情報共有が不足するときに巻き起こる事態とは？Office 365による解決策もお教えします

仕事をしているとさまざまなトラブルが発生することがあるかと思いますが、その原因は情報共有不足ではありませんか？
会社のなかで情報共有がうまくいっていないと、さまざまなトラブルの原因になりますよね。
そこで今回は、情報共有不足がもたらすトラブルや、その原因についてご紹介します。

情報共有が不足するとどうなる？

情報共有が不足した組織では、どのような事態が発生してしまうのでしょうか？

知識、技術の属人化がすすむ

知識や技術の属人化とは、業務上得られた知識や技能が人に伝えられず、個人のスキルとして蓄積されてしまうケースです。仕事量が増えてもその人しか対応できず、業務の拡大や柔軟な対応ができなくなってしまいます。その人が退職してしまうと業務が継続できない、サービスの品質が低下するなどの弊害も発生してしまいます。

伝達ミス、伝達漏れによる損失

伝達ミスは次のような損失をもたらすリスクがあります。

• 顧客からの連絡を担当者に伝えられず失注し、信頼を失う。
• 材料在庫の不足が伝わらず材料発注が漏れ、生産が遅れて販売機会を失う。
• 業務変更連絡が届いておらず、作業終了後に再度やり直しの手戻りロスが発生する。

これらのトラブルにより、時間、金、人などのリソースが浪費されます。

業務効率があがらない

業務の進め方が人によって変わってしまうため、業務内容にバラつきがでて、総合的な業務効率があがりません。

経営判断ができない

経営上の判断は、企業のトップから管理職にいたる各段階で実行されますが、いずれの段階でも情報がなければ正しい判断には至りません。情報が間違っている場合、情報が古い場合、そもそも情報が届いていない場合など、情報共有の不足は判断のミスや遅れを引き起こします。

情報共有不足の原因

情報共有不足による問題が生じる際には、情報共有の過程に次のような問題がないか確認しましょう。

共有すべき情報が定まっていない

そもそも「どのような情報を共有すべきか」が共有されていなければ情報共有が始まりません。顧客の動向やニーズ、ものづくりのカン・コツ、業務遂行のためのノウハウなど、「共有しなければならない情報とは何か」を明確にしなければ、得られた知見を個人が抱え込み、業務の属人化が進むことにつながります。伝達漏れは、うっかりミスの他にも、共有しなければならないという意識がそもそも不足している場合でも生じるのです。

情報共有の方法が決まっていない

情報共有の方法が決まっていないと、バラバラの連絡方法、連絡内容となり、伝達ミスの原因となります。報告書の書式がバラバラだと、読み取るのに時間がかかり、間違いの原因になりかねません。総じて業務全体の効率を下げてしまいます。

報告の承認ルート、権限が決まっていない

報告のルートや権限が定まっていないと、必要な人の元に情報が届かない可能性があります。適切な承認権限が定められていなければ、「得られた情報が正しいか」「報告の内容が適切か」といった共有される情報の品質が担保できません。

情報の共有がマニュアル化されていない

情報共有のルートや方法などが決められていても、マニュアル化されていなければ実行の段階で精度が落ちてしまいます。マニュアル化して教育することで、必要なレベルでの情報共有が実行できます。

情報共有を助けるツールを活用しよう！

情報共有を円滑に行うためには、共有の各段階をスムーズにつなげるための仕組みづくりと、より簡単に実行するためのツールの活用が効果的です。

情報共有のフォーマットを決める

ExcelやWordで報告書のフォーマットを定めれば、共有すべき情報の種類や品質を標準化できます。報告書を作成する際に、書式や報告する内容に悩む必要も減り、業務の効率化にもつながるでしょう。収集したデータを簡易的に集計したいのであれば、SharePoint Onlineで共有したExcelファイルに直接入力を行ったり、Formsで入力ページを作って共有するのがおすすめです。情報の抜け漏れにも気づきやすくなりますよ。

本格的にデータ集計や管理を行うのであればデータベースのMicrosoft Accessを使う方が良いでしょう。

情報共有のルートを決める

SharePoint Onlineの承認ワークフローを使えば、報告書や業務成果の承認、共有先を自動的に管理できます。ワークフローの期限や、どこまでタスクが進んだかなども確認できるため、迅速な情報共有が可能です。

マニュアルを作り教育、共有する

効率の良い情報共有ルールを作った後は、実行に移すためのマニュアル作成と教育が必要です。WordやExcelなどでマニュアルを作成・共有できるほか、SharePoint OnlineやTeamsのWikiも便利です。Teamsのビデオ会議と画面共有は、遠隔地への教育にも利用できますよ。

まとめ

トラブルの原因を調査すると、思い違いや連絡の不備など些細な情報共有不足がきっかけになっていることも多いのではないでしょうか。また、スムーズな情報共有ができていたとしても、常に高い精度でそれを維持するのは難しいものです。

Office 365を上手に活用していただければ、手間を減らしながら、情報の品質を高められます。情報共有の不備にともなう問題にお悩みの際には、Office 365の活用をぜひご検討ください。

もし導入に際してご不明な点や不安なことがあったら、Office 365相談センターまでお気軽にお問い合わせくださいね。Office 365の専任スタッフが皆さまからのお問い合わせやご相談に丁寧に回答いたします。

では、また次回のブログでお会いしましょう！