業務の効率化に役立つフリーソフトを探してみた

こんにちは、Office 365相談センターの五味です。
みなさんは、フリーソフトを利用されているでしょうか？昨今ではセキュリティの観点から、業務で利用していると、シャドーITと呼ばれて情報システム部門担当者からは毛嫌いされがちですが、プライベートではなんだかんだ利用されている方も多いはず。一口にフリーソフトといっても趣味の延長から有償ソフト顔負けのものまでその質は様々ですが、優秀なソフトの中には、業務効率化に活用できるものもあります。今回は、業務の効率化に役立つフリーソフトを中心にご紹介してみようと思います。

フリーソフトで手軽に業務効率アップ！

早速、業務効率化に役立つフリーソフトを見ていきましょう。

UWSC

Windowsを自動的に動かすRPAツールの一種です。

マウスとキーボードの動作を記録して、同じ動作を繰り返させたり、プログラミングによりパソコン操作を自動化できます。 汎用性がとても高く定型業務やルーチンワークの自動化を行いたい場合は、かなり細かいところまで設定できますよ。

WinMerge

ファイルを比較して、異なる部分を探して表示してくれるアプリケーションです。

プログラムのソースコードやテキストファイルの更新個所を素早く探す事が出来ます。

プラグインを使うと、WordやExcelにも利用できます。

テープ起こしプレーヤー

音声データから文字を書き起こすテープ起こし作業専門のフリーソフトが「テープ起こしプレーヤー」です。

音質調整、ノイズ除去、再生速度調整、再生停止キーのキーボードへの割り付けなど、テープ起こし作業に便利な機能がすべて含まれています。30種以上の音声ファイル形式に対応していますので、再生できなくて困ることもないでしょう。

Stock

チームでの情報共有、タスク管理が可能なチャットツールです。

3つの機能だけに絞ったコミュニケーションツールですが、メンバーや情報共有先をグループ分け出来るなど、情報整理に必要な機能が含まれています。

機能を充実させた有償版もありますが、まずは無償版でトライできますよ。

OpenOffice

OpenOfficeは無償で使えるOffice Suite（文書作成、表計算、プレゼンテーション等のアプリケーションのセット）です。

基本的な機能は備えているため、個人的な使用には必要十分とではないでしょうか。Office 365と同様の形式でのデータ保存も可能ですが、完全には互換性がないため、表示が狂う、一部の機能が正しく動かないなど、業務用途には適さないケースもあります。

Microsoftの無償サービス

フリーソフトの中にもとても便利なツールがありますが、Microsoftからも無償で提供されているサービスがあります。

OneDrive

OneDriveは無償クラウドストレージの定番サービスです。

Microsoftアカウントがあれば、5GBまでのクラウドストレージが無償。PCやスマホなど好きな端末からアクセス可能で、メールやファイル転送サービスを使わなくても大容量のファイルが簡単に共有できます。

Skype

SkypeはPCやスマホから利用できるビデオチャットツールとして有名ですね。

ビデオチャットの他に音声通話やテキストチャット、300MB以下のファイル送信も可能です。

Microsoft Flow

Microsoft FlowはPCで行うルーチンワークを自動化するアプリケーションです。

様々なアプリケーションと連携し、毎日定時になったらExcelで出力した販売集計ファイルをメールに転送する、などの操作が自動化できますよ。

高機能な有償版もありますが機能を絞った無償版がトライできます。

Microsoft Lens

ホワイトボードや書類を撮影してデータ化できます。

斜めからとった写真を正面から見た状態に修正する、OCR（文字認識）機能を使ってWord文書に変換するなど、使い勝手の良い機能が含まれています。

Office Online

ブラウザで稼働するOfficeです。複雑な機能（例えば、ピボットテーブルやマクロ、VBAなどは動きません）は省かれていますが、ブラウザさえ動けば、OfficeがインストールされていないPCやモバイル端末からでもExcelやWordのデータを扱えます。

Microsoftのサービスなので、Office 365デスクトップアプリケーションとの互換性も高く、ストレスなく利用できます。

有償サービスのOffice 365であればさらに高度な機能も

ここまでは、業務効率をあげられるフリーソフトをご紹介しました。一方の有償のソフトは、より高機能で使いやすさにも配慮されています。

有償で提供される企業向けOffice 365の便利な機能についてもご紹介します。

業務の中核となるTeams

チャットを含めたコミュニケ―ション、情報共有、タスク管理などはクラウドサービスであるOffice365がもっとも得意とするところです。

Skypeのビジネス向けアプリケーションとして利用されていたSkype for Businessですが、TeamsはそのSkype for Businessの後継アプリケーションとしてリリースされました。

