Office 365 全般

Office 365の使い方と職場に合ったプランを解説!

  • 2019年04月25日
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Office 365の使い方と職場に合ったプランを解説!

Office 365伝道師 五味ちゃん
こんにちは、Office 365相談センターの五味です。

Office 365の導入を考えている方は、職場での使い方をきちんとイメージできていますか?

いまいちイメージが沸かないという方のために、今回はOffice 365に備わっているさまざまな機能の使い方、そしてそれがどんな風に職場で役立つのかご紹介します。
また、利用したいOfficeアプリケーションや機能によって選ぶプランも変わってきますので、後半ではどんなプランを選べば良いかについてお話しますね。

仕事を効率化する使い方

Office 365には、WordやExcelといったOfficeアプリケーションの他にも、「こんな機能が欲しかった!」と思うような、仕事の不便さを解消してくれるサービスが満載です!

OneDrive for Businessで資料や企画書の保存・共有が簡単にできる

OneDrive for Businessはファイルの保存や共有、同期ができる個人用のオンラインストレージです。 OneDrive for Businessに保存した企画書や資料は、ブラウザからはもちろん、iPhoneやAndroidといったスマートフォンやiPadなどのタブレットデバイスから、いつでも、どこにいても閲覧できます。また、そのデバイスにOfficeがインストールされていればアプリから、(インストールされていなくてもwebブラウザから、)OneDrive for Business上に保存されているファイルを編集することもできます。

「外勤務でなかなか社内に戻る時間がなく、企画書の作成・編集に手が付けられない...移動時間中や休憩時間に作れたらな...」
「『あの資料を確認したい!』『資料の続きを作りたい!』と思っても、会社のPCが手元にないと何も出来ない...」
・・・なんて悩みも解決できちゃいますね!

※ちなみに、他のユーザーとのファイル共有についてはちょっと注意が必要です。OneDrive for Businessは、他のユーザーとドキュメントを共有したり、共同で編集することもできますが、アクセス権の管理に手間がかかるほか、共有された側が後で確認しようと思ってもどこに公開されたかわからないなど、共有フォルダとして利用するには機能が足りません。(詳しくは『OneDrive for Businessの間違った使い方』)
そのため、Office 365相談センターでは、OneDrive for Business共有フォルダ的な使用イメージで利用するのはNG、とご紹介しています。あくまで、必要に応じて臨時で他人にファイルを共有できる「個人用のファイル保管庫、個人フォルダ」として使用してくださいね。

SharePoint Onlineでチームとのファイルの共有も楽に

SharePoint Onlineは、クラウド上の「共有フォルダ」というイメージ。
チームや部門内で共有したいファイルの保管や共同編集、外部ユーザーへのファイル共有などができます。

単に「共有フォルダ」としての機能だけでなく、SharePoint Onlineには、ポータルを立ち上げ、チームごとに掲示板などの情報共有スペースを作成するなんて機能もあるので、部門内の情報共有もやりやすくなります。その他、アップロードや編集、削除などを行うメンバーはアクセス権限を持つユーザーのみ管理ができるので、「知らない間にファイルがなくなっていた!」という事故も起こりません。

Teamsでチーム内のコミュニケーションが増える!

Teamsは、1:1やグループ間でのチャット、在籍状況表示、web会議機能やチーム内のドキュメントのシェアや共同編集の場を提供する、新しいグループウェアサービスです。

いつも営業に出ていたり、在宅勤務だったりで、なかなかチーム全員が顔を合わせることがない......
そんな場合でも、Teamsがあるとオフィスにいないことが気にならないくらい、コミュニケーションが楽になります!
同僚やチームだけでなく、違う部の社員とのコミュニケーションも自然と増えるのではないでしょうか。

Teamsについては、こちらのページでも掲載しています!
Teamsのプランページへ

Power BIでデータを可視化し会社の現状を把握しよう

Power BIは、データを可視化し分析・解析することに特化したBI(ビジネス・インテリジェンス)ツールです。

Excelでも簡単なグラフ作成はできますが、分析するためのデータを集めたり、逐一データを加工する手間がありました。Power BIはExcelや会計システム、Salesforceなどのソフトウェアのデータを抽出、変換などの処理を自動で行い、誰でもわかるようにグラフなどでデータを可視化してくれます。
Power BIを利用すれば、売り上げや資産など会社の状況を簡単に把握することができます!

