Office 365 全般

働き方改革に役立つツールをご紹介!Office 365の活用方法

  • 2019年04月05日
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働き方改革に役立つツールをご紹介!Office 365の活用方法

Office 365伝道師 五味ちゃん こんにちは、Office 365相談センターの五味です。

みなさんの職場では「働き方改革」、始まっていますか?
ただ残業時間を減らしましょう、業務効率を上げましょう、などと言われても、具体的な方法がないと対応が難しいですよね。Office 365を導入して、上手に使えば、業務効率を改善して時間短縮に役立てることができます!

これまでのブログでご紹介したように、Office 365には多くのアプリケーションやサービスが含まれています。Microsoft WordやMicrosoft Excelなどのドキュメント作成ツールのほかに、クラウドサービスを利用したICTツールが含まれているので、チーム内でのデータ管理や情報共有が簡単に実現できるんです。

今回は、Office 365に含まれる作業効率改善に役立つツールをご紹介します!

働き方改革とICTの関係性

さて、みなさんはICTという言葉を聞いたことはありませんか? 以前から、ITやIoTという言葉は良く耳にしていましたが、最近は、ICTという言葉も良く使われるようになってきました。働き方改革にも、さまざまな方法がありますが、「ICT」が強い味方になってくれると言われています!

ICTとは

ITという言葉が、情報処理端末や通信に関する技術を示しているのに対して、ICTはIT(通信技術)を活用したコミュニケーションも含めた広い意味を持っています。パソコンやデータ通信の技術のようなハードウェアに、コミュニケーションを行うアプリケーションや運用方法などのソフト面を上手に組み合わせると、意志の疎通や意思決定の効率化に大変役立つため、注目されています。

働き改革にはICTを活用しよう

日本ではすでに人口減少が始まっていて、働き手不足が深刻化しています。そんななかでも企業の売上や付加価値を高めるためには、業務改善をすすめて同じ労働時間のなかでいかに多くの価値を生み出すかが重要になっています。

ICTを上手に活用できると、情報処理のスピードをあげてみなさんの業務効率改善に役立ちます。チーム内での情報共有が進めば、報・連・相の時間を短縮出来ますし、情報の精度が高まることで、伝達ミスや誤解によるロスを減らせます。正しい情報が多く集まれば判断の精度が上がって、売上機会を逃さず、クレームの発生件数といったミスを減らすこともできるでしょう。

Office 365で実現できるICT

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それでは、Office 365を使うことで、働き方改革にどのように役立つのでしょうか?
詳しくご紹介していきます。

Office 365に含まれるICTツール

Office 365には次のようなICTツールが含まれています。

Exchange Online

クラウドのメールサービスです。クラウド上にメール、スケジュール、連絡先などのデータを保管できるため、端末を選ばず同じ環境で作業できます。自宅のパソコンやスマホからでもメールの確認やスケジュールの調整ができると便利ですね。

OneDrive for Business

Office 365のOneDrive for Businessは、1ユーザーあたり1TBまで利用できる個人用のクラウドストレージサービスです。個人用のデータの保管だけでなく、チーム内や外部のお客様にもファイルを共有することができます。共有したファイルは、編集権限の有無やダウンロードの可否、リンクの有効期限なども設定することができますので、「ファイルを共有する」という作業の幅も広がりますよね。

SharePoint Online

ファイルの共有、コンテンツ管理、ワークフローの管理など、まさにICTを活用するためのアプリケーションです。チーム内での情報共有やプロジェクト管理を行う際にとても役に立つので、後ほど少し詳しくご紹介します。

Microsoft Teams

Teamsは、チーム内でのチャットや会議やスケジュールの調整、ファイル共有などの機能を持ったコミュニケーションツールです。こちらも後ほどご紹介します。

各プランに含まれるICTツール

Office 365のプランによって、含まれているツールが異なります。それぞれのプランに含まれるツールは次の通りです。

・OneDrive for Business

・OneDrive for Business

・OneDrive for Business
・Exchange Online Plan1
・SharePoint Online Plan1
・Microsoft Teams

・OneDrive for Business
・Exchange Online Plan1
・SharePoint Online Plan1
・Microsoft Teams

・OneDrive for Business
・Exchange Online Plan1
・SharePoint Online Plan1
・Microsoft Teams

・OneDrive for Business
・Exchange Online Plan2
・SharePoint Online Plan2
・Microsoft Teams

自社の環境に合わせて、最適なプランを選んでくださいね!

Office 365の効果

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先ほどご紹介したICTツールの中から、代表的なSharePoint OnlineとMicrosoft Teamsについて、もう少し詳しくご紹介します。

SharePoint Online

にはたくさんの機能がありますが、業務改善に効果が大きいのは社内ポータル機能、ファイル共有、ワークフロー管理です。

社内ポータルは社内データにアクセスするための文字通りポータル(入口)となる機能です。社内に山のように保管されたコンテンツの中から、必要な書類が見つからずに苦労した経験はありませんか?
SharePoint Onlineは必要な情報に素早くたどり着くための道案内として役立ちます。

ファイル共有では、ファイルをライブラリとして管理するうえで、アクセス権限によりセキュリティーを高めたり、更新履歴を管理したりするなどの機能含まれています。
また、ワークフローは言葉の通り、タスクの進捗管理に用いる機能です。プロジェクト管理には必須の機能ですね。最近では、Microsoft Flowというワークフロー作成機能も追加され、以前より便利になりました。

ただし、それでもやはりSharePoint Onlineでワークフローを作成するのは難しかったり、融通が効かないこともあります。そんなときは、必要に応じてOffice 365と連携できるサードパーティ製のソリューションを利用することも検討してくださいね。
Office 365上で稼働するソリューションだと、Nintex Workflow for Office 365があります。(価格帯や実施できる機能的に、大規模企業向けです)その他、SharePoint Onlineのサイト上にリンクだけ表示できるような国産のワークフロー製品(例えば、X-Pointなど)もありますよ。

これらの機能を活用して多くの情報を整理し、必要な情報にアクセスできる事は、素早い意思決定にとても効果的です!

Microsoft Teams

Microsoft Teamsはチャットを中心としたコミュニケーションツールで、チャットの他にも、ファイルの共有やweb会議のセッティング、音声通話での会議などができます。PCだけでなく、スマートフォンやタブレット、webブラウザからもアクセスできるチーム間(あるいは1:1)の"コミュニケーションスペース"というイメージで、オフィスはもちろん、外出先や自宅、カフェ...自分あるいは相手がどこにいても、今いる場所や所持している端末に関係なくチームのメンバーと情報がやり取りできるようになります。Teamsを使えば、業務効率向上間違いなし、かも!?

Microsoft Teamsについて、詳しくはこちらの記事をご確認ください。
働き方改革にも役立つ?

まとめ

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Office 365で実現する働き方改革、想像できましたか?
プロジェクトメンバーが増えると、相対的に情報共有や管理に要する手間が増えて、業務効率が落ちてしまうのは良くある悩み事です。

付加価値を生まない管理作業は可能な限り効率化して、生産的な作業にこそ時間をかけたいところですよね。Office 365であれば、多くのツールを使い分ける手間も減らせますよ。

他にもお悩み事などある方は、ぜひOffice 365相談センターにお気軽にお問い合わせください。
Office 365に精通したスタッフが、皆さまからのお問い合わせやご相談に丁寧に回答いたします。

では、また次回のブログでお会いしましょう!

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