Microsoft 365コラム
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この記事のライター:Microsoft 365 相談センター 五味ちゃん

こんにちは、Microsoft 365 相談センターの五味です。Microsoft 365(Office 365)の導入を考えている方は、職場での使い方、活用のされ方をきちんとイメージできていますか?

いまいちイメージが沸かないという方のために、今回はMicrosoft 365(Office 365)に備わっているさまざまな機能・サービスの活用イメージ、そしてそれがどんな風に職場で役立つのかご紹介しようと思います。
また、利用したいOfficeアプリケーションや機能によって選ぶプランも変わってきますので、後半ではどんなプランを選べば良いか、選び方をご紹介します。

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1.こんなふうに役立ちます!仕事を効率化するMicrosoft 365(Office 365)の活用イメージ

Microsoft 365(Office 365)には、WordやExcelといったOfficeアプリケーションの他にも、「こんな機能が欲しかった!」と思うような、仕事の不便さを解消してくれるサービスが満載です。

(1)テレワークや在宅勤務でも、隣に座って仕事をしているかのように

新型コロナウイルスの影響で、テレワークや在宅勤務の導入が加速しましたよね。これに伴い、Microsoft 365(Office 365)の利用も非常に伸びました。特に、離れた場所から、どんなデバイスからでもミーティングやチャットが行えるTeamsが多くの企業に導入されています。

Zoomなど競合製品もある中でも、Teamsが多くの利用者に支持されている理由としては、Officeドキュメントとの相性の高さと、その他に提供されているグループウェア機能とのシームレスな連携にあります。Teamsでドキュメントが一旦共有されると、そのファイルはOneDrive for BusinessやSharePoint Onlineに自動的に保存され、いつでもユーザー同士で共同編集ができます。また、そこで共有されたドキュメントは、「PCにインストールされているOffice アプリケーション(WordやExcel, PowerPointなど)上で」編集できます。いちいち共有された資料をダウンロードして編集して送り返す、送り返された人はそのドキュメントを自分のファイルと付け合わせて...なんて作業はもう要りません。

(2)OneDrive for Businessで資料や企画書の保存・共有が簡単に

OneDrive for Businessはファイルの保存や共有、同期ができる個人用のオンラインストレージです。 OneDrive for Businessに保存した企画書や資料は、ブラウザからはもちろん、iPhoneやAndroidといったスマートフォンやiPadなどのタブレットデバイスから、いつでも、どこにいても閲覧できます。また、そのデバイスにOfficeがインストールされていればアプリから、(インストールされていなくてもwebブラウザから、)OneDrive for Business上に保存されているファイルを編集することもできます。

「外勤務でなかなか社内に戻る時間がなく、企画書の作成・編集に手が付けられない...移動時間中や休憩時間に作れたらな...」
「『あの資料を確認したい!』『資料の続きを作りたい!』と思っても、会社のPCが手元にないと何も出来ない...」
・・・なんて悩みも解決できちゃいますね!

※ちなみに、他のユーザーとのファイル共有についてはちょっと注意が必要です。OneDrive for Businessは、他のユーザーとドキュメントを共有したり、共同で編集することもできますが、アクセス権の管理に手間がかかるほか、共有された側が後で確認しようと思ってもどこに公開されたかわからないなど、共有フォルダとして利用するには機能が足りません。(詳しくは『OneDrive for Businessの間違った使い方』)
そのため、Microsoft 365(Office 365)相談センターでは、OneDrive for Business共有フォルダ的な使用イメージで利用するのはNG、とご紹介しています。あくまで、必要に応じて臨時で他人にファイルを共有できる「個人用のファイル保管庫、個人フォルダ」として使用してくださいね。

(3)SharePoint Onlineでチームとのファイルの共有も楽に

SharePoint Onlineは、クラウド上の「共有フォルダ」というイメージ。チームや部門内で共有したいファイルの保管や共同編集、外部ユーザーへのファイル共有などができます。

単に「共有フォルダ」としての機能だけでなく、SharePoint Onlineには、ポータルを立ち上げ、チームごとに掲示板などの情報共有スペースを作成するなんて機能もあるので、部門内の情報共有もやりやすくなります。その他、アップロードや編集、削除などを行うメンバーはアクセス権限を持つユーザーのみ管理ができるので、「知らない間にファイルがなくなっていた!」という事故も起こりません。

(4)Power BIでデータを可視化し会社の現状を把握

Power BIは、データを可視化し分析・解析することに特化したBI(ビジネス・インテリジェンス)ツールです。

Excelでも簡単なグラフ作成はできますが、分析するためのデータを集めたり、逐一データを加工する手間がありました。Power BIはExcelや会計システム、Salesforceなどのソフトウェアのデータを抽出、変換などの処理を自動で行い、誰でもわかるようにグラフなどでデータを可視化してくれます。Power BIを利用すれば、売り上げや資産など会社の状況を簡単に把握することができます!