いかがでしたか?
普段、利用しているOfficeアプリケーションの他にも、利用してみたいアプリやサービスが見つかったのではないでしょうか。

実は、今回ご紹介したアプリケーションやサービスは、Office 365のすべてのプランに付属しているというわけではありません。
次は、「Office 365プランって結構あるけど、結局どれがいいの?」とお困りの方に、各プラン別に付属しているアプリケーションやサービスを紹介いたします。

Office 365のプランは?

Office 365-tsukaikata02.jpg

Office 365には必要なサービスだけを単品で契約できる単品のプランと、複数のサービスが含まれるおトクなパッケージプランがあります。
今回はお得なパッケージプランをご紹介しますね。

パッケージプランは、BusinessファミリーとEnterpriseファミリーに分かれていますが、まずOffice 365のパッケージプランを検討するときに考えていただきたいのはご利用人数
300名以下で使うならBusinessファミリーのプラン、300名以上ならEnterpriseファミリーのプランと覚えていただくと分かりやすいかも。
ただし、Businessには含まれていないけどEnterpriseには含まれている機能もあったりするので、300名以下でご利用される場合でも、Enterprise ファミリーのプランが必要になることもあります。

では、どんなサービスやアプリケーションが付属しているか、それぞれのパッケージプランを見ていきましょう。

Businessファミリーのパッケージプラン

Businessファミリーでは、コアなアプリケーションや必要最低限のサービスを利用したい企業様に向けて3つのパッケージプランをご提供しています。まずは、各プランに付属しているサービス・アプリケーションを見ていきましょう。

Office 365 Business

Businessは、Officeアプリケーションがメインとなっているプランです。

・Officeアプリケーション
Office Business(Word/Excel/PowerPoint/OneNote/Access/Outlook)
Outlookはメールクライアントの為、メールホスティング機能は含まれていないので、ご注意ください。

・グループウェアサービス
OneDrive for Business(1TB/ユーザー)

・その他機能
Sway

Office 365 Business Essentials

Business Essentialsは、グループウェア機能がメインとなっているプランです。

・Officeアプリケーション
Business Essentialsは、Office Businessが付属しておりません。

・グループウェアサービス
OneDrive for Business(1TB/ユーザー)/Exchange Online Plan1(50GB/ユーザー)/SharePoint Online Plan1/Microsoft Teams

・その他機能
Sway/Planner

Office 365 Business Premium

Business Premiumは、Business Essentialsが合体したようなプランです。

・Officeアプリケーション
Office Business(Word/Excel/PowerPoint/OneNote/Access/Outlook)

・グループウェアサービス
OneDrive for Business(1TB/ユーザー)/Exchange Online Plan1(50GB/ユーザー)/SharePoint Online Plan1/Microsoft Teams

・その他機能
Sway/Planner

Businessファミリーはこういった企業におすすめ

先程もお話したとおり、Businessファミリーを選ぶ目安となるのが、ユーザー数です。Businessファミリーのパッケージプランは、ご契約上限数が300ユーザーまでとなっているので、ユーザー数が少ない企業様におすすめです。
もしクラウド上でのデータ解析や、データ損失防止(DLP)などの高度なセキュリティー機能が必要な場合は、Enterprise ファミリーが必要となります。

Enterpriseファミリーのパッケージプラン

Office 365-tsukaikata03.jpg

Enterpriseファミリーでは、多くのアプリケーションやサービスを利用したい企業様に向けて4つのパッケージプランをご紹介しています。では、各プランに付属しているサービス・アプリケーションを見ていきましょう。

Office 365 ProPlus

ProPlusは、Officeアプリケーションがメインとなっているプランです。

・Officeアプリケーション
Office ProPlus(Word/Excel/PowerPoint/OneNote/Access/Outlook/Publisher)
Outlookはメールクライアントの為、メールホスティング機能は含まれていないので、ご注意ください。

・グループウェアサービス
OneDrive for Business(1TB/ユーザー)

