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OneDrive for Businessの外部共有設定が、より分かりやすく便利に!

  • 2017年11月27日
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OneDrive for Businessの外部共有設定が、より分かりやすく便利に!

こんにちは、Office 365相談センターの五味です。

先週は24日(金)に有給を取得して4連休にされた方も多かったのではないでしょうか。
みなさまお休みは満喫されましたか?

実は私も24日は午後に有給を取得したのですが、少々仕事が立て込んでいたので、外出先からメールや電話でリモートでちょこちょこと業務にあたる機会が多くありました。
中でも助かったのが、OneDrive for Businessの存在です。
仕事柄、パワーポイントやpdfなどの資料を取り扱う事が多いのですが、前日に作成しておいたパワポをOneDrive for Businessに保存しておいたお陰で、iPhoneからでもその内容を確認・編集したり、取引先へpdfをお送りするのにOneDrive for Businessを利用して共有したり...と、OneDrive for Businessってとても便利なんですよ。

そこで今回の記事では、OneDrive for Businessの新しい管理センターのご紹介もまじえながら、「外部共有設定」機能についてご紹介します。

OneDrive for Businessの外部共有機能

「外部共有」とは、社外の方に保存してあるファイルを共有することです。
具体的には、OneDrive for Businessにファイルを保存しておいて、そこの共有リンクを取得。
社外の方がそのURLにアクセスすると、保存してあるファイルを閲覧できたり保存できる、という仕組みのことです。
"共有"と言っていますが、要はお客さまに資料を送付する時に使える便利な機能、だと考えてください。

さて、この"資料をお客さまに送る"という作業。
特に携帯端末からだと、実はとてもやりづらい作業の一つではないでしょうか?
OneDrive for Businessを使えば、作ったファイルを自分宛てにメールに添付して、その資料を端末にダウンロードして...なんて作業を端末で行わなくて良いので、とても楽になりますよ。

OneDrive for Businessの「外部共有設定」を使えば、こんなに作業は楽になる!

例えば外出先でPCを携行していない、または開けない時に、「あの資料を急遽送ってほしい」と言われたら...?

OneDrive for Businessを使ってないユーザー
  1. あらかじめ作った資料を自分宛てにメールで送っておく
  2. 携帯端末で送ったメールを開く
     ※タイムラグでなかなかメールが届かなかったりして、イライラ...
  3. ファイルをダウンロード
     ※社員が自分で用意したクラウドストレージに保存する恐れも...
     ※容量が大きすぎると保存するのも送るのも時間がかかりすぎる...
  4. お客様宛のメールを新規作成し、ダウンロードしたファイルを添付
     ※自分宛てに送ったファイルの容量と、新規作成したファイルの容量で、メールボックスに溜まるファイル容量は倍...!

OneDrive for Businessを使っているユーザー
  1. 作った資料をOneDrive for Businessに保存しておく
  2. 携帯端末でOneDrive for Businessを開く
  3. 保存した資料を開き、共有リンクを取得(わずか2タップで取得できます)
  4. お客様宛のメールを新規作成し、リンクを貼り付けて送信
    ※添付ファイルではないのでメールボックスの容量を圧迫しない!

外部共有設定がより分かりやすくなりました!

実は、全社向け共有フォルダ的な立ち位置の「SharePoint Online」にも外部共有出来る機能があるのですが、今まではそれぞれ独立して設定しなければなりませんでした。
そのため、少々面倒で混乱することもあったのですが、外部共有の設定がシンプルにわかり易くなりました。

新しくなった共有の設定では...

  • 外部共有時、招待された人のアクセス方法の設定ができます
  • 外部共有時、招待された人のアクセス時にユーザーやドメインを指定してアクセスの制限ができます
  • OneDrive for Business側の外部共有設定レベルは、SharePoint Onlineの設定より低く(緩く)設定することはできません

便利なOneDrive for Business管理画面はこちらから!
Office 365をご契約で管理者権限がないと開くことが出来ませんので、ご注意ください。

その他にOneDrive for Businessの管理センターで出来ること

OneDrive for Businessの管理センター(管理画面)では、外部共有設定の他にも、こんなことが設定できます。
共有設定を覚えるついでに、こんなことも設定できるんだ!と頭の片隅に置いておいてください。
※SharePoint Onlineの管理の一部も、こちらの画面でできますよ。

  • 共有:組織内、外部との共有制限の設定
  • 同期:クライアントPCとの同期制限の設定
  • ストレージ:ユーザーのストレージ容量、削除時に保持期間の設定
  • デバイスアクセス:アクセスできるGlobal IPアドレスによる制限、利用端末(モバイルデバイス)の制限の設定
  • コンプライアンス:監査ログの検索
  • 通知:ファイル所有者へのメール通知の設定

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OneDrive for Business購入できるプランは?

One Drive for Businessは単品でもご購入いただけるサービスです。
単品で購入する場合のラインナップは以下の通り。

  • OneDrive for Business Plan 1:540円
  • OneDrive for Business Plan 2:1,090円
  • 価格はすべて月額、1ユーザーあたり、税抜きの金額です。

しかし、もし300名以下でご利用を検討されている場合、単品でご購入いただくよりも、グループウェアのパッケージプランでご購入いただいたほうがオトクです!
OneDrive for Business Plan1 が含まれている Business Essentials の価格と比較すると...

  • OneDrive for Business Plan 1:540円
  • Office 365 Business Essentials:540円

Office 365相談センターでは、OneDrive for Business を単品でご購入を希望されるお客さまで、300名以下でご利用検討中の場合には、Business Essentialsをおすすめしています。
Business Essentials の内容については、こちらをぜひご確認ください。

まとめ

いかがでしたでしょうか?
OneDrive for Businessの「外部共有設定」、働き方改革を進めていく上ではキーになりうる便利なソリューションです。
設定ができる管理センターもUIが少々新しくなって、より使いやすくなっています。
ぜひご利用を検討くださいね。

因みに、価格はこのようになっています。

  • OneDrive for Business Plan 1:540円
  • OneDrive for Business Plan 2:1,090円
  • Office 365 Business Essentials:540円
    ※300名以下でOneDrive for Businessをご利用の場合BEがオトク!

その他、Office 365について不明な点がありましたら、ぜひOffice 365相談センターまでお問合わせください。
Office 365相談センターでは、導入前のOffice 365に関するご質問、ご相談に専門スタッフが回答いたします!

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