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リモートワークやテレワークに便利なツールを紹介!

  • 2020年03月13日
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リモートワークやテレワークに便利なツールを紹介!

Office 365伝道師 五味ちゃんこんにちは、Office 365相談センターの五味です。労働力不足や働き方改革と言った労働力環境の変化に伴い、さまざまな形態の労働方法が求められています。特に最近では、新型コロナウイルスから従業員を守るため、多くの企業で働き方の見直しが行われていますね。

中でも特に注目されているのが、リモートワークやテレワークです。ITの進歩により、遠隔地とのコミュニケーションが容易になったため、社外での仕事も不自由なく進められるようになりました。

今回は、新たな働き方の一つとして注目されているリモートワーク・テレワークと、その導入を助ける便利なツールについてご紹介します。

リモートワークとは?

リモートワークはテレワークとも呼ばれています。雇用形態ではなく働き方(とくに働く場所)による分類で、企業のオフィス以外の場所で働くことを指しています。

さまざまな社会的な背景やそのメリットから、採用する企業が徐々に増えています。

人口減少に伴う働き手不足解消、働き方の多様化の一つとして期待されているんですね。

リモートワークをする人はどんなところで働いている?

国土交通省の調査によると、リモートワークの勤務場所には次のようなケースがあります。

  • 自宅
  • 自社の他事業所(他支店、営業所、サテライトオフィス等)
  • 顧客先・訪問先・外回り先
  • 移動中(通勤時・出張時の電車内、駅構内・空港内等)
  • 喫茶店・図書館・出張先のホテル棟
  • 複数の企業や個人で利用する、共同利用型オフィスやコワーキングスペース等

「リモートワーク」の概念には、顧客のオフィスや、移動中、出張先のホテルでの勤務も含まれているんですね。実は既に多くの方がリモートワーク経験者なのではないでしょうか?

ちなみに、

  • 在宅型(自宅)
  • モバイル型(顧客先、移動中)
  • 施設利用型(サテライトオフィス、コワーキングスペース)

と言う分類の仕方もあげられています。

リモートワークのメリット

次に、リモートワークのメリットについて整理してみましょう。

人材の確保

育児や介護のため、オフィスへの通勤が困難となった場合でも、リモートワークにより勤務を継続できます。

移動のコストが不要

オフィスへの移動が不要となりますので、移動の費用や時間を節約できます。

オフィスの維持費を低減

オフィスに在籍する人員が減るため、オフィスの規模を小さくできます。また、オフィスの場所が都心部など維持費の高い場所でなくてもいいケースもあります。

生産性の向上

集中して業務に当たれる環境が構築できるため、生産性が向上すると言われています。ただし、この点については議論の余地もあるようで、まだ何とも言えない現状です。

災害等のリスク分散

一つの拠点で事業を行っている場合、大きな災害や事故で拠点の機能が失われると、事業の継続が難しくなります。リモートワークであれば、企業の機能を分散できるため、災害や事故が発生した場合の損害を受けにくくなります。

リモートワークで注意すべき点

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注目されているリモートワークですが、注意すべき点もあります。リモートワークを行ううえでは、次のような課題を考慮しておきましょう。

セキュリティ

オフィスの外でデータを扱いますので、情報漏洩、端末の紛失、不正アクセス等のセキュリティ対策はとくに重要となります。情報漏洩の原因となりやすい要素としては、USBメモリやモバイル端末の放置と紛失、個人所有の端末利用による情報漏洩、公衆Wi-Fiスポット利用、家庭内LANのセキュリティ不備などがあります。

そのため、リモートワーク先での端末や情報取り扱いについてもルール化が重要です。

コミュニケーション

リアルな対面でのコミュニケーションがないので、コミュニケーション方法についてもよく考えておかなければなりません。

オフィス内では、業務連絡だけでなく雑談などによる情報交換も行われていますよね。リモートワークになると、そうしたフェイス・トゥ・フェイスの会話の機会が減ることからオフィス勤務者とリモートオフィス勤務者で情報格差が生じ、トラブルのもととなることもあります。

手軽にいつでもスムーズにコミュニケーションが取れる仕組みづくりも、リモートワークを始めるにあたっては大切です。

勤怠管理・評価

リモートワーク勤務者に対する勤怠管理方法は企業によって異なります。始業、終業報告については必要な企業と不要な企業がほぼ同数で、業務内容や企業の方針によって管理方法が異なるようです。

時間よりも成果に重きを置かざるを得ない場合も考えられますので、評価方法を見直す必要が出てくる場合もあるでしょう。

Office 365はリモートワークに役立つ機能が満載!