・その他機能
Sway

Office 365 E1

E1は、グループウェア機能がメインとなっているプランです。

・Officeアプリケーション
E1は、Office ProPlusが付属していません。

・グループウェアサービス
OneDrive for Business(1TB/ユーザー)/Exchange Online Plan1(50GB/ユーザー)/SharePoint Online Plan1/Microsoft Teams/Yammer/Stream

・その他機能
Planner/Sway/Stream

Office 365 E3

E3は、Officeアプリケーションに加えて、グループウェア機能も使えるProPlusとE1が合体したようなプランです。また、データ損失防止(DLP)などのセキュリティー機能も充実しています。

・Officeアプリケーション
Office ProPlus(Word/Excel/PowerPoint/OneNote/Access/Outlook/Publisher)

・グループウェアサービス
OneDrive for Business(1TB/ユーザー ※5ユーザー以上のご利用で、25TBまで拡張可能。)/Exchange Online Plan2(100GB/ユーザー)/SharePoint Online Plan2/Microsoft Teams/Yammer/ Stream

・その他機能
Planner/Sway/Stream

Office 365 E5

Office365のアプリケーションやグループウェア機能、セキュリティー機能などのサービスをすべて利用できるプランです。

・Officeアプリケーション
Office ProPlus(Word/Excel/PowerPoint/OneNote/Access/Outlook/Publisher)

・グループウェアサービス
OneDrive for Business(1TB/ユーザー ※5ユーザー以上のご利用で25TBまで拡張が可能)/Exchange Online Plan2(100GB/ユーザー)/SharePoint Online Plan2/Microsoft Teams/Yammer/ Stream/ PowerBI Pro

・その他機能
MyAnalytics/Planner/Sway/Stream

Enterpriseファミリーならではの機能

Enterprise ファミリーには、Businessファミリーにない機能がいくつかあります。

例えば、Accessのデータベースを他のクラウドサービスに接続するためのコネクターやExcelでのBI機能の利用、外部データソースからデータをインポートして分析、モデリング、レポートの作成機能などです。

また、E3・E5のみの機能に、データ損失防止(DLP)という機能があります。情報を守り、機密情報を間違って共有することを防ぎます。

もしこのあたりの機能が使いたい場合は、Enterprise ファミリーからパッケージプランを選ぶ基準になりますよ!

Enterpriseファミリーはこういった企業におすすめ

Enterpriseファミリーはユーザーの上限数がありませんので、すべての規模の企業でご利用いただけます。
企業規模を問わず、社内の機密情報が外部に漏れるのを防ぐため、セキュリティーを強化したい、安全に利用したい、という企業におすすめです。

まとめ

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いかがでしょうか。
簡単にまとめると、

<会社でのOffice 365の活用イメージ>

・個人用のクラウドサービス「OneDrive for Business」(やOfficeアプリケーション)で、場所や時間、デバイスを選ばずに資料や企画書の作成ができる。
・チーム間の共有フォルダ「SharePoint Online」でチーム内の人とファイルの共有が簡単にできる。
・コミュニケーションのハブになる「Teams」を利用することで、チーム内のコミュニケーションが増えて業務が円滑に進む。
・Power BIでデータを可視化することで、会社の現状を把握できる。

<プランの選び方>

・単品とパッケージプランがあるが、複数のプランを契約する場合やTeamsを利用したいなら、パッケージプランがお得
ご契約上限数が300人以下で、必要最低限のアプリや機能があれば十分な場合はBusinessファミリー
ご契約上限数に縛りがなく、高度な分析やセキュリティーが必要な場合はEnterpriseファミリー
から自社にあったプランを見つけていただくのが良いということがお分かりいただけたのではないでしょうか。

プランが多いので、自社に合ったプランを選ぶのに迷っている方も多いと思いますが、この記事で少しでもお客さまのお悩みが解決できるなら幸いです。
プランの選定にお困りの方向けに、Office 365相談センターではプランの診断チャートもご用意していますよ!
ぜひこちらもご活用くださいね。
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また、当ブログでも再三のお願いとなってしまっておりますが、導入後の設定についてのご相談は、ご購入いただいた販売店またはマイクロソフトの窓口までお問い合わせくださいね。(※Office 365相談センターでは導入後のサポート対応は受け付けておりません。正しい窓口までお問い合わせくださいますようお願いいたします。

それでは、また次回のブログでお会いしましょう!

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