活用方法
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Office 365伝道師 五味ちゃん こんにちは、Office 365相談センターの五味です。
新型コロナウイルスの蔓延が深刻化してきていますね...。くれぐれも体調管理には皆さんお気をつけください。

ところでニュースを見ていると、こうした情勢を受けて、多くの企業が従業員を守るため、在宅勤務や時差通勤、外勤禁止などを取り入れ始めていますね。幸か不幸か、強制的に働き方を変えざるを得ない、変わらざるを得ない、そういう段階に差し掛かっています。
(ちなみに、実は私も本日は在宅勤務なので、在宅で執筆しております。初めてなのでドキドキしていましたが、私の場合は、社内システムに満足にアクセスできて、あとはOffice 365があれば、意外とどうにでもなる仕事だったわ...と感じています...笑)

とは言え、業種や職種などによって、こうした対応ができるかどうかというのは変わりますよね。
例えば営業部門では、「在宅勤務推奨、外勤禁止、営業訪問禁止と一方的に通達されても、お客さまにお会いすることが出来ないと営業がストップしてしまう...!!」と頭を抱えるかもしれません。
そこで今回は、Teamsでできるオンライン営業訪問のススメについてお話します。

Teamsでできるオンライン営業訪問のススメ

いきなり在宅勤務・テレワークが通達されていませんか?または、在宅勤務の通達はないけれど、外勤禁止、営業訪問禁止や、あるいは逆に、お客さま先から営業訪問や打合せを拒否されてしまうと言うケースもあるのではないでしょうか?

「そんなこといきなり言われても。。。」とお困りのあなた!

Teamsなら簡単にオンライン営業訪問ができますよ!

【復習】Teams とは

Teamsとは、ビジネスチャット・web会議機能を中心とした、Microsoftが提供するビジネスコミュニケーションツール。
似たようなサービスに、Zoom、Slack、Hangout(G Suite)、ChatWorks、LINE worksなどがあります。

Teamsには、下記のような機能が実装されています。

  • チームやプロジェクトメンバーグループ間でのチャットとコミュニケーションスペース
  • 1:1でのチャット
  • web会議のスケジューリングとweb会議(音声通話のみも可)
  • ファイルの共有と共同編集
  • 簡易的な在籍状況の確認
  • 外部ユーザーを招待してのweb会議

このような機能を持っているTeams。この新型コロナ対策として導入を検討される企業さんも増えてきているのか、問い合わせ急増中です。
そして、上述の通り、実は外部ユーザーを招待してweb会議もできるので、特に営業部門など「外部のお客さまに訪問して打ち合わせがしたい(けど出来ない!)」というニーズにもオンラインで訪問という形でバッチリ対応できちゃうというわけです。

「web会議だと実際の訪問みたいにスムーズに提案活動が出来ないのでは...?」

web会議だと、実際訪問するわけではないから、相手の温度感がわからないとか、資料を見せるにもスムーズに行えないとか、そういう不満も出てくるかもしれません。

でもご安心ください!
Teamsのweb会議には、ビジネスのお打ち合わせに必要な機能が揃っていますよ。

  • 資料やデスクトップの共有モードで、提案資料などの見せたい資料を、相手に見せながら会話できる
  • 在宅勤務で後ろに洗濯物が干してあっても安心の「背景ぼかし」機能
  • 会議のメモやホワイトボードの共有で議事録や話し合ったことを即座に共有
  • ミュート機能で、喋る時だけ音声のON/OFF
  • iPhone/Androidなどスマホ専用アプリや、webブラウザアプリも。緊急の参加ならスマホやwebブラウザでもOK

オンライン営業訪問をするために必要なこと

「Teamsでオンライン営業訪問もアリかも...?」とお気付きの皆さんには、Teamsでオンライン営業活動をするために必要な確認事項をお伝えしましょう!
Teamsでオンライン営業訪問をするには下記3つを用意していただく必要がありますよ。

  1. 招待者が、Microsoft Teamsを含むOffice 365プランを契約していること
  2. 管理者側で外部ユーザーの無料招待を許可していること
  3. 自分と相手側に十分なインターネット回線帯域(光回線)があり、Webカメラ、マイク、スピーカー機能が使えるPCがあること

この3つがクリアできれば、お客さま、お取引先さまとのオンライン会議が実施できますよ。
管理者側の設定については、下記のリンク先も参考にすると良いでしょう。

Microsoft Docs | Microsoft Teams でのゲスト アクセスを承認する

Teamsのプランはこちらを参照ください!

Teamsのプラン詳細はこちら!

Teams オンライン営業訪問FAQ

Teamsでオンライン営業訪問をする際によくある質問をまとめてみました。

Teamsでビデオ会議に招待する相手側にTeamsのライセンスは要らないの?
Teamsでビデオ会議に招待する相手側にライセンスは要りません。Teamsの外部の方へのビデオ会議の招待は無料で出来ますよ。招待された相手側は無料招待されたTeamsのWeb会議には、Webブラウザー(Chromeがおススメ!)からログインすれば、音声通話、ビデオ通話、画面共有機能が使えます。
Teamsのビデオ会議はどうやって招待するの?
Teamsのクライアント上で「予定表」を開いて「+新しい会議」で予定を作成、招待する相手のメールアドレスを入力すると、相手方に会議への招待通知メールが送信されます。
招待通知メールを受け取った相手方では、会議への参加用のリンクをクリックして「Webアプリ」で開くを選択すればビデオ会議が始まりますよ。(たまに会議に入る手前のロビーで会議参加の許可を待っているユーザーがいますので、開催者さんはロビーで待機している人をちゃんと許可してビデオ会議に入室させてあげてくださいね。)

Microsoft | Teams での会議のスケジュールを設定する

まとめ

いかがでしたでしょうか?外勤や営業訪問禁止、在宅推奨、など営業部門の皆さんには厳しい状況が続いていますが、そんな状況下でも営業活動ができる方法として、ぜひTeamsを活用したオンライン営業訪問を検討してみてくださいね。

オンラインで営業活動のまとめ

五味ちゃんのワインポイントまとめ | Office 365相談センター今回の五味ちゃんワンポイントまとめ

  • Microsoftが提供するTeamsを使えば、外部のユーザーを招待してお客さまにオンライン営業訪問ができる
  • 招待側がTeamsを契約していること、外部ユーザーの招待を許可していること、充分な帯域を確保できていること、ができればお客さまをTeamsに招待できる
  • お客さま側でTeamsのライセンスを持っている必要はない

Teamsのオンライン会議に「招待される側」はTeamsのライセンスは必ずしも必要ではない、というところは嬉しいポイントですね。

この他、法人でのOffice 365導入時(導入前)のご相談は、Office 365相談センターまでお気軽にお問い合わせください。
※導入後のお問い合わせは、販売店さま、もしくは購入後の問い合わせ窓口までお願いいたします。
Office 365の専任スタッフが皆さまからのお問い合わせやご相談に丁寧に回答いたします。

それではまた、次回のブログでお会いいたしましょう!

PHOTO:acworksさんによる写真ACからの写真

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