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リモートワークには多くのメリットと同時にいくつかの課題がありますが、Office 365の機能を使えば、その多くが解決できますよ。

Office 365に含まれるリモートワーク時に役立つ機能についてご紹介します。

セキュリティに関わる機能

Office 365はクラウドサービスのため、必要なデータ類をクラウドサーバー上に保存・管理できます。サーバーへのアクセス時には多要素認証を用いて不正アクセスを防ぎ、DLP(Data Loss Prevention、データ損失防止)機能で機密情報の漏えいを防止することができます。

また、メールを通じたマルウェアや不正アクセス等のリスクに対しても、EOP※やATP※と言ったセキュリティツールがしっかり用意されています。

ソーシャルハッキング等の被害を防ぐためには、リモートワーカーのセキュリティに関するリテラシーの向上も重要です。パスワードの取り扱い方法などの教育を併せて行いましょう。

  • EOP(Exchange Online Protection):一般的なメールのリスクに対応したセキュリティツール。スパムメールやマルウェアなど、有害なメールをフィルタリングする。また、メールフロールールにより、送信先の制限やDLP機能による情報漏洩の防止などが可能。
  • ATP(Advanced Threat Protection):AIを使ったフィッシング詐欺の検知やウイルスリストにのっていないマルウェアの検知など、より高度な機能を持つ。 EOPはExchange Onlineに標準で搭載、ATPはEnterprise E5に含まれる他、オプションプランとして契約可能。

コミュニケーションツールとして

Office 365のコミュニケーション機能は多岐にわたります。

Exchange Onlineによるメール、スケジュール共有、SharePoint Onlineを用いたポータルサイトや掲示板、Teamsによるチャット、Web会議、OneNoteによるアイデア共有など、シーンに合わせて使い分けるとより効果的です。

共同編集に関わる機能

OneDrive for BusinessやSharePoint Onlineに保存したOfficeドキュメントは、チーム内で共有して、各人のデスクトップアプリケーションやWebブラウザから共同編集することができます。とくにTeams上でチームのメンバーに共有すれば、いちいちファイルごとに閲覧権限の付与を設定しなくてもすぐに共同編集ができるので便利です。

プロジェクト管理に関わる機能

Plannerでタスク、プロジェクト進捗管理が可能です。

最終的な成果物だけでなく、日々の進捗を見える化できるため、勤怠の一つの指標としても利用できます。

Teamsをコミュニケーションのハブに

ご紹介したアプリケーションの中でも、とくにTeamsはOffice 365に含まれる様々なツールのハブとして機能する、高いポテンシャルを持ったアプリケーションです。

チャットツールでコミュニケ―ションを取ったり、web会議ツールで離れていながらフェイス・トゥ・フェイスの打ち合わせを行うことはもちろん、相手の空きを探してweb会議のスケジューリングをしたり、ファイルを簡単に共有・管理・共同編集できたり、チーム内での共同編集もシェアされたファイルをデスクトップアプリケーションでシームレスに開くことができたりと、とても便利なツールです。

まとめ

s_gomichan-3shiro.png働き方の多様化のひとつとしてリモートワークは注目されています。業種やパーソナリティによって向き不向きもありますが、ITツールの発展によりリモートワーク導入のハードルはとても低くなっています。事業所間の会議やコミュニケーションがメール、チャット、TV会議等で容易になっていますので、リモートワークへの理解も今後さらに深まるのではないでしょうか。

Office 365を用いれば、セキュリティ環境を維持しつつ、コミュニケーションや、職務の進捗管理などの業務に用いるアプリケーションをシームレスに利用できます。すでに本格的なリモートワークを導入している方はもちろん、まだ未体験の方も、まずは出張時や外出時などの小規模なリモートワークからお試しいただくとその便利さが実感できると思います。

もし導入に際してご不明な点や不安なことがあったら、Office 365相談センターまでお気軽にお問い合わせくださいね。Office 365の専任スタッフが皆さまからのお問い合わせやご相談に丁寧に回答いたします。

では、また次回のブログでお会いしましょう!

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