Office 365が活躍！チーム間の情報共有に使えるツールの選び方

仕事の規模が大きくなると個人だけでは手に負えなくなるため、チーム内で作業を分担します。もっと大きくなるとチームを横断してのプロジェクトとなる事もありますよね。その際に課題となりやすいのが、チーム間の情報共有です。

今回はチーム間の情報共有に役立つツールについてご紹介します。

チーム間で情報共有をしたくなるシチュエーション

まずは、チーム間で情報共有が求められるシチュエーションについて考えてみます。

異なる事業所のチームとの連携

広い地域にまたがった顧客に対する業務や、担当する部署が複数事業所に分かれている場合は、事業所間の連携が必要です。場所が離れると直接会える機会が少ないため、意識的に情報共有やコミュニケーションを取る必要が出てきます。

職種の異なるチームとの連携

新しい製品を開発するためにはものづくりを知る製造、ニーズを知る営業、デザインを考える設計など、職種の異なるチーム間の連携が必要となります。勝手のわからない他職種との連携では、コミュニケーション不足による誤解が生じやすいため注意が必要です。

チーム間で共有すべき情報と役立つツール

チーム間で共有すべき情報には次のようなものがあります。合わせて、情報共有に役立つツールもご紹介します。

目的、目標、ビジョン

チームで1つの目的、目標を達成するためには、そのビジョンを共有したほうが良いでしょう。プロジェクトであれば開始時にキックオフ会議などでプレゼンを、通常業務を遂行するのであれば年度目標、月次目標などを共有することが重要です。ファイル共有ツールで常に閲覧できる環境にして、目標と行動を一致させるとよいでしょう。

目標に向けての達成状況を見える化するためには、プロジェクト管理ツールによるプロジェクト全体像の提示が便利です。合わせてタスク管理や現状の見える化ができます。Office 365には Project というサービスもありますが、そこまでガッツリ（ガントチャートを作成するなどして）管理したいわけではなく、まずは簡単なところからタスク管理をはじめたいという場合には、Teamsに付帯しているPlannerが有用です。Plannerなら、個人のタスクと全体のプロジェクトを一括してシンプルに管理できますよ。

他チームのスキルや実績情報

いくつかのチームでの共同作業をするのであれば、協力相手がどのような能力を持っているのかはぜひ押さえておきましょう。日ごろからコミュニケーションを取り、チームの特徴や能力について相互理解しておくことが望ましいのですが、SharePoint OnlineのポータルサイトでのチームPRでも相互理解が図れます。

また、社内SNSやチャットツールでコミュニケーションが取りやすい状況を作るのもよい効果が期待できます。Teamsであれば動画、音声、テキストチャットを状況や目的によって使い分けられます。

業務資料

業務を円滑に行うためには、当然ながら必要な情報の共有が必須です。多くのメンバーが情報を共有する際には、データの整理やバージョン管理の不足がトラブルの原因になりがちです。Teams (SharePoint Online)によるファイル管理を利用すれば、チームやプロジェクト（チャネル）ごとに保管場所が作れるため、整理が簡単です。

また、個人のファイルは1TBもの容量があるOneDrive for Businessを利用すれば、会社のPCからはもちろん、携帯や自宅のPCなどから、いつでも仕事で作成したドキュメントにアクセスし作業ができます。ファイルの共有も、共有要URLを発行すれば、共有したファイルにアップデートがあった際にいちいち送り直さなくても良い（常に最新の状態でファイルが表示される）のも便利です。

情報共有ツールを選ぶ際のポイント

情報共有を実現するツールは多くありますが、新しいアプリケーションを導入する際には次のポイントに注意したいところです。

必要なメンバーで情報を共有できるか？

使用する端末やライセンスに制限がある、他のシステムとの関係上、特定の権限を持った人にしか利用できないなど、使用環境に制限があるとメンバーの能力を発揮できません。反対に、機密情報などの閲覧者をコントロールする機能も必須です。

Office 365であればユーザー権限やセキュリティに関する設定機能が豊富なので、共有する情報の種類と範囲を自由に設定できます。

必要な場所で利用できるか？

他チームとの連携を考えると、事業所が違ったり、社外での業務が必要になるケースなどの考慮が必要です。事務所のデスクトップPCだけでなく、ノートPCやスマホなどのモバイル端末からも利用できることが望ましいでしょう。

Office 365の法人向けプランであれば、1人あたり、PC5台、スマートホン5台、タブレット5台までOfficeアプリケーションをインスト―ルできます。クラウドサービスなので、ネット環境があれば社外からでも利用可能です。

簡単に扱えるか？

どんなに便利なアプリケーションでも使い方が煩雑、難しいなどの問題があると定着しません。一度集めたデータを事務所に帰ってからデータベースに再入力するといった二度手間や、新しい機能を追加するたびにアプリケーションの操作方法を覚えなおすといった手間は大きなコストとなります。

Office 365はWord, ExcelなどのOfficeアプリケーションや、メールクライアントのOutlookなど、お馴染みのアプリケーションも多く存在する他、本記事でご紹介したTeamsも直感的な操作で利用できるようなユーザーインターフェースとなっています。最初は少し使いづらい、覚えるのが大変と思うところもあるかもしれませんが、Microsoftが提供するだけに、Officeアプリケーションとのシームレスな連携など、とても簡単で便利に使えます。

クラウドサービスなので、どこからでも共有ファイルへアクセスでき、データの転記やファイルの統合などの手間が省けるのも嬉しいですね。

拡張性はあるか？

企業の業務改善には終わりがありません。業務用のアプリケーションに対しても、改良や機能追加などの要望が継続的に発生します。ExcelやWordは、テンプレートなどを自分好みにカスタマイズできます。また、コミュニケーションのコアとなるTeamsは、Microsoft以外の多くのアプリケーションと連携できる拡張性を備えています。

まとめ

業務の規模が大きくなるとさまざまなチーム同士での連携が求められるようになります。できることなら、連携に必要な情報共有もなるべくスマートに行いたいですよね。Office 365は多くのメンバーで活用できるグループウェアとしての機能が充実しています。チーム間の連携を高め、より大きな成果を得たいと思われた際には是非Office 365の導入をご検討ください。

もし導入に際してご不明な点や不安なことがあったら、Office 365相談センターまでお気軽にお問い合わせくださいね。Office 365の専任スタッフが皆さまからのお問い合わせやご相談に丁寧に回答いたします。

では、また次回のブログでお会いしましょう！