Microsoft 365コラム
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Office 365伝道師 五味ちゃんこんにちは、Office 365相談センターの五味です。
自然災害発生時の対策やオリンピックなどの大規模イベントへの対策としてリモートワークへの対応が迫られる中、法人企業でもクラウドサービスの導入が進んでいます。Word, Excel, PowerPointといったおなじみのOfficeやメールやファイル共有・チャットやweb会議などのグループウェアのクラウドサービスであるOffice 365も、ビジネスの基盤のクラウドサービスとして定着してきていますが、これらを更に活用するなら、iPhoneやAndroidといったモバイル端末での活用も欠かせませんよね。

そこで今回は、出先や自宅などオフィスの外にいてもOffice 365をフル活用できるモバイルアプリの機能と活用方法についてご紹介します。

Office 365はどんなモバイル端末に対応してる?

Office Mobileとは、その名の通りスマホやタブレットなどのモバイル端末にインストールして使用するOffice 365のモバイル端末用アプリです。一部の機能はライセンスを保有していなくても利用出来ます。

対応端末

Office Mobileは次の3種のOSの端末にインストールして使用できます。

  • iOS
  • android(Chrome OS)
  • Windows 10 mobile

ただし以下の制限がありますのでご注意ください。

  • Windows 10 mobile端末では、Teamsの新規機能追加は終了しています。
  • Office 365のライセンスを持っている場合はフル機能版が利用可能ですが、ライセンスが無い場合は、非商用且つ画面サイズ10.1インチ未満の端末であれば、機能制限の上利用可能です。画面サイズ10.1以上の端末でOffice 365のライセンスがない場合は閲覧のみ可能です。

モバイルでOfficeを使う場合、専用アプリかwebブラウザかを選べる

モバイル端末でOfficeを使う場合、専用のモバイルアプリをインストールする他、Office Onlineを使うという選択肢もあります。
Office OnlineはWebブラウザベースで稼働するOfficeアプリですので、Microsoft アカウントがあれば、端末にOfficeアプリケーションをインストールせずに手軽にOfficeを利用できます。

Office Onlineで利用可能なコアアプリは次の6種類です。

  • Word
  • Excel
  • PowerPoint
  • Outlook
  • OneNote
  • OneDrive

フル機能版のOffice Mobile(後述)やデスクトップアプリと比較すると、Office Onlineはwebブラウザベースで動いていることも有り、利用できる機能が制限されています。例えば、ExcelをOffice Onlineで利用しようとすると、マクロやVBAといった機能は使えないんですよね。
というわけで、本格的な運用を行う場合や、Office 365の各種機能との連携を深めたい場合は、Office Mobileの利用がオススメですよ。

モバイルアプリの特徴と活用術

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続いて、Office Mobileの特徴をご紹介しますね。

使えるアプリ

Office Mobileのアプリラインナップは以下の通り、多岐にわたっています。

Word:文書作成
Excel:表計算
PowerPoint:プレゼンテーションソフトウェア
Outlook:個人用の情報管理
OneNote:デジタルノートアプリケーション
OneDrive:オンラインストレージ
Office Lens:書類をデータ化、加工やトリミング
Delve:Office 365のプロファイル管理
Teams:チャット、ビデオ会議など
Stream:ビデオ(動画)の管理
SharePoint:共同作業

モバイルアプリの特徴

Office Mobileはモバイル端末での利用に合わせ、次のような特徴があります。

  • タッチ操作に最適化しているので、スマホでも操作しやすい
  • 各種OSのスマホ、タブレットに対応
  • 5台のタブレットと5台のスマホで利用(インストール)可能なので複数台を使い分けることもできる
  • OneDrive for Businessに保存しておくことで、オフィスに戻ってもPCから同じファイルを編集・閲覧できる

最近は、複数の端末を使い分けるシーンも増えていますが、タブレットとスマホ各5台ずつインストール可能であれば、まず不足する事はないですよね。

うまく使いこなすには

Officeアプリの利用はデスクトップとモバイル環境で、目的や使い方も変わってくると思います。私の場合は次のような形でモバイルアプリを活用しています。

  • OutlookやTeamsなどであればスマホでも十分活用可能です。スマホのメールやSNSツールと同じ様に端末を選ばず利用しています。
  • どこでもOfficeのドキュメントをチェックできるのはとても便利です。移動中などの隙間時間にSharePointやTeamsからExcelやWordなど共有資料を確認して、注釈やコメントの付記をつけています。
  • ファイルはSharePoint等のクラウド上にあるので、Office mobileアプリを使って共同編集もできますよ。
  • データ入力やドキュメント作成はデスクトップアプリの方が効率良く作業できます。モバイルアプリは閲覧利用をメインにしていますが、入力作業をしたい場合はBluetooth接続のマウスやキーボードを使っています。
  • フィールドで多くのデータ採取を行う場合は、事前に入力用のフォームを用意しています。モバイルアプリでは写真や動画撮影やデータ入力にとどめ、SharePointやTeamsで保存、共有してデスクトップでOCRや再解析ということもあります。

セキュリティも安心

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社外使用が前提となるモバイル端末だけに、セキュリティ面も気になりますよね。セキュリティ設定は自社のポリシーに合わせてカスタマイズ可能です。

利用可能なセキュリティ機能

モバイルでのセキュリティを高めるためには、ドキュメント類は端末に保存せず、クラウドスペースの運用に限ることでデータ流出のリスクを減らせます。データアクセスのセキュリティ向上には次のような機能も利用できます。

会社端末だけでなく、BYOD(個人所有機器の持ち込み利用)にも対応できます。

また、Office 365にはセキュリティを強化するオプションプランが豊富に揃っています。 Azure AD Premium を利用するとサインインログや監査ログを取ったり、条件付きアクセス機能を利用できたり、Intuneというプランを契約すれば端末紛失時にデバイスを初期化したり遠隔消去(リモートワイプ)をすることも出来ます。その他にもいろんな機能がありますので、Office 365のセキュリティ設定が不安だ、という方はOffice 365相談センターまでお気軽にご相談くださいね。

サードパーティ製管理ツールの利用も

モバイル端末をセキュリティポリシーに合わせて一括管理するために各種サードパーティ製管理ツールもリリースされています。
自社に合ったものを選び導入することが可能です。

まとめ

s_gomichan-3shiro.pngOffice 365のモバイルアプリを用いれば、場所や端末を選ばずデータにアクセスできます。デスクトップとモバイルで得意な作業は異なりますが、使っているうちに自然と使い分けができるようになりますよ。
時間のロスをなくして作業効率を高める効果や、いざと言うときにどこでも必要な情報にアクセスできる安心感は得難いものがあります。

オフィス外も含めた業務環境の効率改善を検討される際には、ぜひOffice 365とモバイルアプリの活用を検討してください。

もし導入に際してご不明な点や不安なことがあったら、Office 365相談センターまでお気軽にお問い合わせくださいね。Office 365の専任スタッフが皆さまからのお問い合わせやご相談に丁寧に回答いたします。

では、また次回のブログでお会いしましょう!

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