いかがでしたか?普段、利用しているOfficeアプリケーションの他にも、利用してみたいアプリやサービスが見つかったのではないでしょうか。

実は、今回ご紹介したアプリケーションやサービスは、Office 365のすべてのプランに付属しているというわけではありません。次の項目では、「Microsoft 365(Office 365)のプランって沢山あるけど、結局どれがいいの?」とお困りの方に、各プラン別に付属しているアプリケーションやサービスを紹介いたします。

 

2.Microsoft 365(Office 365)のプラン 選び方ガイド

(0) はじめに

Microsoft 365(Office 365)には必要なサービスだけを単品で契約できる単品のプランと、複数のサービスが含まれるおトクなパッケージプランがあります。TeamsはMicrosoft 365(Office 365)に含まれる様々な機能を連携して利用することから、パッケージプランを基本的にはおすすめしていますので、今回のガイドではお得なパッケージプランをご紹介しますね。

① どんなサービスが必要?ポイントは3つの切り口

一口に「Microsoft 365(Office 365)を使ってみたい」と言っても、「何のために」使いたいのか、その目的と利用したいサービスがどんなものなのか。まずはそこから考えてみましょう。
Office アプリケーションのみ利用したいのか?
リモートワークに必要なグループウェアを揃えたいのか?
テレワークに必要な環境一式を揃えたいのか?

これによって、選ぶプランが変わってきますね。当サイト(Microsoft 365 相談センター)のプランページではこの3つの切り口からプランをお選びいただけますよ。

② 利用人数は?

パッケージプランは、Business系(プラン名に Business~とついているもの。例:Microsoft 365 Business Basic など)とEnterprise系(プラン名に Eがついているもの。例:Office 365 E1, Microsoft 365 E3 など)に分かれています。ここでまず考えていただきたいのが、ご利用人数です。
300名以下で使うならBusiness系のプラン、300名以上ならEnterprise系のプランと覚えていただくと分かりやすいでしょう。ただし、Businessには含まれていないけれど、Enterpriseには含まれている機能もあるので、300名以下でご利用される場合でも、Enterprise系のプランが必要になることもあります。

では、どんなサービスやアプリケーションが付属しているか、それぞれのパッケージプランを見ていきましょう。

(1) Business 系のパッケージプラン

Business 系のプランは、全て1テナントあたり300ユーザーまでとなっており、300名以下でご利用されることを想定したプランとなっております。

① Microsoft 365 Apps for business

Apps for business は、WordやExcelなどのOfficeアプリケーションのみのプランです。Officeアプリケーションのみ利用したい企業向けです。

【含まれている機能】
・Office アプリケーション
 Microsoft 365 Apps for business(Word/Excel/PowerPoint/OneNote/Access/Outlook)
 ※Outlookはメールクライアントの為、メールホスティング機能は含まれていないので、ご注意ください。

・グループウェアサービス
 OneDrive for Business (1TB/ユーザー)

Officeアプリケーションのみ利用したい企業向けのプラン詳細

② Microsoft 365 Business Basic

Microsoft 365 Business Basic はグループウェア機能がメインとなっているプランです。リモートでの仕事に必要なツールを揃えたい企業向けです。

【含まれている機能】
・グループウェアサービス
 OneDrive for Business(1TB/ユーザー)/Exchange Online Plan1(50GB/ユーザー)/SharePoint Online Plan1/Microsoft Teams
※このプランには、Officeアプリケーションは付属していません。

リモートでの仕事に必要なツールを揃えたい企業向けのプラン詳細

③ Microsoft 365 Business Standard

Microsoft 365 Business Standard は、Microsoft 365 Apps と Microsoft 365 Business Basic を合わせたプランです。こちらも、リモートでの仕事に必要なツールを揃えたい企業向けですが、WordなどのOffice アプリケーションも必要な場合はこちらをお選びいただくことになります。

【含まれている機能】
・Office アプリケーション
 Microsoft 365 Apps for business(Word/Excel/PowerPoint/OneNote/Access/Outlook)

・グループウェアサービス
 OneDrive for Business(1TB/ユーザー)/Exchange Online Plan1(50GB/ユーザー)/SharePoint Online Plan1/Microsoft Teams

リモートでの仕事に必要なツールを揃えたい企業向けのプラン詳細

④ Business 系のプランはこんな企業におすすめです

先程もお話したとおり、Business系のプランを選ぶ目安となるのがユーザー数です。Business系のパッケージプランは、ご契約上限数が1テナント300ユーザーまでと定められています。そのかわり、少し価格感がお安く設定されており、ユーザー数が少ない企業におすすめです。もしクラウド上でのデータ解析や、データ損失防止(DLP)などの高度なセキュリティー機能が必要な場合は、Enterprise 系のプランが必要となります。