Teamsは、Skype for Businessのコミュニケーション機能はそのままに、Office 365を中心とするビジネスアプリケーションを繋ぐハブとして活用できます。

Teamsを用いれば、ベース機能であるチャットなどのコミュニケーションに加え、グループ情報はSharePointをポータルとして共有、アイデアの蓄積はOneNote、タスク管理はPlannerという風に、Office 365の各アプリケーションを効果的に連携させることができますよ。

ビジネス向けの機能が充実のOneDrive for Business

Office365を利用すると、1TBのOneDrive for Businessの保存領域が利用できます。

ビジネス向けの機能としては、管理者によるアカウントの管理やユーザーごとの機能制限、99.9％の稼働率を保証するSLA(Service Level Agreement)、データの盤上履歴管理、差分バックアップなどがあります。

Wordの編集機能を使いこなす

Wordはもっとも身近なアプリケーションの一つですが、多くの機能を効果的に使用することで、より便利に活用できます。ドキュメントの変更履歴や版の管理に便利なのが校閲機能です。編集を制限したり、変更時のコメントを併せて記録することで、履歴管理が容易になります。

テープ起こしのような作業も、Windowsの音声認識機能を使えば直接テキストに変換できます。

人工知能でもっと業務を楽に！

働き手不足で、1人1人が担当する業務範囲はどんどん広がって負担が大きくなっています。そんな時代だからこそ、人工知能に業務をサポートさせましょう。

例えば、相手に伝わる資料の作成なら、PowerPointの「デザインアイデア」機能が便利。魅力的なデザインを瞬時に提案してくれるので、「このスライドのデザインどうしよう...」と悶々とする時間がなくなります。

外国語での資料作りには「キャプション(字幕)」機能を使ってみてください。話し手の言語を字幕上で指定した言語に自動翻訳してくれます。

昔の「カイルくん」みたいなアシスタント型ではないので、少し無機質にも思える人工知能ですが、使ってみると業務の効率が格段に向上しますよ。

iOS/Android専用Officeアプリ

アポイントメント先への移動中など、ちょっとしたスキマ時間も「仕事の時間」としてフル活用できる仕組みが、Office 365には備わっています。 Office 365では、Word, Excel, PowerPointといったよく使うOfficeアプリが、iPhone, AndroidOS"専用"アプリとして配信されています。表示崩れや互換性の低さに悩まされることなく、いつでも・どこでも手元のスマホ/タブレットでドキュメントを閲覧・編集できます。

従来型の永続版ライセンスであるOffice 2019では、これらは利用できません(商用利用権なし)ので、これも法人向けOffice 365ならでは、の業務効率化に役立つサービスです。

「自宅利用権」で家でも仕事ができる法人向けライセンス

台風・大雪などの自然災害などで出社できない状況でも、やり残してしまった作業の続きがしたい...というケースは往々にして発生しますよね。

「自宅利用権」つきのOffice 365 Business/ProPlus は、自宅のPCにOfficeをインストールできるので、そうした状況にもピッタリのライセンス。更に、1ユーザーあたり1TBの個人用クラウドストレージ「OneDrive for Business」もついています。仕事に使うドキュメントをそこに保存しておき、自宅のPCにOfficeをインストールすれば、作業の続きにもすぐ取り掛かれます。Officeをインストールしていないデバイスを使うとしても、ウェブブラウザ上でもファイルを閲覧・編集できますよ。時間・場所はもちろん、デバイスにも縛られることなく仕事ができれば、さらなる業務生産性アップ間違いなし！

多くのアプリケーションがあって複雑に感じることもあるかもしれませんが、同じOffice 365のアプリケーションとしてシームレスに活用できますよ

まとめ

業務効率化というととても難しいイメージがありますが、ほんの少しの効率アップでも、ちりもつもればなんとやら、無視できない効果を生み出します。かゆい所に手が届く機能でストレスなく作業できると気持ちの良いものです。

また、Office 365に含まれるアプリケーションは有償であるだけにとても多機能です。使っていなかった便利な機能が備わっている可能性もおおいにあるので、「こんな機能が欲しいな」と思ったときにはぜひ調べてみることをお勧めします。

セキュリティやデータ管理のことなども合わせて考えると、Office 365を含めたオールインワンのサービス環境はとても便利ですので、是非ご検討ください。

今回ご紹介しているサービスのうち、法人向けのOffice 365についてご不明な点や不安なことがあったら、Office 365相談センターまでお気軽にお問い合わせくださいね。Office 365の専任スタッフが皆さまからのお問い合わせやご相談に丁寧に回答いたします。

では、また次回のブログでお会いしましょう！