft 365コラム Office 365が働き方改革に効果的な3つの理由
Office 365でOutlookを使おう! 導入から設定の仕方まで
Microsoft 365コラム Office 365でOutlookを使おう! 導入から設定の仕方まで
Office 365・Microsoft 365のOfficeファイルの共同編集はできる?Microsoft 365 Appsの基礎知識
Office 365とOffice 2019のメリットを比較してみた!
Microsoft 365コラム Office 365とOffice 2019のメリットを比較してみた!
クラウドサービスにウイルス対策 は必要?実際どうなの?
Officeの買い替え...Office 365の方がお得になる? 7つのチェックポイント
本当に役に立つ「共有すべき情報」と「情報を役立てる方法」
Office 365のライセンス認証周期は30日!ネットに接続してくださいね
リスクマネジメントを助けるツール Office 365
Microsoft 365コラム リスクマネジメントを助けるツール Office 365
Microsoft 365はどのくらいの容量が割り当てられる?サービスごとの使える容量まとめ
Office 365はMacユーザーにおすすめ!その理由を解説
Microsoft 365コラム Office 365はMacユーザーにおすすめ!その理由を解説
Project Onlineの機能について紹介!
Microsoft 365コラム Project Onlineの機能について紹介!
業務の効率化に役立つフリーソフトを探してみた
Microsoft 365コラム 業務の効率化に役立つフリーソフトを探してみた
Teams vs. Slack 比較してみた [第二回]
Microsoft 365コラム Teams vs. Slack 比較してみた [第二回]
顧客情報の共有を効率化するには?活用できるツールを紹介!
Teamsを使って業務を効率化しよう
Microsoft 365コラム Teamsを使って業務を効率化しよう
職員間の情報共有をスムーズに進めるTeams
Microsoft 365コラム 職員間の情報共有をスムーズに進めるTeams
ビジネスシーンで活用されているクラウド型のチャットツールを比較
Office 365が活躍!チーム間の情報共有に使えるツールの選び方
Microsoft 365(Office 365)の活用イメージと、プランの選び方ガイド

注目の記事

製品についてのお問い合わせ

導入検討にあたって
情報収集中の方へ

Microsoft 365導入にあたって情報収集中の方に嬉しいホワイトペーパーをご提供しています。

導入でお困りの方へ

Microsoft 365導入にあたって不明点などございましたら、Microsoft 365相談センターへ。Microsoft 365に精通したスタッフが皆さまからのお問い合わせをお待ちしております。

購入をご検討の方へ

Microsoft 365の購入はweb、または日頃お取引のある販売店からもご購入いただけます。

Microsoft 365の
プラン構成がわかる
資料はこちら
資料をダウンロードする