(2) Enterprise 系のパッケージプラン

① Microsoft 365 Apps for enterprise

Apps for enterprise は、WordやExcelなどのOfficeアプリケーションのみのプランです。Officeアプリケーションのみ利用したい企業向けです。

【含まれている機能】
・Office アプリケーション
 Microsoft 365 Apps for enterprise(Word/Excel/PowerPoint/OneNote/Access/Outlook/Publisher)
 ※Outlookはメールクライアントの為、メールホスティング機能は含まれていないので、ご注意ください。

・グループウェアサービス
 OneDrive for Business (1TB/ユーザー)

Officeアプリケーションのみ利用したい企業向けのプラン詳細

② Office 365 E1

Office 365 E1 はグループウェア機能がメインとなっているプランです。リモートでの仕事に必要なツールを揃えたい企業向けです。

【含まれている機能】
・グループウェアサービス
 OneDrive for Business(1TB/ユーザー)/Exchange Online Plan1(50GB/ユーザー)/SharePoint Online Plan1/Microsoft Teams/Yammer/Stream
※このプランには、Officeアプリケーションは付属していません。

リモートでの仕事に必要なツールを揃えたい企業向けのプラン詳細

③ Office 365 E3

Office 365 E3 は、Microsoft 365 Apps for enterprise と Office 365 E1 を合わせたようなイメージのプランです。こちらも、リモートでの仕事に必要なツールを揃えたい企業向けですが、WordなどのOffice アプリケーションも必要な場合はこちらをお選びいただくことになります。

【含まれている機能】
・Office アプリケーション
 Microsoft 365 Apps for enterprise(Word/Excel/PowerPoint/OneNote/Access/Outlook/Publisher)

・グループウェアサービス
 OneDrive for Business(1TB/ユーザー ※5ユーザー以上のご利用で25TBまで拡張が可能)/Exchange Online Plan2(100GB/ユーザー)/SharePoint Online Plan2/Microsoft Teams/Yammer/ Stream/ PowerBI Pro

リモートでの仕事に必要なツールを揃えたい企業向けのプラン詳細

④ Enterprise 系プランならではの機能

Enterprise 系のプランには、Business 系のプランにない機能がいくつかあります。

例えば、Accessのデータベースを他のクラウドサービスに接続するためのコネクターやExcelでのBI機能の利用、外部データソースからデータをインポートして分析、モデリング、レポートの作成機能などです。また、E3・E5のみの機能に、データ損失防止(DLP)という機能があります。情報を守り、機密情報を間違って共有することを防ぎます。

もしこのあたりの機能が使いたい場合は、Enterprise ファミリーからパッケージプランを選ぶ基準になりますよ!

⑤ Enterprise 系プランはこういった企業におすすめ

Enterpriseファミリーはユーザーの上限数がありませんので、すべての規模の企業でご利用いただけます。企業規模を問わず、社内の機密情報が外部に漏れるのを防ぐため、セキュリティーを強化したい、安全に利用したい、という企業におすすめです。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか?非常に長いブログとなってしまいましたが、この記事を通して、Microsoft 365(Office 365)がどのように企業で活用されていくのか、そのイメージを掴んでいただけましたでしょうか。また、プランの選び方についても、自社の利用用途に即したチョイスの参考になれば幸いです。

【 Microsoft 365 伝道師 五味ちゃんのワンポイントまとめ 】

■ 会社でのMicrosoft 365(Office 365)の活用イメージ

  • Teamsを活用して、テレワークや在宅勤務のメンバーと共同作業。どこにいても隣りに座っているかのように業務を進められる。
  • 個人用のクラウドサービス「OneDrive for Business」(やOfficeアプリケーション)で、場所や時間、デバイスを選ばずに資料や企画書の作成ができる。
  • チーム間の共有フォルダ「SharePoint Online」でチーム内の人とファイルの共有が簡単にできる。
  • Power BIでデータを可視化することで、会社の現状を把握できる。

■ プランの選び方

  • 単品とパッケージプランがあるが、複数のプランを契約する場合や、Teamsを利用したいなら、パッケージプランがお得
  • Office アプリケーションのみ利用したいのか、リモートワークに必要なグループウェアを揃えたいのか、テレワークに必要な環境一式を揃えたいのか?
  • ご契約上限数が300人以下で、必要最低限のアプリや機能があれば十分な場合はBusiness系プラン
  • ご契約上限数が300人以下で、必要最低限のアプリや機能があれば十分な場合はBusiness系プラン

この他、法人でのMicrosoft 365導入時(導入前)のご相談は、Microsoft 365相談センターまでお気軽にお問い合わせください。
Microsoft 365の専任スタッフが皆さまからのお問い合わせやご相談に丁寧に回答いたします。

  • ※ 導入後のお問い合わせは、販売店さま、もしくは購入後の問い合わせ窓口までお願いいたします。

それではまた、次回のブログでお会いいたしましょう!

 

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