Teamsを使って業務を効率化しよう

こんにちは、Office 365相談センターの五味です。
TeamsはSkype for Businessの後継サービスとして2019年より提供され始めた言わずとしれたマイクロソフトのweb会議ツールです。最近では、新型コロナウイルス感染拡大防止のためテレワークを導入しようという企業からのお問い合わせが増えていますね...。（良いんだか、悪いんだか...といったところですが、働き方を変えるきっかけにはなったのでしょうか。。）

さて、そんなTeamsですが、web会議ツール以外の機能も高く評価されているんですよ。そこで今回は、そんなTeamsを使って実現する業務効率化の方法をご紹介します。

コミュニケーションの効率化

TeamsはSkype for Businessの後継として登場したツールなだけあって、チャットやビデオ通話などのコミュニケーション機能が充実しています。また、コミュニケーションにかかわる様々なシーンでコミュニケーションの手間やコストを省き、同時に質を向上させてくれます。

会議のスケジュール調整

会議をするうえで面倒なのが、資料の作成とスケジュールの調整ではないでしょうか？

資料の作成...という部分はさすがにお助けできませんが、スケジュールの調整という部分ではTeamsは便利ですよ。TeamsはOutlookと連携してスケジュール管理（Web会議の予定を簡単に作成できることはもちろん、相手のカレンダーと自分のカレンダーの共通の空き時間をAIが探してサジェストしてくれたり、会議の時間になったらスケジュールの画面からWeb会議を立ち上げられたり）ができるのが、他のWeb会議ツールと比較して強みとも言えるポイントです。

スケジュール表に不都合があった場合は、気軽に返信をもらいやすいチャットを使って連絡するとより確実ですよ。

ビデオ・音声通話を使ったWeb会議

Skype for Businessの使い方として定番だったWeb会議機能ですが、皆さんはすでに活用されていますか？慣れると手放せない機能ですので、まだ使っていない方はぜひ活用して下さい。

TeamsのWeb会議機能は個人のPCなどからでも利用できるため、従来の専用回線やビデオ会議システムを使ったものよりも気軽に参加可能で、最大250名までの大人数に対応しています。画面を共有してプレゼン資料を表示、会議を記録、メモを取るなど良く使う機能も簡単に操作できます。

遠隔地の会議による移動コスト、議事録の作成や配布資料のプリントなど、手間のみ増やす作業は、こうしたTeamsの機能をフル活用することで可能な限り削減しましょう。

スレッド式のチャットで意見交換

議題によっては、リアルタイムの会議よりもスレッド式のチャットの方が便利な場合もあります。また、課題を提起し、それに対する意見や対処策を議論したい場合は、専用のチャネルを作って意見交換をした方が深堀りしやすいです。

とくにテクニカルな問題の解決に向いている方法で、リアルタイム性は下がりますが、相手の時間を拘束せず質の高い検討を進められます。

Teamsをハブとしたアプリケーション活用

TeamsはSkype for Businessの後継サービスとして紹介されることも多く、実際にコミュニケーション機能が充実しています。しかし、このアプリケーションの価値を高めている一番の要素は、他のOfficeアプリケーションとの連携により、業務のハブとして活用できる点にあります。

ファイル共有

Teamsでは、チャネルを作るごとに専用のフォルダがSharePoint Online上に追加されます。この機能により、テーマごとにチャネルを作りさえすれば、とくにSharePoint Onlineを意識しなくても必要なファイルを整理共有できます。チャネルの管理とファイル管理が連動し、ファイル管理の手間を省いてくれるんですよ。

共同編集

Teamsは他のアプリケーションとの連携が容易で、ドキュメントの共同編集をする際には、チャネルごとに保存された共有ファイルを開きながらチャットで意見交換するといった作業がTeams上で完結します。

作業する都度アプリケーションを立ち上げ直す必要もありませんので、とても快適に作業が進められます。

タスク管理

Teamsと連携できるPlannerを使うと容易にチーム内のタスク管理もできちゃいます。

操作は他のアプリケーションと同様にチャネルのタブの追加を選択し、タスクの追加をするだけです。自分のタスクだけでなく、メンバーの進捗状況も見られるので、工程の進捗遅れを見つけやすくなります。チームリーダーは全体の進捗を確認し、遅れそうな場合には早めのリカバリ―策をうつなど、素早い対応でプロジェクトの成功をアシストできます。

Office以外のサードパーティアプリケーションとの連携

Office 365との連携をうたったアプリケーションは数多くリリースされていて、一部はTeams上での連携にも対応しています。

Teamsのチームやチャネルを使った管理と連携すれば、ファイル管理、メンバー管理等の方法を一元化できますので使用時の負担を大きく軽減できます。

Teamsを使えるプラン

Teamsはパッケージプランに付属したツールですので、以下のプランのいずれかを選択していただくと利用できます。単品での購入はできませんのでご注意ください。

Business Essentials

月額540円(税抜)/ユーザー

Business Premium

月額1,360円(税抜)/ユーザー

Enterprise E1

月額870円(税抜)/ユーザー

Enterprise E3

月額2,170円(税抜)/ユーザー

Enterprise E5

月額3,810円(税抜)/ユーザー

まとめ

今回はTeamsの機能を使った業務効率化についてご紹介しました。ただのコミュニケーションツールを超えた、Teamsの可能性についてイメージしていただけたでしょうか。既存業務の無駄や手間を減らして、より価値の高い業務に集中するためには、今回ご紹介したような方法が効果を発揮します。業務効率化でお悩みの方は是非、Teamsの導入をご検討下さい。

もし導入に際してご不明な点や不安なことがあったら、Office 365相談センターまでお気軽にお問い合わせくださいね。Office 365の専任スタッフが皆さまからのお問い合わせやご相談に丁寧に回答いたします。

では、また次回のブログでお会いしましょう！